Business Writing Basics
“Letters have to pass two tests classed as good:they must express the personality both of the write and of the recipient.”
''信件得需過兩關才能稱得上是好信：它們必須既能體現寫信人的個信又能體現收信人的個性。''
E.M.福斯特（E.M.Forster）
如果你像很多人那樣，每天都花很多時間在電腦上噼裡啪啦地打字，不僅寫電子郵件，還寫信件、傳真、報告、建議書和其他諸多材料，那你可曾想過為什麼你去信後卻未得到你想要的答覆呢？你可曾想過如何才能更好的表達自己的想法，或者如何才能收到更好的結果？事實上，的確有更好的方式。其實如今的讀者更想從字裡行間看到你的個性、你的活力、你的激情、而不是老套乏味的陳腐表達。
21st century business language
在20世紀中葉，商務往來與今天相比要冷淡、正式的多。即使是面對面的會議也非常正式，彼此之間保持距離。類似地，當時商務文書的寫作也很正式，常常使用那些一本正經的繁文冗詞。寫作者愛使用‘‘大詞，因為他們認為這樣能給讀者留下深刻印象。此外，句子中還衝斥著很多冗餘的表達方式。被動語態廣泛使用，在寫作者和讀者之間製造距離。這些的確都是那個時代的人們常做的事情。
今天的商業往來卻不再那麼正式、刻板。我們在開會的時使用自然、輕鬆、友好的語言，而不用幾十年前那很不自然、極為正式的語言。我們會使用主動語態更快切入主題，但是依然注重說話的委婉得體。一般來說，商業往來的目的首先是建立關係，只有通過恰當的語言實現順暢溝通才能達到這一目的。
然而令我驚訝的是，時至今日，有很多人仍在採用那種正式而刻板的寫作風格，使用他們在交談中從不使用的語言。這些語言其實更適合我們的曾祖父輩們，而不是今天21世紀的商界人士。下面我們來詳細敘述。
Seven deadly sins of today's business writting
caution 許多人認為他們需要使用‘‘please be infomed''之類的表達，因為這樣才顯得更有禮貌。其實你無需使用這些被動的、古板的表達也一樣可以謙恭有禮。
不要說
●please be advised that our next metting will be held on Monday 14 June.
要說
●Our next meeting will be held on Monday 14 June.
不要說
●Kindly be informed that the fire will be tested at 9 am tomorrow.
要說
●The fire alarms will be tested at 9 am tomorrow.
不要說
●I am writting to let you know that Mr John Lim is not longer with our company.
要說
●Mr John Lim is not longer with our company.
Long-winded words and phrases 冗長繁雜的詞彙和表達
我們的先輩過去認為大詞和辭藻華麗的句子會給讀者留下深刻印象。但今天再採用這樣的寫作方式只會給讀者造成困惑並讓他們感到惱火。不要再purchase,endeaour,commence,terminate,而用buy,try,start,end等。要努力做到用短小的詞彙、簡短的表達、簡短的句子和段落簡介地表達意思。
Passive vioce 被動語態
我們的先輩之所以使用被動語態是因為他們不知道誰該為事情負責。被動語態的使用會在寫作者和讀者之間製造距離，而這正是那個年代裡人們想達到的目的。今天的商務寫作中應多使用主動語態、這樣才更積極、更明朗、更有人情味、而且也會更生動、更清晰。
不要說
●Arrrangment have been made for a repeat order to be dispatched to you immediately.
要說
●I have arranged for a repeat order to be sent to you today.
不要說
●Sales of the X101 have exceeded all expectations.
要說
●X101 sales have gone sky high.
Yesterday's language 陳舊過時的語言
不要說
●We refer to your letter of 21st oct,
要說
●Thank you for your letter dated 21 oct.
不要說
●The above-mentioned goods will be dispatched to you today.
要說
●These goods will be sent to you taday.
Writing differently to how we speak 書面表述和口語表達大相徑庭
如果你能在文書的寫作中融入一些自己的想法、個性和情感、你最終將能收穫友好的往來關係
不要說
●Your email of this morning refers...
要說
Thanks for your email.
不要說
●As spoken this morning
要說
●Thank you for your call this morning.
Commas instead of full stops 該用句號卻用逗號
記住，標點符號非常重要。
不要說
●Thanks for your email,it was good to hear from you.
要說
●Thanks for your email.It was good to hear from you.
不要說
● I will see you next week,meanwhile please let me see some samples soon.
要說
●I will see you next week.Meanwhile,please let me see samples soon.
Thank you and Regards 感謝和致意
為什麼很多人要在信的結尾說“Regards”或者“Thank you”? 為什麼而謝呢？是感謝別人讀了你的郵件嗎？
如果你真的因為某事而致謝，那可以考慮在結尾處用“Thank you for your help” "Thank you for your patience"或“Thank you for your understanding”等類似的表達。
適當的時候，你也可以用一些小小的禮貌語收尾，如“see you soon” 'Have a great weekend" 或“Good luck with the meeting”等。或者用“many thanks”如何？然後簽名，這樣的結尾方式非常友好。有助於建立良好關係。
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