『郵件界的二十條軍規』
『郵件主題』
『郵件正文』
1郵件界的二十條軍規各個行業都有自己的規則,這裡摘取前人總結的"22條軍規"。
1.最好的郵件就是不要寫郵件。
2.郵件交流的語言是英語。
3.書寫郵件和回覆郵件最好的字體是Arial 12
4.收到郵件後，24小時內必須回覆。
5.在郵件中智慧的選擇CC給誰。
6.關於使用“Dear all”。
7.如果你對某人有一個問題需要每個人的分配表在交談中,只有把它們回到一旦你可以宣佈解決方案/答案。
8.如果你只是想簡單的感謝某個人並且從整個集體中分離出來，除非這個人對整個公眾做了一件了不起的工作。
9.如果你有一個令人激動的消息想要告知大家，你可以抄送給儘可能多的人。
10.如果你覺得某個人存在一些問題並且想要批評他，不要抄送給任何人。最好是當面和他交談。
11.避免發送大文件作為附件。像DOC或者PPT這樣的文件最好轉化成PDF以後再發送，圖片的話最好壓縮到150-300KB.
12.密送（BCC），這是盲目的複製一個第三方。我們不要別人秘密的參與一個交談，有話敬請公開講。
13.郵件的主題和內容是同等的重要的。一個簡潔而清晰的主題能使郵件接受者很快的引起注意。並且當你需要重新看到這封郵件的時候你能很方便的搜索到。還有一點，就是應該使用適當的優先級。遇到緊急的情形下，選擇更高的優先級使人是明智的。毫無疑問，比起普通的郵件，郵件接受者會更願意選擇打開並且標記那些帶著感嘆號的郵件。
14.只有一個人在“TO”的領域，那麼這個人會很直接的回覆這封郵件。當所有人的名字在“CC”的領域，那麼這封郵件只能算得上是通知郵件。如果你希望某個具體的人回覆你，你必須確保他在“TO”的領域。
15.在回覆給所有人之前，發送者要想清楚這是否需要。（很多人會犯這個錯誤。他們只顧著點擊“reply to all”，而沒有想一想事實上這些內容很多接受者根本不需要。
16.我發現我們的很多同事，不知道如何正確的使用“TO”和”CC”，究竟誰該放在“TO”誰該放在“CC”這需要下功夫。他們稱呼了某個人的名字，卻把他放在了CC這一欄，然而在TO那一欄又放了很多其他人的名字。
17.關於自動回覆。如果你在自動回覆的名列裡面而又不想接受，請找IT部門幫忙解決。
18.在發送郵件之前需要考慮有一件事，郵件發送者需要考慮將合適的人放在CC那一欄，千萬不要將沒有捲入這件事的同事放在CC一欄中。
19.在和不同的人進行分工協作之中，不要另外平行的開新的郵件討論同一個問題。一直保持郵件討論到事情結束。如果你需要新加入某個人進來討論，請將他CC在最新的那個可用的郵件中。
20.某些郵件沒有主題，很難承認這一點。因此，郵件必須要起一個清晰的主題。
2郵件主題
前後兩個例子，孰優孰劣，高下立判。可惜大多數人寫郵件時，默認看郵件的人知道他要發的內容是什麼，所以理所當然用自己的理解寫出了缺乏信息的主題。
不知道這封郵件的重點，從而忽略掉不看。 如果你把必要的信息寫在主題裡，是不是一方面能夠吸引他打開的興趣，另一方面，哪怕他沒打開，但是他看到了主題就初步掌握了所需信息，是不是能夠幫他節省效率呢？
不方便日後查詢。時間一久，看到這樣的主題，完全不知道是幹什麼的，他會又來找你，要你再發一遍。
提供信息比如（測試報告、數據之類），直接把基本結果寫上去吧，外加這個信息的目的是什麼
需要收件人做決策的，把需要回復的時間寫進主題吧，比如（請星期五之前回復），提高緊迫感
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需要收件人提供信息的，你在後面加個“諮詢” 兩個字，比如"XXX產品報價諮詢”
一封郵件反覆溝通來溝通去，到最後內容可能會和主題不符合，請主動把主題及時更改為合適的內容。
03郵件正文
正文第一句話，請說明你的結論或者你發這封郵件的目的，再解釋事情經過。
中國說話習慣卒章顯志：先解釋事情經過，最後才說明他想要幹什麼，在郵件裡也常常有這種通病，別人看到長長的郵件，沒有耐心看到結尾，可能就不看了，所以，以下兩封郵件，高下立判（先忽略郵件的措辭）
一定要多用項目符號 用項目符號 用項目符號！重要的話說三遍（項目符號就是我這段話左邊的那個圓點）
大部分人發郵件都是眉毛鬍子一把抓
項目符號的作用是拯救你郵件最強大的利器，能夠幫你理清思路，理清結構，看郵件的人也一清二楚
一定要多用表格，多用表格，多用表格！重要的話說三遍。
能夠用表格的信息一定要用表格，不能用表格的也要用項目符號
如果正文有圖片，請務必在所有圖片上做文字標註說明，哪怕你正文中也有說明。
希望能夠幫到您~
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