数据透视表,是我们平常进行数据分析的常用功能,但可能很多朋友在每周、每月要做报表时,是每期做重复的动作(数据处理、生成数据透视表、各种拖拽……),然后每期都单独生成一份报表……
如果你是这样的工作效率,还真替你担心呀~看世界杯,去逛街,去旅游,去约会……这些事都离你太远了~~~我衷心希望所有的表哥表妹们,都要从Excel中解放自己,不要瞎忙活,以致耽误了生活……
言归正传,对于月报、周报、日报等,其实我们可以做好一个分析模板,然后下一次只需要更新数据源,在透视表中执行【刷新】,所有报表也能自动刷新了!不用每月头赶报表的感觉,实在是太惬意了~~~
要实现这样的效果,那么在你的透视表分析模板中,就必须要解决这个问题:透视表的数据源,要能自动识别新增的数据。
今天会介绍一种【表格】对象的方法,此【表格】非大家常规理解的工作表,而是一个Excel专门的对象。它的功能标准入口就在【插入】-【表格】(该功能在Excel 2007以上的版本都支持)
![Excel数据透视表,动态扩展数据源|附教程](http://p2.ttnews.xyz/loading.gif)
现在我用一组截止到6月30日的销售数据,去制作一个简易的分析报表模板,如下图:
![Excel数据透视表,动态扩展数据源|附教程](http://p2.ttnews.xyz/loading.gif)
选择的区域是$A$1:$H$1449这个单元格区域,做好了一个简单版本的分析报表模板,如下图:
接下来,就是重点了(敲黑板了~)!我要把这个现成的透视表模板,改造成可以自动扩展数据源的版本:
Step1:把原来的数据源区域选中,插入表格对象
目前数据源所在的位置,是普通的单元格区域,我们要先把这个区域转换成【表格对象】,操作方法如下:
光标放在区域的任意一个单元格
点【插入】--【表格】
点【确定】
这个操作,就是这么So easy,再看看动图示范吧:
操作完成后,我们可以看到数据源区域,它的外观格式有了一些变化:表头填充了颜色,多了筛选功能、隔行填充了颜色,当然这只是比较表面的~~
查看表格对象的名称:
你点击任意一个数据源单元格,按Ctrl+A全选整个表格对象,可以发现左上角的名称框里,名称为【表1】(新插入的第1个表格对象,就叫表1,默认按顺序命名的,Excel也支持自由更改表名称)
然后我们默默地在脑中把这个名称记下来就行,使用方法且继续往下看……
Step2:更改各透视表的数据源
对于每个透视表,原来的数据源是$A$1:$H$1449,是一个固定的区域。现在,我们就要把所有的透视表,数据源都全部更改为:【表1】(手工输入),操作方法如下:
手工更改所有透视表数据源为【表1】,最后按确定,就更改成功了。(更改为【表1】后的透视表,此时不会发生变化,因为数据区域还是那个区域~)
Step3:增加新的数据来测试
原来的数据是到6月30日的,我现在决定放入7月份的数据,看看会发生什么事!
增加新行数时,表格对象自动扩展!(可通过新增的数据也会隔行填充判断,且右下角有个自动扩展的的标记)
Step4:刷新透视表数据源
因为表格对象会自动扩展识别,也就是说新增的行数据也是【表1】的内容。那么以【表1】作为数据源的透视表,只要一刷新,肯定也会包含新增的行数据。
刷新透视表的步骤:
光标放在透视表任意一个单元格上
点击顶部菜单的【分析】(如果是2007、2010版本是【选项】,位置是一样的)
【刷新】-【全部刷新】
扩展知识
以上示范的是增加行数据,如果是要增加列的数据,也是可以自动扩展的!可在A:H之间插入列,也可以直接在仅挨着H列的旁边,即 I 列直接输入数据,【表格对象】即可实现自动扩展识别。
透视表数据源扩展,常用的还有其他的办法:
直接选定所有整列的数据(如本例的$A:$H),但这样就选择了很多的空白行,透视表会出现有”空白”的内容;
还可以用Offset函数去定义一个动态名称,判断数据源的右方、下方边界,来动态获取数据源区域,再把该名称作为透视表的数据源。
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