本次我要分享的是，这些年操办过的基于互联网传播的线下活动，仅供交流参考。
我目前经历过的线下活动大致有以下几种：品牌节点促销活动（地推活动）；品牌双十一互动传播推广活动；自媒体品牌曝光及拉新活动；线下文化演出节目；新书发布会；艺人生日会等小型活动。
做一场活动，策划之前，首先要明白目的是什么，“为什么”比“怎么做”更重要，方向错了，再完美的活动也是错的。
是单纯的品牌曝光？品牌促销？线下吸粉？还是其它目的？花最少的钱，实现最大的效果，是领导和老板最爱的结果。比如用一块钱轰动全网。
在媒介公司做策划文案，经常会接到领导需求，策划一个项目，写招商方案；或是根据节点制作一份营销通案，寻求意向甲方客户，促成合作。如何给到客户最大的广告权益，品牌如何巧妙露出，整场营销活动能达到多少曝光量，是否能带来转化，这是甲方所关心的问题，也是策划的重点之一。
在甲方做策划，则又不一样。我之前在一家大型饮料公司，春节和中秋是两个最大的营销节点，品牌在全省范围内进行节点地推活动，地推绝大部分是促销活动。在甲方做活动时，优先考虑业绩问题，线下活动如何策划提高销量，是老板最关心的问题。
明白客户的需求，或是领导的需求目的，才能展开下一步的工作。继而构思活动的内容及形式：主题、创意点、整个活动流程、传播渠道，整体曝光度等。
不同性质的活动，策划及创意会有所差别，不做过多的探讨。但执行过程中的要点，大同小异。
有些品牌活动的策划与执行是分开的，但一个好的创意或活动，如果策划没有考虑到执行的难易程度，很容易造成“策划一时爽，执行火葬场”的情况。
我经历过的这些活动，基本策划与执行都由我主负责，因此在策划时已考虑到执行问题，至少不能挖坑给自己跳。
活动有大小之分，但执行没有。在活动执行中，我总结出2个重要的要点：
1.细节是魔鬼。
换句话说，细节与你统筹时考虑得周不周全有关系。
有一次我为一个品牌客户做APP的线下推广活动，在活动现场有扫码下载APP送小礼物这一环节，当时很多在场的观众一看是下载APP，都不太情愿，毕竟礼物不足以珍贵到让他们心甘情愿消耗自己宝贵的流量。负责这项工作的同事察觉这一现象后，立刻向我申请费用到活动现场附近商店买了一个移动wifi，问题才得以解决。
我在统筹清点所有物资时，完全没有想起需要一个移动wifi。如果客户以APP下载量为活动的KPI之一，现场没有移动wifi怕是要大大折扣。（虽然客户并没有要求）
2.一定要有一颗耐操的心。
随时做好活动可能调整变动的心理准备，即使在活动的前一秒，都有可能发生改变，首先预案一定要先准备好，以及对现场临时变动迅速做出调整反应。
前段时间在做一场Talkshow线下演出时，由于开场互动时间偏长，导致上半场结束，剧本还有一大半的内容没有讲完，这时需要和剧院沟通演出时间延长问题（虽然有提前与剧院打过招呼），同时演出团队的编剧要配合临时删减剧本。
由于对剧本很熟，而且排练过许多次，编剧在短时间内迅速删减部分剧本，避免了中场休息时间过长而冷场，最后整场演出取得超出预期的现场效果。
如果说活动方案靠策略创意用PPT展示，提案靠演说技能，那么执行就是靠一堆表格来管理了。一场线下活动大概会用到哪些表格呢？
时间进度表
策划案通过之后，时间进度表是第一份需要制作的表格。根据策划方案，列出具体的工作内容及完成时间。
拉个时间轴，从活动当天倒推各个时间点，应该做些什么事情，哪些时间点完成活动里的哪一项工作内容，如主KV的设计；延展宣传物料的设计，印刷出品时间，线上宣传片、H5、媒介资源合作表、微博微信内容、剧本、主持稿的制作完成时间等等。
▲把时间进度表列出来，所有事情一览无余
传播计划表
线下活动基于线上活动的宣传，每个时间节奏点，在什么宣传平台，推出什么内容，制作一份宣传计划表，大家跟着这份表格去执行，做到心里有数。即使有变动，也能及时调整更新表格。
表格里最好有deadline，负责人，这样事事有人做，事事有人负责。
▲表格在手，睡觉都睡得踏实
人员分工表
项目的策划及总统筹，需找到每一个细项的负责人，由他对你负责，执行跟进各个细项工作。
如找场地，洽谈合作，签定场地租赁合同，落实场地使用时长、场地是否有大屏幕、音响、灯光师等这些细节，都需要根据活动执行当中所需要的东西去落实和准备。
如果活动演出涉及售票环节，还需与票务公司对接，什么时候开票，开放多少票，税点多少等这些也需要专人去跟进洽谈。
主KV设计、延展物料的文案与设计，主持稿、新闻稿的撰写、微信推文、外部媒介资源的合作洽谈，这些工作都要细分，责任到人。当然有时人手不够，一人身兼多职，也是常有的事情。
活动前期准备与现场执行的人员分工会有所差别，根据每个人的能力或所在岗位随时调整即可。
▲现场执行人员安排表
有些考验细心的活，最好交给平时比较细心的同事来做。
有一次活动我需要提前到活动现场安排工作，时间紧迫不允许我返回公司拿物料，我列了一张清单，上面一一列了物料的名字，打电话与一位负责开车运物料的同事沟通让他帮忙带过来，强调了几次让他出门前一定要再三检查。
果不其然，这位同事还是忘了带清单里的一样东西——给上台参与互动观众的礼品券。后来一位细心的同事路过公司前台看到那份东西，帮我带到了活动现场。
如果当时没有礼品券，上台的观众那么多，要重新安排一个工作人员临时去登记他们的名字，会让整个现场显得乱糟糟，有了这张券，观众在活动结束后直接到礼品台兑换，对观众来说也比较方便。
物料制作清单表
物料包括宣传物料，现场执行所需物料等。
宣传物料的制作，需要安排设计及文案，给到需求及定稿时间；如果有品牌总监，直接交给品牌总监负责就好了。定稿后需专人与供应商对接，沟通制作尺寸、材质、货期等。
有些现场执行物料，则需提前采购或租赁，比如工作服，要什么款式，找哪个商家制作；租提词器，要多大屏幕；现场帐篷要什么颜色，多大尺寸，多少数量等，这些都要提前规划。
有一份清单在手，能起到提醒，避免遗漏的作用。
▲一份物料清单
预算价格表
做为整场活动的策划统筹，活动所需要用到的物料费用、出席嘉宾费用、线上宣传各个平台或KOL的费用等，都必须在管控范围内。分门别类，部分物料详细到尺寸及数量，领导看得清清楚楚，明明白白。
多积累几个供应商资源，拥有更多的媒介资源，对于费用把控很有帮助。
▲分门别类列出费用明细
活动rundown表
活动流程表，能确保整场活动的进度在可把控的范围，每个环节的顺序与时间，在表格上一目了然，所有工作人员看着这张表格，明白自己的工作职责。
什么时候开始搭场，执行工作人员几点到场（肯定会有人迟到），邀请的嘉宾几点到场，现场彩排安排在几点，灯光音响是否能正常工作，在户外搞活动万一下雨的措施是否准备好？重要人物如果因为塞车不能准时到场怎么办？直播人员在哪个位置直播最佳？录像机要安排在哪里？布置在现场哪几个点？
前期所有的准备工作就等一刻了，前期准备是否充足，演出剧目是否精彩，活动现场气氛效果如何，活动当天就是验收成果的时候。
▲一份talkshow的现场执行表。
如果活动现场舞台有大屏幕，屏幕上每个时间点播放的具体内容，一同写到流程表。
现场执行嘛，总有那么几个“万一”会出现，即使你准备得万分充足，但又由于你准备充足，那些小意外还是容易对付的，准备不充分则可能错漏百出。
活动执行是比活动策划更加劳心劳力的事情， 这是我做活动以来总结的个人鄙见，欢迎交流分享，需要学习的东西还有很多，一起努力进步吧。
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