辦公室主任必備高「逆商」

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真正的聰明人都是在挫折中成長。

3個月前,文罡從業務處室調到了辦公室當主任,他感慨道,“我這幾個月挨的批評,比之前十幾年加起來的都多!”

好在文罡的“逆商”極高,在遭遇了多次“暴擊”之後,他終於“緩過來了”,並總結出了辦公室主任的幾個“獨門功夫”。

办公室主任必备高“逆商”

01

背得了鍋

辦公室日常事務繁多,出成績時大家可能是無名英雄;而遇到問題時,可能成為矛盾的焦點,嚐盡酸甜苦辣,有時候還得代人受過。

办公室主任必备高“逆商”

文罡在當辦公室主任的這段時間,“幾乎沒有哪一天不挨批評的。”因為機關大,辦公室對應上面六七位領導。不同領導的風格脾性各不相同,剛開始不熟悉,一不小心就惹得哪位領導生氣了。習慣了,也品出了味:“領導批評,當面指出來比背後說好,背後被批評的感覺更難堪。”

機關大,處室多,材料也多。過去各處室報的材料,只要分管領導通過了,辦公室就送一把手。但因為各人的文字水平和分管領導把關的細緻程度不同,有的材料會有這樣那樣的差錯。一把手很不滿意,有次半開玩笑半批評地對他說,“我現在改錯別字的水平提高很快啊!”

办公室主任必备高“逆商”

文罡面紅耳赤。之後辦公室多了一個規矩:所有報送領導的材料,都必須再把關,絕對不要出現文字上的低級差錯。

辦公室主任為什麼容易挨批評?某種程度上,這就是辦公室主任的“人設”使然。因為辦公室承擔著對外的單位工作“大管家”、對內的單位事務“牽頭人”的角色,基本上領導的活動,辦公室不論是主辦還是配合,都有關係,也牽責任。而領導,特別是大機關的一把手,習慣有事直接對辦公室主任,“懟”的也自然就是辦公室主任。即使“懟”錯了,也得先受著,以後有機會再單獨解釋,切不可當眾爭辯——打領導的臉不是?!其實一般的事都不必解釋,領導發火是氣頭上的事,事後也就過了。

办公室主任必备高“逆商”

辦公室主任,就是要擔得起責、受得起氣。文罡聽說,之前有個同志能力很不錯,但最大的毛病就是,一遇到問題,責任都是別人的。久而久之,領導不滿意——“這人怎麼一點責任都擔不起?”被推責的部門和人員當然更不高興了,方方面面關係都很僵。沒兩年,領導就把他調開了。

02

擔得了責

別的部門的工作是“一好遮百醜”,辦公室的工作是“一醜遮百好”。

办公室主任必备高“逆商”

有一次機關開大會,會議材料是之前領導就審核敲定了的。但材料經辦人員不知怎的,擅自在一把手的材料中改了一句話。

會後,一向溫和的領導黑了臉,都等不及回辦公室,就在會議室門口,批評辦公室“作風不實,把關不嚴”。文罡說,他當時感到腦門的血騰地往上衝,足足愣了一分鐘。

這次會議,文罡他們付出大量的心血,但千算萬算,沒算到經辦人員會腦殼“喬”,在定了的稿件上出問題。

办公室主任必备高“逆商”

這件事,文罡沒想到領導會生那麼大的氣,因為被改動的那句話也沒什麼問題。但一深究,其中的厲害,是這種自作主張的行為背後的風險。領導機關工作尤其講究嚴謹、規範和程序,出去的材料都是層層把關審核,上級定了的下級就不能動。擅自做主,就是不懂規矩,潛在風險極大。今天你改動的一處無關緊要,明天就可能捅出天大的簍子。

就文罡而言,雖然感覺“有點冤”,但也不算“無辜”。事後他反思,一是對工作人員日常的要求管理不夠,警鐘敲得不響;二是最後一關還是大意了,付印後沒有再檢查一遍。

办公室主任必备高“逆商”

後來,文罡向領導交了一份誠摯深刻的檢討,承擔了事件的責任並且附有細緻的整改措施,得到了領導認可。

03

及時“覆命”

有時領導會交代一些簡單的事情。剛開始文罡以為這樣的小事做了就了了,領導這麼忙,就不必再專門彙報了。但後來發現並不是這樣。

办公室主任必备高“逆商”

一次領導安排送本書給外單位的一位領導,當時辦公室正好有個同志去那個單位辦事,文罡安排一併送了。結果過了一週,領導說,對方沒有收到書,怎麼回事?!原來送書那天,那位領導不在,就請對方辦公室的同志轉。那名同志回來也沒細說,事後也沒追問。結果不知怎麼的,那書就一直沒到領導手中。

有的事,你以為的小事,但未必不是領導關心的事。對辦公室來說,領導關心的事沒做好,就是大事。文罡從此給辦公室定了一條規矩,但凡領導交代的事,不論大小,都要一追到底,並且一定要及時向領導“覆命”。

办公室主任必备高“逆商”

就此,文罡總結出心得:一要把事情想在領導前面;二要在事情的後面劃上句號。等著領導開口問的時候你只贏了一半,輸的一半就是,你幹嘛不主動彙報呢?

04

藏得住話

辦公室主任該怎麼說話,也是有一定講究。

在領導身邊工作,切不可口無遮攔,更有“三不可說”。領導的八卦不可說;工作的秘密不可說;更不可隨意點評領導。這些話若是哪天傳到了領導的耳朵,後果真是酸爽。

办公室主任必备高“逆商”

平和中正,說話得體。在機關,辦公室排在各處室之首,辦公室主任則有“兵頭將尾”之說。位處中樞,切忌口氣大。在領導面前說話口氣大,會讓領導覺得你輕狂不可靠;在同僚和下級面前口氣大,會讓人覺得你以勢壓人、盛氣凌人,給協調工作帶來阻力。

办公室主任必备高“逆商”

什麼時候說話也很重要。“辦公廳主任的工作,要做在會前會後、事前事後,會上一般不要說話,事情進行的過程中一般不要出頭露面。”浙江省原省長萬學遠回憶老領導汪道涵這樣指導下屬當辦公廳主任。

“雖然捱罵和辛苦,但這個位置相當鍛鍊人,綜合能力的提升是以前的崗位不能比的。”經過了大半年“磨礪”,感覺文罡的智商和情商都越發高了。

办公室主任必备高“逆商”
办公室主任必备高“逆商”

新城鄉2018年10月刊

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