報價單是商業行為文件，作為供應商給客戶的報價載體，經常被用於回覆客戶詢盤。所以作為價格來往的媒介，它已經遠遠超越其字面的意義，它間接關係到客戶對你以及公司的專業度印象，它有著非常深刻的作用——幫你說話。
報價單主要內容包括報價單的單頭、產品基本資料、產品技術參數、價格條款、數量條款、支付條款、質量條款、交貨期條款、品牌條款、原產地條款、報價單附註的其他資料等。不同的行業、公司、產品，報價單的具體內容也是不盡相同的。由於它的針對性、完整性和美觀性，涉及的內容和注意的事項比較多，所以報價單一定要專業。對於新人來說，速成確實難以達到很好的效果，還是需要新人耐心研究後設計出適合自己的報價單，這才更加實在。
一份好的報價單具有以下三種功能
一、提供詳細、規範的產品信息
我們絕對不能僅僅是在郵件裡報個價這麼簡單，還要將產品的圖片、型號、尺寸、包裝、付款方式等等在報價單中體現，這些信息細緻全面，一目瞭然，才能對客戶有吸引力。
二、方便客戶統計和彙總資料
客戶會對來自不同供應商的報價單進行比較篩選並選擇入圍的目標對象，並將結果遞交給決策人。如果你的報價單下載下來就可以用，那麼你被選中並且被傳閱的概率就大大提高了。
三、方便客戶歸檔，作為備忘再次使用
你的報價單不一定在第一輪採購中獲得青睞（別人可能做得比你好），但是隻要你被客戶選中並歸檔成為備忘的目標，那麼你可能在接下來的採購中成為客戶聯繫的對象。
製作報價時應注意的格式和細節
1、在郵件正文裡放上一些關鍵內容，例如總報價，公司的優勢等等，這些都是引子，讓客戶有興趣打開報價單。
2、報價單的命名一定是公司名稱加產品名稱，保證客戶到時候能夠知道這份報價單是什麼產品的報價單，來自於哪個公司。
３、寫明收件人。在報價單開頭寫上：To 某客戶，報價單製作時間和有效期。
４、在報價單抬頭部分加入自己的公司的標誌，名稱，電話，傳真，郵箱，以及公司的一些理念、口號等，這是用來提升形象、展現專業度的一種方法！
５、如果允許，可以在報價單的第一部分做公司簡介，突出優勢，例如專業生產多少年，拿到過那些認證等等，把公司辦公室的圖片、工廠的圖片、車間的圖片都放上。切記，凡是出現圖片的都要打上水印！
６、製作報價表格。將每一部分的價格標注清楚，包括每一部分的型號、大體參數尺寸、品牌、質保年限等等。當然還是要出現報價的關鍵因素，付款方式等！
７、介紹產品賣點，告訴客戶，你的產品為什麼值這個錢。例如客戶要了十個設備，上面對於每個設備都簡略的用表格報了價，這個部分就需要放出每個設備詳細信息：圖片、認證、具體的參數、優勢、設備的包裝類型、包裝圖片、配套的配件數量，等等。(如果是成套設備請把配件表標註出來)
８、很多公司有集裝箱擺放軟件，如果有，可以在最後一部分演示一下客戶需要的產品如何擺放，總計需要幾個集裝箱，彰顯專業！
９、提供至少兩種格式的報價單。第一種為 Word 文檔，這是供客戶修改使用的。但是由於 Word 文檔版本的差別，可能打不開，所以還需提供一個 PDF 版本。PDF版比較正規，是標準的文書。 最好再提供一個圖片版，萬一客戶既打不開 Word，又沒有 PDF 瀏覽器，就要寄希望於這張圖片了！
10、無論提供的什麼文件格式，發之前必須預覽，保證客戶拿到手可以直接打印使用！在郵件最後部分寫上：詳細報價資料請參見附件中的文件，我提供了三種格式，Word、PDF、JPEG 視您的電腦軟件情況選擇最合適的格式，而且我都已經排好版，您可以直接下載打印使用！
11、注意分段排版，不要出現很多文字一大段的情況，用不同的顏色文字標記不同的重點，加上圖片，圖文交叉，可以做出一個非常漂亮的報價文件！
一般常見的外貿報價單的樣式有以下幾種一、圖片式報價單
這個是目前大家常用的報價方式，也是重點推薦的。其實就是將產品圖片、產品名稱、型號、價格、包裝、交貨期等重要內容都放在一起，讓客戶在看到產品圖片時也同時看到價格，價格和產品圖片對應在一起，相信肯定能給客戶留下深刻印象。新人剛開始接觸外貿，可以先從這個樣式入手。
二、對比式報價單
首先，將本公司的相同產品不同時期的價格或者不同產品的價格做個對比，給客戶多樣的選擇，以便留住客戶。其次，將本公司的報價和其他公司的報價放在一起，讓客人進行比較，但一定要選對參照公司，最好選擇本行業的龍頭企業進行參照，再根據自己公司的產品質量和市場定位制定自己的價格。這個要求大家對產品的市場情況非常熟悉，一般是外貿有經驗者用的報價樣式。
三、分析式報價單
這種報價樣式要求你給客戶的不僅是報價，還有關於產品的一些分析。比如說：國外市場標準、所需證書、淡季旺季，主要用來開發新的市場領域，帶有勸誡客戶接受自己產品的暗示，所以不適合新手，一般是外貿老鳥給老客戶偶爾使用的報價樣式。
四、分割式報價單
舉個例子：
HUAWEI P9 (Net price): $599 FOB Shenzhen
Above price including all following items:
1. Charge: 價格
2. Leica camera：價格
3. Travel charge: 價格
4. Leather pouch: 價格
5. Handsfree kit:價格
6. Micro SD & 8 GB Memory Card: 價格
7. Bluetooth Headset: 價格
上面這個就是分割式報價單，將價格組成寫清楚，讓客戶一目瞭然。這種報價樣式適合於在第一次報價之後客戶抱怨價格貴了再次報價時使用。不推薦第一次報價時使用，工作量太大了，
沒經驗的新人慎用。一千個讀者就有一千個哈姆雷特，報價單也一樣。在行業細分和產品的多樣化下，一千個業務員眼中就有一千種報價單形式。新人要想做出符合自己行業和產品，同時讓客戶滿意的報價單，一定要有耐心。在多次製作的過程中，不斷完善報價單的細節。當然，站在巨人的肩膀上看世界也是明智的，要善於借鑑前輩的精美專業報價單。
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