公文处理作为办公室一项至关重要的工作，质量好坏、效率高低直接影响办公室的对外形象。在与各单位打交道过程中，深切地感到各单位报审的公文在基本格式、行文规则、内容主旨等方面或多或少存在着不规范、不到位甚至不正确的地方。下面，结合工作实际，浅谈一下公文工作中发现的主要问题及解决办法，与大家共同学习，共同探讨。
一、关于行文程序不规范问题
公文程序是指一系列相互关联、衔接有序的若干工作环节和步骤构成的公文办理、流转过程，包括组织起草、协调会签、会议研究、文稿审核、报批签发等固定程序。工作中，我体会行文程序不规范主要表现在三个方面。
一是人为提高行文规格。行文应当坚持“确有必要，注重效用”的原则，要坚决纠正“发文越多、文件规格越高，工作就越重视”的认识误区。根据实际需要，确定是否行文。有的部门工作只需领导打个电话催办一下或组织召开个调度会、协调会和现场办公会就可以有效推进，但部门非要虚张声势，发文部署工作；有的本是部门应该做、能够做、也能做得好的单项工作，却要扯虎皮做大旗，以县委、县政府或县“两办”名义行文以示领导重视；有的只是单纯政府职能部门的工作，如确需行文，只需以县政府或县政府办名义行文即可，非得拉上县委或县委办进行联合行文。不同部门行文有不同的工作效力，按公文规范化的要求，凡属部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文；能以“两办”名义发文的，就不要以县委、县政府名义行文；该以小字头印发的文件，就不要以大字头文件印发；能以“白头”文件印发的，就不要印红头文件。这样，才能做到各得其所，各尽其用。
二是公文流转错误。有的公文起草单位将行文内容先请示县领导签发后，再报送县“两办”审核把关，造成公文倒流，导致公文逆转（遇到这种情况，我们确实很为难，如果退回，领导已签发了，对上不好交代，对下有伤感情）；有的公文既无行文卡，又无单位一把手签字，有的干脆在文稿正文上签署意见，直接报送县“两办”把关；有的联合行文，主办单位不与相关部门充分沟通，将未经协商会签的公文直接报送县“两办”把关或县领导签发。公文倒流、程序逆转人为增加了办事环节，降低了办事效率，加入了人为因素，干扰了领导决策，影响了公文办理程序审核，损害了党委和政府按程序办事、依法行政的良好形象。
三是公文把关不严。有的公文起草单位的负责同志存在着糊弄应付，交差了事的思想，对公文的格式、内容等细节未严格审核、认真把关，有的错别字连篇，标点使用不当，词不达意，逻辑混乱，层次不清；有的科室代办公室草拟初稿后，办公室未认真把关，将未经领导审阅的公文直接报送县“两办”；有的即使有单位领导在行文卡上签发意见，也只是名义上的把关，未做实质内容审核，致使文稿存在许多瑕疵；有的认为已经领导签发的公文就不会有错，即使发现了欠妥之处，也习惯于以最后签发稿为准，不认真去思考，或请求复核，造成了不良影响。决不能错误地认为层层把关了、领导签发了，没有必要再去复核，即使出了问题也与自己无关；有的前后政策衔接不够，一个单位甚至是一年内制发的公文，内容表述不一致，甚至出现自相矛盾相互打架的地方；作为公文质检员，既要对工作负责，更要对领导负责，认真审核把关公文的每一处细节，不放过任何一处疏漏，树立办公室严谨细致、求真务实的良好品牌。 去年四川省巴中市在下发中秋节放假通知时，由于粗心大意，将中秋节错写成了端午节，包括分管主任在内的四名同志被追究责任，被网民称之为“错写三个字，问责四个人”，希望大家引以为戒。从事文字工作的同志应该时刻有一种如履薄冰、战战兢兢的感觉，决不能有差不多了、过得去了、能够交差了的思想，耳边常敲“万无一失，一失万无”的警钟，时刻绷紧严谨细致这个弦，做工作的细心人、领导的贴心人、同行的称道人。
二、关于公文格式使用不正确问题
公文格式的规范化，是处理机关公文最基本要求，是保证公文质量和提高公文办理效率的重要手段，也是彰显其权威性特征的重要标志。在工作中，发现在公文格式使用方面存在以下三方面问题。
第一，文种使用不当。公文文种应根据行文目的、发文机关职权和与主送机关行文关系来确定，以党委机关为例，常用的法定文件有意见、通知、决定等14种，每一种公文都有其特定效力。使用什么样的文种，既要知其然，又要知其所以然，切不可想当然。有的该用“请示”却用了“报告”，有的该用报告类公文却用了请示，有的请示报告混用，请示里夹杂着报告内容；有的一个请示里夹杂着多个不相关的请示内容，违背了一事一请示的原则；有的该用“通知”却用了“意见”，人为提高了行文规格；有的该用“函”却用了“通知”；有的向不相隶属的上级机关函询情况时，该用“函”却用了“请示”。凡此种种，影响了公文的权威性和公信力，使公文效力大打了折扣。
第二，“低级”错误频出。有的将领导姓名、职务写错或将甲单位领导误写成乙单位领导，造成张冠李戴；有的有标点有的没标点，字体不统一，序号不规范；有的无发文单位、成文日期甚至无发文字号；有的公文书名号内用简称；有的公文页与页之间文字不衔接，出现断行、缺页现象；有的涉密类文件不标注密级，造成密级文件泄露；有的正文内对同一对象先后使用了多种不同称谓；有的对单位名称、政策性文件使用了不规范化简称；有的附件要求与附件内容不相符；有的向不相隶属的级别高的单位发文语气生硬（如向金厂峪金矿、潘家口水库管理局下发参会通知，应该用邀请金厂峪金矿、潘家口水库管理局负责人参会的语气）。办公室既是把好公文的关口，又是展示形象的窗口，必须始终增强把好“最后一道关口”意识，做到严而又严，细上加细，最大限度地减少无谓的失误。
第三，发文范围不清。有的上报或下发的公文主送单位、抄送单位标注不清；有的超越职权范围给不相关的机关或部门部署工作，或超越本部门职权范围乱主送和乱抄送；有的意见类公文不标注发至范围；有的将公文直接抄报领导同志个人；有的凭主管臆断、经验判断，随意扩大或缩小发文范围，影响了公文的执行效力。标注清楚发文范围，对于有效、有力、有序贯彻文件精神至关重要，既要让相关部门及时熟知、迅速贯彻，又要让无关部门摆脱繁文拖累、集中精力做好本职工作。
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