规范性是机关公文的一个重要特点。之所以机关公文要有规范性，是因为机关公文有规范的格式要求和行文原则。不少人在写材料的时候，主题思想把握得很好，内容也很实，就是在格式和规则上有所疏忽，受到批评实在不应该。
凡事都要讲规则、讲规矩。机关写材料更是如此。这里，材料君专门说一下数字序号的使用问题。
数字序号，实际上就是公文材料中的逻辑层级。比如，领导讲话要写四个部分，每个部分包括几个重点。这几个部分、几个重点就是逻辑层级，就需要从形式上用数字序号标分清楚。
怎么标分？《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》都提了非常明确的要求。在字体设置上，通常第一层要用黑体字，作为标题单独一行的时候，后面不加句号；有一些篇幅较小的材料，把这一层的标题和内容放在一起，不单独成行，后面就加句号。第二层用用楷体字，和第一层一样，作为小标题时，如果单独一行，不需要标点；如果不单独起行，后面需要加句号。第三层和第四层用仿宋体字，一般不单独成行。
下面，重点说一下数字序号容易出现的三个问题。
第一，乱辈分。
所谓乱辈分，是指本该排在第一级的，被放在了第二或第三级。这是初学者比较常见的错误。
通常的行文格式是，一级标题用“一、二、三……”，二级标题用“（一）、（一）、（一）……”，三级标题用“1.2.3.……”四级标题用“（1）（2）（3）……”。
这四个层次的序次，长幼有序，辈分清楚，一定要严格按照规范使用，不能乱。下图就是比较直观的展示。
如果不按标准办，就会显得很不美观，也容易出现低级错误，让人怀疑起草者的基本素质。比如，下图这样排序，就显得不伦不类。
第二，走错门。
所谓走错门，就是在一套完整形式的数字序号中突然出现了一个其他形式的数字序号。这也是比较容易出现的错误，在讲话稿中较为常见。
比如，对某项工作在讲话中做出安排，有的形式可以活跃一些，不一定严格要用“一、二、三……”的标题格式，可以用“第一，⋯⋯；第二，⋯⋯；第三，⋯⋯” ，或者“其一，⋯⋯；其二，⋯⋯；其三，⋯⋯” 等形式。
这样做是绝对没有错的。但要注意的是，这几套序次语是各自独立的，使用时要严格区分，不可混用。
事实上，有人在写材料的时候，往往不按自己即定的形式一写到底，在这方面不太注意。比如，在讲话稿开头说“我强调四个问题”，然后是“第一，要怎么怎么”，接下来不是“第二”，而是“二是要怎么怎么”，或者“其次，要怎么怎么”。
按说这也没有什么问题，但是有的领导是很认真的，会严肃地指出来。因为这对下面参会人员做记录的时候，会有逻辑上的混乱，也容易造成困惑，特别是会上没有印发讲话稿的情况下，极有可能使人认为自己是不是漏记了讲话内容。
所以，一定要尽量在逻辑层次的数字序号上统一起来。这样，讲话的人说得更明白，听会的人记得更清楚。
当然，写讲话稿最大限度地减少逻辑层次，效果会更好一些。一般情况下，一份讲话稿只讲两个层次为宜。这个问题以后会专门讲。
第三，断头路。
所谓断头路，是指本来在要用数字序号讲多个问题，但是有了“一、”之后，再也看不到“二、三……”，或者有“一、二、四、五”，却不见“三、”。这实际上是很低级的错误，主要原因是马路。
但是，对初写材料的人来说，这种错误经常发生，有时候甚至连老笔杆子也吃过这样的亏。
有个同仁就分享过他的教训。辛苦半个月，起草了一份重要文件，自己非常满意，结果送领导审签的时候，反馈回来一句话“办公室的同志工作要讲认真”。
那位兄弟吓了一大跳，赶紧把文件送审稿从头至尾读了一遍，吓得一声冷汗。原来，文件一共有四个部分内容，最后一部分的标题序号却是“五”。原因也很简单，开始是写五个部分的，后来把三、四两个部分合并了，修改了内容，却漏改了标题序号。
按说这也没有什么，但是想想自己辛辛苦苦爬格子，加班熬夜赶出来的材料，质量非常高，就因为一个低级错误让辛劳付之东流，也是非常遗憾的。
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