作為一個熱衷於幫助別人實現職業目標的人，我要做的並非只是去明確目標或是在大家前進的道路上助威吶喊。要想變得更加高效，我們都需要養成正確的生產力習慣，才能保證自己不會偏離軌道，進而一步步實現目標。
制定一個每週規劃可以讓你的生活變得大不一樣，此外它也能幫助你節省掉用在拖延以及猶豫不決上的時間。如果你只想專注於一種執行策略，那麼提前為本週做好規劃就是最實用的方法了。
這種體系讓我變得高效、持之以恆，此外也幫助其他人以更少的精力和時間實現了他們的職業目標。
讓我們來深入瞭解一下它的使用方式吧！
1. 在週日為下週做好規劃。
在週日，你應該花些時間，根據自己的日程表，決定在何時為實現自己最為重要的目標作出努力。專注於一周這個時間段能夠為你帶來最佳的回報：一週的時間跨度足以讓你進行思考、明確進度，但它同樣可以讓你專注當下、進入“行動模式”。
每週提前針對有意義的項目做好日程安排，你還能獲得積極的意外效果：當你在每週的日程模板內將一些為了實現目標而要做的工作安排好之後，你就會意識到這周你還留有很多時間，可以去做一些其他的事情。
這一簡單的做法能夠賦予你很大的自主權。你可以在一週內安排更多工作，並且有條有理、保持冷靜，按照自己的規劃掌控日程。
在幫助別人落實該執行體系時，我自己也一直堅持這一點，這能夠在極大程度上增加你的自信心和生產力。
簡而言之：在週日下午空出一部分時間，用來完成下述的這些具體步驟。
2. 明晰自己的任務以及工作流程。
現實生活迫使我們不得不兼顧每週計劃、會議、電話、辦公室政治、個人差事、行政工作等等。明確任務的優先級順序需要你確定如何處理一些不太緊急的工作。
下圖的矩陣結合了艾森豪威爾矩陣（Eisenhower Matrix）以及管理大師史蒂芬·柯維（Stephen Covey）提出的時間管理矩陣（緊急VS重要），這在明確任務優先級方面非常實用。
當你在創建自己的日程時，你需要考慮如何安排以下四類活動：
你是否會在一週時間裡，給自己留出了足夠多的“專注工作”機會（需集中精力去完成且非常重要的工作）呢？你需要在日程表上留出較長的時間，投入精力去完成複雜或需要保持專注的任務。這就意味著在辦公室內，沒有郵件、電話或是其他干擾。你要做的就是進入深度工作的狀態。
你是否會在一週時間裡，巧妙地利用時間來將自己的能力最大化，從而輕而易舉得獲得成功呢（無需集中精力去完成但非常重要的工作）？比如說，起草一個商業計劃書或是電話聯繫一個潛在客戶，這些工作對業務都非常重要，即便它們只需要你花費相對較少的時間或精力。但是有些時候，我們會不斷拖延，這是因為我們找不到一種開始工作的感覺。針對此問題，你可以試著每週將這些工作整合在一起一到兩次，用連續的三個小時時間去完成。如果你的大腦已經適應了某一種類型的工作，那麼你可以很輕鬆地完成另一個相似的工作。將相似的工作組合在一起去完成，這能夠減少注意力分散的情況。
你是否會在一整天內，高效地利用“間隙時間”呢（無需集中精力去完成且不重要的工作）？你可以在會議間歇時間、或是當你擁有15到30分鐘無需處理重要工作時甚至是通勤時間內，處理郵件和行政工作。我通常會在自己的待辦事項應用（Todoist）中標註“15分鐘”。這樣一來，每當我擁有間隙時間時，我就會清楚知道自己接下來要處理哪些事情。
最後一類任務就是“影響效率的工作”（不重要但是需要你集中精力去完成的工作）。這部分任務會讓你感到精疲力竭，每分鐘付諸的努力並不會帶來重要影響。通常，這些任務都源於其他人的緊急需求。你是否可以將其指派給更適合處理這些事情的人抑或是更喜歡做這些事情的人呢？是否能通過應用來自動處理這些任務呢？抑或是外包出去？在這些事情上花費時間的話，你浪費了多少與業務息息相關的時間呢？如果單從時間成本來說，付費讓其他人來解決或許是更加划算的方案。
輪到你啦！
接下來，我們就要在第四步驟會提到的日程表上將這些任務放進去。現在，你也許想要畫一張類似的方框圖，將自己本週要做的事情進行歸類，之後將其放在對應的象限裡。
3. 為實現目標而要完成的任務留出一些時間。
為了在一週結束之前，專注於一些必須要做的事情，近些年來我一直在嘗試“Weekly-5”以及“Daily-3”這兩種方法。
方法其實非常簡單，它可以幫助你專注於重要任務，從而在一週時間內最大化你的精力輸出。這樣做的目的是儘可能多得完成矩陣內綠色象限中的的任務。
W5的待辦事項：五項在本週前我必須要完成的任務——無論如何。
我也會將其稱之為“Big-5”。
在本週結束前，你必須完成這五件事情，不能找任何藉口。這些任務通常屬於“Focus Work”象限（需要集中精力完成的工作），你需要在日程表上明確好時間，這就意味著你不能逃避這些任務。
D3的待辦事項：每天晚上，我都需要列出三件在明天要做完的任務。
我將其稱之為是“Tiny-3”。
D3的任務通常是為了在一週時間內完成W5而所要做的事情。目的是將一週內的重要任務與每天至少要做哪三項任務聯繫起來。D3的任務也許會屬於“Easy Wins”象限（無需集中精力去完成但非常重要的工作）：這些任務不需要你花很多精力或時間去完成，但會對目標進度起到明顯影響。
輪到你啦！
1. 在週日晚上，明確下一週的W5任務以及週一的D3任務。
2. 不確定如何設定優先級？或是有太多“重要”以及“緊迫”的事情？不妨試試這個方法吧：問問自己“我如何才能將時間、精力與專注度整合在一起去完成比較重要的任務，進而促進目標的實現呢”。一旦你開始反思這個問題，那麼為了進一步實現目標，下週選擇要做哪五件重要的任務就變得很容易了。
4. 利用日程表作為你的主要生產力工具。
一旦你將任務和工作流程完成歸類，並且清楚自己的W3和D3任務時，你就可以選擇一個空的日程表模板。可以是Outlook、iCal或是紙質日記，只要管用就行。
在一週的日程表中至少留出90分鐘的時間，用於W5任務。此篇博文主要關注的是職業目標，但是你的W5任務也應該包括與其他責任相關、具有重要影響的活動——而不僅僅只關係到工作。
每天晚上開始規劃第二天的日程表，並且至少為每個D3任務留出30分鐘時間。你可以在週日制定下週一的D3安排。
之後，留出一定時間用於下週的電話、會議或是次要任務。別忘記留出吃飯、預約醫生或是處理私事的時間。
注意在完成重要任務中途留出休息時間（或是在你通勤的時候），計劃利用這些時間來處理“Gap Fillers”（無需集中精力去完成且不重要的工作）：查閱文件、回覆郵件、寫備忘錄、和同事聊天等等。你甚至可以考慮在這些間隙時間裡進行“有意拖延”，放空一下，這樣可能會帶來附帶價值：推廣自己的內容或是公司內的工作、閱讀有價值的文章、在LinkedIn上與客戶/其他人脈互動等。
採取靈活的方式：如果突然有事情發生，你無法完成預先計劃的任務，那也沒關係。你需要在本週日程表中的其他時間設定完成此任務。這樣做是為了確定一週時間內，你能一以貫之地完成自己的優先任務——否則，你就應該考慮一下這些任務是否屬於“頭等大事”。
一旦“時間不夠”，那麼你就需要“拒絕他人”。給自己“增負”很容易，但是要拒絕那些試圖佔據你時間的人卻很難。如果你每次都同意所有人的請求，那麼你的時間就不再屬於你自己了，而是屬於別人的了。我會確保自己提前規劃好的“專注時間”不受影響。這樣就能儘可能小得減少干擾，別人也只會在你空暇的時間裡去找你了。
如果你似乎陷入了一種低效的狀態，那麼就進行記錄吧。簡單記錄下你每天完成的任務，這可以幫助你明確自己內心深處的動力，還能獲悉完成任務需要花費多少時間——人們往往會低估自己完成任務的速度。如果你偏離了自己的日程規劃或是無法堅持完成，那麼你就需要找到一個解決方案：記錄下你在一天內的時間投入，從60分鐘開始增加。在一週結束回顧這些記錄。你也許會對結果感到大吃一驚。
5. 獎勵自己、將過程遊戲化來強化習慣，勞逸結合，避免精疲力竭的狀態。
你也許在努力實現具有重大意義的目標，卻會忽視為實現目標所要完成的一些任務。不管計劃和體系是多麼有用，它們也永遠無法替代艱苦卓絕的付出和投入。有些時候，這可能還會給你帶來很大壓力或是讓你感到極度枯燥。
但我們可以利用一些心理傾向——比如說大家都更喜歡及時得到回報，而不是長遠的承諾。當你不想去做一些“應該要做的事情”，而是去做自己“想做的事情”時，你就可以採取一些策略，維持自己的前進動力。
對自己好一點
你或許經常聽過積分卡或是飛行常客獎勵等機制吧。那不妨為自己制定一個“經常完成任務”的積分計劃吧？想想如果自己完成了W5和D5任務，你可以如何獎勵自己呢？
我認識的一個朋友就會在自己完成一天任務之後，獎勵自己在Netflix心安理得地刷劇一小時。還有一個朋友則會當自己在週五午餐前完成一週目標後，給“週五下午”放個假。之前，我職業指導項目的一個學生決定如果她每週能完成“inbox zero”（收件箱內無未處理郵件）目標的話，她就會在自己的存錢罐中存20歐元。據我所知，她已經用這筆錢買了不少鞋子獎勵自己了。
實質獎勵是保持前進動力的有效方式，其他能讓你保持專注的方式也可以。我建議你在可管理的時間內將自己的責任和快樂結合起來，進而保持動力（我的建議是一週時間）。
追蹤進度非常有意思
許多應用都能追蹤反覆發生的活動或習慣。一旦我們開始改變一種行為時，這些應用可以督促我們對自己負責，就像是一張記分卡一樣，追蹤我們的進度、增加動力。
一些觀察心臟病患者的研究會要求病人改變自己的生活方式。其中，互助小組內的一些病人堅持健康習慣的時間是那些沒有同伴相互監督的病人的八倍。
一些應用可以完成這樣的監督工作，比如Coach.me就是一個很好的例子。你可以向互助社區公開自己的目標（創建一個外界環境）、當你完成預期目標時打卡（獎勵自己）並且還可以與其他有類似想法的朋友進行互動交流。你甚至可以聘請一位導師來明確目標、學習技能等等。
我每天都會利用APP來打卡自己的習慣：早起、冥想、寫日記或是在一天結束保證收件箱無未處理郵件。當你在清單上打鉤時，這可以增強你每天實現目標的決心。你也很清楚，每天達成一些簡單的目標是實現長遠、更大目標的可靠途徑。
留出一定的休息時間
我們都不是機器人，過度工作會導致低效。在職業體育領域，休息不僅僅同訓練一樣重要，它本身也是訓練的一部分。
這其實也適用於生活的其他方面：2012年，記者Sara Robinson在查閱150年來的研究之後發現，當每週工作時間超過60小時之後，那些原本只需一小時完成的任務，卻需要你花雙倍時間去完成。
有什麼好的方式去給自己留出休息時間呢？我會習慣於在日程表安排中預先留出休息時間。和其他任務一樣，我也會遵照計劃去休息。
專注於實現每週及每日目標，不要為自己的遠大目標感到焦慮。
最好的習慣就是那些你能堅持下來的。成功也並非是指完成一輪任務就結束了，而是每週都要持之以恆。
如果你能堅持完成這些小任務，你就不會再那麼擔心自己的長遠目標了，而是更關注於當下完成的任務。這樣做是因為你相信自己每天以及每週的習慣能夠帶你實現最終的目標。
不要花費太多時間去考慮過程。事實上，當我們經常質疑自己並試圖找到一個完美的工作流程時，我們通常無法保持創造力或效率。
這篇文章是我多年來自己試驗以及幫助別人得到的經驗。我希望大家可以嘗試不同的方式，不斷微調自己每週的規劃。拒絕預先完美，正視幫助自己取得進步的點點滴滴，堅持有效的方式。
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