筆者在為一些用人單位提供勞動用工方面的法律服務時，經常發現HR們因為疏忽或為了節省工作步驟，不要求員工在每月的考勤表和工資單上簽字確認，豈不知忽略了這點小細節卻容易出現大問題 ，一旦與勞動者發生了與之相關的勞動爭議，雙方就會各執一詞，而裁判者通常會要求用人單位就相關事實承擔舉證責任的。
最常見的爭議類型就是關於加班費。當勞動者主張加班費時，通常會詳細陳述加班的總時長、加班的形式、公休節假日加班還是工作日延時加班等等，有的勞動者還會自行製作明細表格來佐證其訴訟請求。
這時，裁判者一般會要求用人單位出示考勤表和工資單，來核實勞動者是否存在加班情形以及用人單位是否足額髮放加班費。如果用人單位提交的是沒有經過員工確認的考勤表和工資單，勞動者對這樣的證據又不認可時，裁判者很可能判定支持勞動者的請求。
另一類常見的爭議是關於年假工資。尤其是在用人單位統籌安排年休假的情況下，考勤記錄是證明勞動者已休年假的最直接證明，如果考勤表缺少員工的確認，勞動者又否認休假情況時，用人單位很難提交其他證據證明勞動者已休完年假的事實，那用人單位很可能被判另行支付未休年假工資。
我們先通過幾個案例來體會裁判者的審理思路：
【案例一】天津市濱海新區某勞動服務有限公司與馮某勞動爭議案（天津市第二中級人民法院（2016）津02民終5025號）
馮某與某天津市某勞動服務公司因未假年假工資發生爭議，庭審中馮某聲稱其未休2015年帶薪年假4天，而勞動服務公司提出馮某已休完年假，並提交了考勤記錄作為證據，但考勤記錄上沒有馮某的簽字確認。
對此，一審法院認為：原告（某勞動服務公司）主張被告（馮某）已休2015年帶薪年休假4天，並提供2015年7月考勤表予以證實，該考勤表為原告公司單方製作，無被告簽字確認，且原告未提供其他證據予以佐證，故一審法院對原告提出的被告已休4天年假的主張不予採信。原、被告雙方對勞動仲裁裁決的帶薪年休假計算方式3601元/月÷21.75天×10天×200%=3311元均無異議，原告應予以給付。
如果該案中的馮某確實休完了帶薪年假，但僅是因為HR沒有要求員工對考勤表予以簽字確認，讓公司付出了再次支付年假工資的代價。
【案例二】張某與天津市某物業管理有限公司勞動爭議案（天津市第一中級人民法院（2016）津01民終5421號）
張某與天津市某物業管理公司發生勞動爭議，要求公司支付2014、2015年度的公休日加班費和2015年度未休年假工資。
庭審中雙方所提交的相關證據是：張某提交了兩名證人的證人證言，證明其存在公休日加班的情形，物業管理公司否認了張某所述的加班事實，並提交了考勤表以證明張某的工作時間。
綜合雙方的舉證情況，一審法院認定：關於張某所主張的2015年1月1日至2015年12月31日期間共計52天公休日加班情況，張某兩名證人均證實張某工作時間是每週工作6天，週六、日期間工作一天。物業公司否認張某存在公休日加班，但其提供的考勤表沒有張某簽字確認，而證人與物業公司又存在直接利害關係，因此物業公司上述主張法院不予確認，對此物業公司應承擔舉證不能的法律後果。對於2015年1月1日至2015年12月31日期間共計52天公休日加班的事實，法院予以確定。
關於張某主張物業公司未支付2015年未休年假5天的工資的事實，庭審中物業公司認可張某2015年未休年假5天的事實，但主張在工資中向張某發放了未休年假工資。然而物業公司所主張的工資表，沒有張某簽字確認，且物業公司亦未能提供與張某約定工資組成的相關證據，因此對於物業公司主張在平時工資中分解發放未休年假工資的情況，法院不予認定。最終判定物業公司應向張某支付加班費和未休年假工資共計9000餘元。
【案例三】黃某與天津某裝飾材料有限公司勞動爭議案（天津市第二中級人民法院（2016）津02民終1489號）
黃某是天津某裝飾公司的員工，2015年6月份黃某與公司發生勞動爭議，其中兩項訴訟請求為：1、支付2013年8月至2015年5月期間的法定節假日加班工資8041元；2、支付2013年8月至2015年5月期間休息日加班費45000元。
庭審中，公司與黃某就黃某的工作時間有爭議，並各自提交了一份考勤表。綜合雙方的證據情況，原審法院認定：發生勞動爭議，當事人對自己提出的主張，有責任提供證據予以證實，未能提供證據或證據不足，由負有舉證責任的一方承擔舉證不能的不利後果。
本案中，原告（黃某）、被告（某裝飾公司）就原告的上班時間各執一詞，雙方各提交一份考勤記錄。經審查，被告提交的考勤記錄無原告簽字，原告對此也表示否認，無法確認其真實性，故不予認可。原告提交的工作聯繫單證明其休息日加班費的主張，儘管被告對此真實性不予認可，但被告並未就其主張提供其他證據佐證，也未對工作聯繫單上的公章申請鑑定。
據此，依據庭審中原告提交的工作聯繫單認定原告存在休息日每週加班一天，法定節假日（除春節假期外）加班的情況。最終支持了黃某的關於加班費的訴請。裝飾公司不服原審法院的判決提出上訴，後仍被天津市第二中級人民法裁定維持原判。
近些年來，筆者也代理過好幾起與上述案例情況類似的案件。因用人單位所出示的勞動者考勤表、工資單上無勞動者簽字，勞動者不予認可，法院遂判決用人單位敗訴的情況時有發生。
為此用人單位普遍覺得冤枉，為什麼單位說的都是事實，怎麼還輸了呢？而員工開庭時甚至一份證據都不交，最終還勝訴了呢？
道理是這樣的，在一般民事案件中，依據“誰主張，誰舉證”的證據規則，原告對自己提出的請求和事實，應當提供相應證據予以證明。然而考慮到在勞動者與用人單位發生的勞動爭議中，往往勞動者在證據取得方面處於劣勢，所以在勞動爭議案件由用人單位負舉證責任。同時明確規定，只要員工能證明用人單位實施了考勤制度的，勞動者的考勤記錄、工資單都由用人單位負責提供。而就工資表與考勤記錄而言，一般是由用人單位單方記錄或掌握，存在偽造或篡改的可能性，故原則上應由勞動者簽字確認，方有利於勞動者一方權益的維護。
當用人單位為抗辯勞動者的支付工資（加班工資、未休年假工資等）請求，僅能提供未經勞動者簽字的工資表和考勤表等單一證據的，如勞動者一方否認，無法被裁判者直接採信，是無法有效抗辯勞動者請求的。
例如，在上述馮某的案例中，馮某稱自己未休4天年假，勞動服務公司稱馮某已休，雙方各執一詞。這時，法庭不需要馮某舉證證明自己未休年假，而要求公司出示馮某已經休完年假的證據，否則將承擔不利後果。對此公司提交了馮某的考勤表予以證明，然而由於該考勤表為公司自行製作，上面既無馮某簽字，又不被馮某認可，法院依照證據規則認定其為無效證據，據此採信了馮某未休年假的主張。
而在上述張某的案例中，張某稱物業管理公司沒發放未休年假工資，而公司提交了工資單作為已發放了年假工資的證據，但工資單上沒有張某的簽字，張某又不認可其領取的工資中包含了年假工資，所以判定公司再行支付張某未休4天年假的工資。
其實，關於用人單位的考勤管理和工資支付問題，國家勞動部和許多地方政府已經做出了較為詳細的規定。例如，勞動部《工資支付暫行規定》第七條規定，用人單位必須書面記錄支付勞動者工資的數額、時間、領取者的姓名以及簽字，並保存兩年以上備查。
《江蘇省工資支付條例》第十七條規定，用人單位應當書面記錄支付勞動者工資的應發項目及數額、實發數額、支付日期、支付週期、依法扣除項目及數額、領取者姓名等內容。用人單位應當建立勞動考勤制度，書面記錄勞動者的出勤情況，每月與勞動者核對並由勞動者簽字。用人單位保存勞動考勤記錄不得少於二年。
《吉林省企業工資支付暫行規定》第十條規定，企業應編制工資支付表，並至少保存兩年備查。工資支付表應包括勞動者姓名、支付工資時間、應支付工資項目和數額、扣減項目和數額、實際支付的工資數額及領取工資者的簽名等事項。
《江西省企業工資支付暫行規定》第十四條規定，用人單位支付工資應當制發工資支付表。工資支付表應當載明支付單位名稱、支付時間、支付對象的姓名、應發和扣減的項目、金額、員工簽名或者其工資賬號等事項，並依法保存兩年以上備查。
綜合上面的分析，筆者對各企事業用人單位提出建議，一要嚴格遵守相關法律法規的規定，二要建立健全關於考勤管理和工資支付的各項規章制度，包括勞動者定期對工資單、考勤表的簽字確認制度，明確加班審批制度和流程等等。
規章制度完備後，用人單位還需要注意進行相關文件、表單的收集和歸檔，採用OA管理系統和採用電子打卡考勤的用人單位要注意留存相應的紙質的書面資料，以及要求勞動者本人簽名確認，以免在可能發生的勞動糾紛中承擔舉證不能的不利後果。HR們也千萬不要圖省事，免得小疏漏引發大麻煩哈。
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作者：蘭靖，國浩律師（天津）事務所；
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