為著力解決文檔人工管理任務重、人員少、重複多、速度慢、安全性差等問題，今年以來，泰安市岱嶽區委辦公室主動轉變服務觀念，銳意改革創新，自主研發了“中共泰安市岱嶽區委智能檔案管理系統”，實現了文檔管理從“無紙化”到“無人化”的跨越。
打造查閱借閱“升級版”。該系統以智能化查閱為切入點，根據文檔利用者需求分別配備了不同權限的智能卡片，明確責任人，簡化查閱流程，實現文檔“無人化”查閱。區委辦文檔室登記文件時及時上掛Word版本，系統根據機關代字的不同自動轉換成帶紅頭的PDF格式電子公文。文檔利用者有查閱需求時，用其智能卡片到查閱室自助操作，按照題名、文號、成文時間、收文時間等條件，搜索需要的文件查看內容或自行打印，還可根據需要快捷生成相應的文件目錄和索引，大大節省了人力、時間成本。系統自今年6月份啟用以來，已提供查閱126次。
開啟文件傳閱“智能化”。該系統可為待傳文件生成唯一的條形碼，掃碼傳閱，刷卡登記，全程留痕，實現“一文一碼一卡”相掛接的工作機制。系統啟用後共辦理普發上級來文及通知等141件，區直部門之間文件傳閱登記459次。實現數據分析“可視化”。對查閱明細和傳閱明細的分類統計，形成文件收發、傳閱、查閱的完整數據鏈條，最後一鍵生成相關報表。構築安全保密“防護線”。為智能檔案管理系統所用電子計算機安裝“三合一”保密防護系統，嚴格按照文件的分發範圍，控制不同權限用戶的可查範圍。
(大眾日報客戶端記者 姜斌 通訊員 範青青 劉倩)
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