自春節以來，新冠肺炎疫情始終牽動人心。如今，各企業、學校陸續開工或線上開學，工作與生活仍要繼續。對於在家辦公而言的人來說，如何提高專注能力、合理安排時間、提升工作效率成了令人苦惱的問題。
葉武濱的《高能要事》一書參考了彼得‧ 德魯克的時間管理論述、弗朗西斯科-西里洛的番茄工作法、戴維‧艾倫的GTD 工作法、博恩‧崔西的青蛙理論以及史蒂芬‧柯維《高效能人士的七個習慣》等理論，在時間管理和工作規劃方面，為我們提供了一定的實踐指導意義。
本文摘編整合自《高能要事》一書，由中信出版社授權轉載。
撰文 | 葉武濱
摘編 | 董牧孜
先說一個我自己的故事：
20 年前，我剛大學畢業，通過嚴格的考試獲得進京指標，在一家報社做記者，採訪後寫好稿件並保證及時發表是我工作中最重要的事情，但在寫稿的時候，我往往很容易被外界電話、領導突然派發的任務或來自家人的囑咐所打斷。
那時我對提高效率和時間管理的認識和研究還沒有現在這麼深，只是想了一個簡單的辦法：我買來一個收件筐和一堆便籤貼，當我在寫稿的時候，被任何人打斷，我就寫一個便籤貼丟入筐中。例如：有電話打來，我接起後告訴他，回頭再給他回電話，然後寫一個便箋“回某某電話”丟進筐中；腦子裡突然想起太太早上說的“下班後順路買菜”，我就寫一個“買菜”的便箋丟入筐中；領導突然來交代說明天的文章排版要注意哪個細節，我一樣寫一個便箋丟入筐中。等稿子寫完，我就著手清查收件筐裡的便箋，根據輕重緩急，選擇執行。後來我還把事情按照家庭、工作、電話等等分別使用不同顏色的便箋記錄。這裡運用的原理就是根據不同的事務類型分別執行。
葉武濱，時間管理品牌易效能®機構創始人，網絡知名時間管理類節目主播，兩個孩子的父親、環球旅行家和社會公益人。
當然，這套簡單的時間管理方法我後來又不斷更新，如今已經非常成熟：專注一事的ABC255 工作法。
我們每個人每天都有很多“待辦事項”，但是我們人生的價值和成就不取決於能做多少事，而在於確保優先做完重要的事，並把它做到極致。按照事件的輕重緩急程度，我們可以把它們分為A、B、C 三類：
A 類是我們確定必須由自己親自執行的重要事件，是已經安排的計劃內事件，包括重要緊急和重要不緊急事件；
B 類是突發的緊急狀況，是計劃外的緊急事情；
C 類是其他事件，是那些對我們內外產生干擾，卻又不那麼重要或者緊急的事件。
我們細緻運用到事件的執行，可以25 分鐘工作+5 分鐘休息交替。
當然你可以根據自己的情況適當調整，如45 分鐘工作+15 分鐘休息，30 分鐘工作+10 分鐘休息等，但無論你採取哪種交替模式，建議你務必都要維持一段時間不變，以便養成習慣。如果A 類事件太大，就分解成很多個25+5 的小a 類事件。
“高能要事”原則：為重要的事首先留出固定的時間
我在研究實踐時間管理的10 餘年間，閱讀了國外幾乎所有的時間管理相關書籍，其中“要事第一、要事優先、重要、緊急”的概念是其中非常經典且重要的理念，後來我翻查文化古籍，發現我國很多歷久彌新的傳統經典中早就有相應的描述，例如《大學》裡提到“物有本末，事有終始，知所先後，則近道矣”。不管是西方的“要事優先”，還是古人的“輕重緩急”，它們所包含的都是同樣的時間管理的本質。
《高能要事》，作者: 葉武濱，版本：中信出版社2019年10月
所謂“高能要事”，即：我們不光是要先做重要的事，為了確保執行的高效率和成果的高質量，我們還應該在自己精力與能量最佳的時間，以及合適的空間裡，去做重要的事。在我們精力不夠時，可以選擇放鬆休息來補充精力。
《刻意練習》這本書裡，作者安德斯·艾利克森介紹了一個研究成果，這個成果給予了“高能要事”一個強有力的佐證。作者說：“我在研究柏林的小提琴學生時發現，最傑出和優異的學生，比普通學生平均每週多睡了5 個小時，並且與普通學生每週花在休閒活動上的時間大致相當。唯一不同的是，最傑出的學生會把那些受到干擾最少的高效能時間留給練習。他們會固定在早上起床後練琴一小時，在午休後再練琴一小時。在每天固定的時間裡做重要的事，捍衛了重要的練習日程，並且排除了干擾，於是他們成了最傑出的學生。”
曾國藩也說，早起是治家之本，每天甚至有日課12 條。同樣，這麼做的還有籃球明星科比和文壇巨匠村上春樹。科比的那句名言：“你知道洛杉磯早晨4 點半的樣子嗎？”以及村上春樹在33 歲時決定以寫小說為生後，堅持每天凌晨4 點起床，寫作4 小時，再跑步10 公里的生活方式，都在表達一個思想：為重要的事留出固定的時間。這樣的工作模式，就是我總結的“高能要事”。
“今日待辦”是個謊言
我在很多地方談過這個現象，很多人每天開啟做事模式的第一個舉動就是拿出自己的筆記本，羅列自己的“今日待辦”，密密麻麻寫了很多事，看著頗有成就感。但到了晚上卻睡不著了，因為事情沒做完。這是不是很多人一天的寫照呢？之所以會出現這種狀況，原因是“今日待辦”是一個謊言。
做今日待辦的人，他們的視角侷限在了這一天，當關注點僅放在這24 小時的安排上，我們就容易被視野窄、事務多、沒有分類、缺乏彈性、先做簡單的不做重要的事件等各種因素影響，從而讓自己的計劃永遠趕不上變化。
那麼如何逃離謊言，不再做鬍子眉毛一起抓的笨事呢？
二八法則：每天聚焦20% 的重點事件，回報驚人
1897 年意大利經濟學家帕累託歸納出一個結論，即20% 的富人擁有80% 的財富。這描述了一種不平衡關係。我們可以計算得出，在平均財富數量和掙錢速度上，富人平均是窮人的16 倍。
二八法則是普遍存在的規律。每一件事情，對於人生而言，價值不一，也必然呈現二八法則效應。因此，如果你每天首先聚焦對自己人生產生積極影響的20% 的重點事件，你的人生就會提升效能16 倍（見圖2.2）。如果聚焦4% 的人生重點事件，則可以提升人生效能256 倍。如果1%，則4096倍（ 注： 二八法則中聚焦20% 事件產生16 倍效能， 聚焦20% 事件的20% 就是4%，產生的是16×16=256 倍，4% 事件的20% 是0.8% 1%， 則效能約為256×16=4096 倍）。
其他事件可以刪除、推遲、委託。
20/80法則又名帕累托法則（Pareto Principle）、巴萊特定律、最省力的法則、不平衡原則等。
經過大量的閱讀研究，我總結得出一個結論：其實我們每個人每天只需要在本行業內專注地深度工作2 小時，效能就能翻16 倍，不出1 年，你就能成為行業內的專家；不用5年，你就能成為全國範圍內的行業專家；而10 年累計7000 多個高能專注小時，你就可以成為全球範圍內的行業專家。做減法，而不是加法，是人生成功的核心秘密。
當你能夠把當下的每一件小事做好之後，下一步我們就可以擴展到高效處理一天的事件了。
我們每天只有2~2.5 小時的效率高峰期
人在低精力的時候是沒辦法處理重要事情的，而高精力的時間在每一天中所佔比例是非常低的。美國行為學專家丹‧艾瑞里的研究顯示：我們每天只有2~2.5 小時的效率高峰期，通常是在醒後的幾個小時，這是你拉開與他人差距的最寶貴時間。
如果你因為各種原因導致起床、上床睡覺沒個點，那麼你的高能要事時間就一定不會是固定時段，而如果你過的是按部就班的生活，那麼早上的晨間時光就是你一定不能錯過的高能時刻。
我們的精力會不斷地釋放和補充，它是一個動態變化的過程，那麼為了很好地使用它，我們就要學會張弛有度，因此我們一天的時間就可以根據精力狀態不同進行安排。
例如今天我從倫敦飛往佛羅倫薩，我的安排就是：早班機上睡覺積蓄精力，抵達後坐上去比薩斜塔參觀的車，在車上我就用手機聯網與國內團隊取得聯繫，在線開會部署完工作，遊玩比薩斜塔結束後一個小時，我回到酒店後錄製了線上音頻節目。一天下來，睡覺、工作、遊玩，我一件事不落。
時間的五種分類
我連續10 年每天記錄統計自己的時間使用，並且在做了大量的社會教學研究後得出一個結論：優秀的時間管理者可以把一天時間分為四類：休息時間、固定日程時間、彈性事件時間、留白時間，卓越的時間管理者還會有第五類，反思時間。
1 休息時間
那些無論如何我們都必須花費的時間，例如：吃飯、睡覺和運動等等。這類時間的支出是為了維持我們最基礎的生命運行能量，它的作用是補充精力、消除疲勞，這部分時間佔我們時間總量的很大比例。
以一天為例，一個正常的成年人平均每天需要睡8 個小時左右，加上睡前醒後的緩衝時間，他們一天花在睡眠上的時間大約在9~10 個小時左右。每天三頓飯，加起來大約會花我們1~2 個小時。想要身體健康身材健美，我們每天至少需要1 個小時的鍛鍊時間。
這麼算下來，一天24 個小時，至少有12~13 個小時是我 們必須花費的休息時間，這還是比較自律的人；如果是自控力不好的朋友，作息無規律，加上睡前玩手機，早上賴床，那麼一天要花費15~16 個小時。
每天因為無序和不自律而浪費的3~4 小時，就是時間的黑洞。
因此，想要避免時間黑洞，我們提議自己的學員要規律作息，最好做到早睡早起。古今中外的許多名人和偉人，例如曾國藩和富蘭克林等，都有早睡早起的習慣，曾國藩日課中最後一條是夜不出戶，富蘭克林的作息則是每天晚十早五。
同樣，我也是一直這麼要求自己的，無論在世界的哪座城市，我都會很快地把自己的作息根據當地的時間調整過來，與日同起，與月同眠。並且在早起或睡前，我還會留出30 分鐘的第五類時間，來反思過去的一天，以及計劃明天要做的事。
2 固定日程時間
那些執行事先計劃好的、擁有明確截止日的重要事件的時段，我們稱之為固定日程時間。例如：寫稿、做課件、提前定了時間的會議、與他人的約會等等。這類時間基本上屬於我們在上一章中講到的A 類事件。
一個人一天有2-2.5 小時的效率高峰期，經過訓練後，可有4-8 小時的高能時間，但我建議你正常情況下一天控制在2-4 小時。為有明確截止日的重要事件，留出的專門固定的時間，應該選在一天中的高能時段，並且儘可能地排除干擾，同時要保持空間的安靜整潔。
3彈性事件時間
完成那些計劃內，但沒有固定截止日的事件的時間，我們稱之為彈性事件時間。
這類時間主要用於處理我們生活和工作中那些不太緊急的事務，處理的時間可以前後調節，但最好是提前處理。例如：訂機票，雖然提前和推遲一兩天差別不大，但提前處理不僅有低價票，同時也了卻一樁心事，免得佔據我們的思維帶寬。
4 留白時間
給那些計劃外的突發狀況緊急事件預留出來的時間，我們稱之為留白時間。一旦有緊急事件發生，我們可以在這個時間段來應對，而且還不影響我們原有計劃的正常執行，所以它的意義就等於高速路上的應急車道。
很多時候我們滿滿的行程計劃被打亂，就是因為沒有給自己預留留白時間，以緩解意外緊急事件的衝擊，導致自己的內心和行為失去了原有的秩序。
我經常做“空中飛人”，一次和阿聯酋航空的空乘聊天，得知他們的排班表就嚴格遵循了為緊急事件留出應對時間的機制。
據說，每個空乘每月大概要飛6 趟，公司系統會根據航線需求和人員的技能自動匹配每個人的工作，提前安排好前面5 趟航班，最後會留有1 趟航班不做具體航線安排，因為每個人都有可能被隨時“抓”到某個航班上去為別人替班，而他們每個人都可以在起飛前的4 小時內取消自己的工作，原因可能是生病、家裡突發急事，甚至是心情不好。
當發生有人不能按時到崗的情況時，因為有這種留白機制，航空公司也能快速地調配另一個人上崗。公司運行井然有序，不受任何影響。這比起另外一家中東航空公司需要空乘員工12 小時待飛顯得更科學與人性化。
因此，我強烈建議大家不要做太滿的日程計劃，要給自己留出一定的空白時間以應對突發狀況，這樣我們就能活得更加從容淡然。
5 反思時間
為了保證計劃內的事件被優先執行，我們還需要做到每日反思，保持進步。人對結果的創造不是一開始就能做到極致的，這是一個不斷精進的過程。腦中有計劃，然後行動，有了結果後，需要與計劃的預期目標做對比，如果發現結果與預期有偏差，這時就需要通過反思調整計劃或改進方法，然後再行動。
我們反思過去是為了計劃未來和活在當下。用好每天的24 小時，掌控自己的一生才不是奢談。
我們很多人買了書，沒時間看，或者看了但沒看完，看完了也不實踐，那樣對自己的生活是不可能有任何改變的。
我們都知道知識有用，但練習是枯燥的，想要把知識轉化為能力，那就需要正確重複地練習並養成習慣。
你需要做的就是在每天的高能時段專注地練習（foucs），最好還能得到專家的反饋（feedback）， 然後不斷地修正（fix），記住這刻意練習的3F 原則，這樣你才能不斷升級自己時間管理的能力。
撰文 | 葉武濱
摘編 | 董牧孜
校對 | 何燕
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