- 文檔安全缺乏保障
由於大量文檔處於不被管理的無序狀態，文檔被病毒感染、意外丟失、權限控制不明等情況屢屢發生，使文檔的安全性無法得到保障。文件管理系統另外紙質文檔的抗災難性差。
- 文檔無法有效協作共享
目前，除了少量文檔通過共享目錄、郵件、網絡即時通訊軟件被不同員工共享外，大多數電子文檔屬於某個員工的“私產”，難以及時獲取所需的資料。同時缺乏高效的共同編寫文檔方式(合同、解決方案等)，造成文檔共享協作不方便，導致企業員工之間、企業與客戶、供應商、合作伙伴之間無法有效進行文檔共享和協作。
- 知識管理舉步維艱
大量文檔分散成各臺電腦上，一旦有員工離職，相關的大量工作文檔被直接帶走丟失，或沉落於電腦中，成為“不為人知”的秘密，由此帶來大量文檔資產的流失(人才流失=知識流失)。企業內部缺少分享經驗和共享知識的環境和氛圍。文件管理系統另外紙質文檔缺乏電子化工具，難以重用。
目前很多企業已經瞭解到了文檔管理對企業管理的重要性，但是對文檔管理系統卻沒有任何概念。
一、為什麼要選擇文檔管理系統?
企業在運營過程中經常會出現硬盤破損、數據丟失、機密外洩、信息檢索困難、文件損壞、文檔版本多樣、編號混亂、信息共享滯後、流程繁冗、操作歷史不清等一系列情況，這些問題往往會造成時間浪費，溝通困難、安全隱患，導致企業管理困難、利潤減少、紙張資源成本居高與工作進度的拖延，影響企業的良性發展。文件管理系統企業要想解決這些棘手的問題，就必須要藉助文檔管理軟件。
文檔管理軟件都有什麼功能呢？小編用奧賽雲夾舉例，其功能就是主要針對於企業文檔的管理，有集中存儲、權限管控、文檔流轉、版本管理、全文搜索、消息提醒、在線編輯、在線預覽、日誌報表、二級回收站、後臺管理、移動辦公等功能，能夠滿足企業對文檔管理的主要需求。對於企業管理而言佔據著舉足輕重的地位。
二、選擇了OA，為什麼還要選擇文檔管理系統?
我國有很大一部分企業對電子文件管理沒有任何概念，在其他開展信息化管理並進行高效運營的先進企業對比下，其競爭力不斷下降。一部分企業對OA有了一定認知，瞭解了電子政務管理的重要性。但殊不知OA其實是電子政務管理軟件的一個小分支，還有很多領域沒有了解到。如與OA處於同等地位的文檔管理軟件，就經常被當做OA的一部分，而被企業忽視。奧賽雲夾，一款高效的企業文檔管理軟件。奧賽雲夾通過多樣化的文檔權限策略和共享方式，自定義文檔標籤、精準的全文搜索，便捷的文檔使用，全面的文檔保護，幫助企業搭建強大的文檔資料平臺，建立高效的文檔使用體系，提升數據流動產生更大價值。
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