超級觀點｜當員工回到辦公室，遠程辦公還能再升溫

文 | 特約觀察員 張勇

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核心提示：

• 人與信息的連接，真正可以隨時、隨地不間斷工作，才是抵禦風險的核心

• 企業知識庫的大規模部署進入到“常態化”的新週期

• 如何將知識進行有效地管理及合理的利用，將是未來所有企業的全新課題

  
  

人與信息的連接才是企業抵禦風險的核心

最近，有很多人問我，隨著很多企業的員工回到辦公室，線上會議還會是剛需嗎？遠程協同辦公的熱度能否持續下去？

我的答案是：許多年後，當人們重新審視2020年初的新冠疫情，會發現它帶給中國企業的將不只是視頻會議的一時流行，

這次疫情，對大多數中國企業來說，都是始料未及的“黑天鵝”事件。但疫情中，能夠保持業務持續運轉狀態的企業，受的影響相對較小，這意味著，如何在各種風險來臨時保持企業的業務不間斷，將是很多企業尤其是中小企業的核心競爭力之一。

疫情過後，有兩個可以預見的產業趨勢：在製造業，機器手、工業物聯網、智能化生產線將被加速佈局，工廠不再面臨缺少大量一線勞動力而停工的風險；而在知識密集型產業，企業運營數據電子化、雲上信息建設、企業知識信息管理平臺建設將被提速，從而為提升業務可持續性，以及快速響應決策提供可能。

行業的機會，也正因為更多未被解決的遠程辦公需求而被暴露出來：線上開會，為企業解決人的連接的問題。而人與信息的連接，真正可以隨時、隨地不間斷工作，才是抵禦風險的核心。為了完善的解決這個問題，企業核心運營信息的全天候可訪問變得必不可少。

我知道一家企業，一位工程師因為疫情不能返崗，而所有關乎重要項目進度的資料都在他本人的電腦本地硬盤裡。於是，公司不得不派人到單位，把他的筆記本電腦打包快遞過去。

企業的風險並不只來自於疫情。比如，重要員工離職帶走重要資料、不同團隊因為信息不對等重複造輪子……疫情讓更多的企業明白：原來它們的信息管理體系可以如此脆弱。但大多數企業都沒有實現信息數據的雲端化來防範可能的風險，沒有建立知識庫和遠程任務協同平臺，企業的一切重要信息，都分散在員工的個人本地硬盤。這讓風險性事件，對企業的摧毀增加了更多不確定性：當出現物理上的人員隔離，企業的知識資產瞬間分散在一個個“孤島”。

弗吉尼亞大學達頓商學院的企業管理教授Edward D.Hess曾說：為了在數字時代生存並繼續發展，企業和個人都需要改變自我，這種轉變將意味著採用新的工作方式、新的架構、新的思維模式、新的行為方式、新的決策方式和由數字驅動的更快的適應能力、創新能力和韌性。

其實，很多企業都在逃離那些本地化辦公產品。

企業建立自己的“知識庫”

企業的“雲上知識庫”建設，將是遠程辦公的新熱點——企業知識庫的大規模部署進入到“常態化”的新週期。而從行業來看，原本紮根於企業IM、遠程會議的遠程辦公企業，也都希望向著這一領域邁進。

數據的增長趨勢，在證明我們的判斷：與會議軟件不同，當員工回到辦公室，印象筆記企業版反而迎來了疫情以來的第二次增長。

新的需求正向中小企業和創業團隊“下沉”。從我們的用戶增長來看，80%來自於中小企業。那些因為沒有云上知識管理系統，而無法有效組織員工遠程復工的中小企業，開始投入資源建設這一體系，以抵禦未來可能的“停工”風險。通過知識的積累和增值，才能保證管理、產品研發、市場拓展和客戶服務的持續創新，增強的核心競爭力我們看到，在疫情中增長的新用戶中，既有全球知名的房地產集團、也有知名醫療科研機構，更有機關和事業單位。中小企業則集中在文化創意產業、遊戲行業、互聯網行業、新媒體、法律行業、海外貿易、投資機構、培訓機構等等。

與此同時，企業對核心數據信息的定義也越發寬泛。在最開始，傳統企業定義的核心數據信息只是客戶信息（CRM）、供應鏈（ERP）、財務數據， 如今，它已經擴展到：人力信息、項目管理、用戶運營數據、 產品研發及代碼庫、甚至員工的工作日誌等。

拿投資機構真格基金舉例，他們一直是印象筆記企業版的使用者。他們建立了團隊協作平臺，讓團隊成員能夠在同一個平臺獲取信息、共享資料、同步進度。真格基金把印象筆記企業版部署到了全公司，各個團隊都有自己的企業筆記本，公司管理層通過瀏覽筆記本列表，即可清晰查看所有的業務進展情況。投資團隊從項目獲取到完成投資，往往涉及到大量的調研與協作，團隊協作平臺能夠讓團隊成員在同一個地方存儲和共享投資資料，快速同步進度。投資成功後，運營團隊也能快速跟進後續。

如何將知識進行有效地管理及合理的利用，將是未來所有企業的全新課題。紅杉資本中國基金創始人沈南鵬曾說：“一個企業最應該具備的就是自己的知識庫，因此企業如何將知識進行有效地管理及合理的利用，已經成為了一個重要的工作。”

如何成為企業的“第二大腦”？

而知識庫只滿足於此遠遠不夠，這個細分賽道未來的機會，在於如何成為企業的“第二大腦”：在滿足對高價值信息收集，管理，易於檢索的基礎上，如何更好的助力團隊的創造力，生產力持續升級，以及決策的智能輔助等，都是下一代知識庫需要解決的問題。

“第二大腦”也意味著，它要做到高效協調身體上的每一塊肌肉。讓它們可以更快、更準確的完成規定動作；更要將每個人的知識，沉澱為團隊智慧，並讓智慧可以被傳承、被分享、被進化、被用來指導每一個行動，被用來進行全新的創造。

因此，在這個即將迎來高速增長的領域，競爭和機會都將集中在五個方面：

第一：團隊文化。因為信息的不透明，企業內的不同團隊往往存在“部門牆”，並在工作中出現“重複造輪子”的問題。因此，新一代的企業知識庫不但需要幫助企業重視信息化建設，通過團隊成員的協作和任務協同，培養每個成員的分享習慣和信息同步習慣， 更幫助企業建立高效、信任、鼓勵分享的協同文化。

第二：治理模式。目前大部分公司的治理模式，來自於上世紀由大型財閥主導創立的商學院，這套模式主要服務於製造業，銀行業等傳統行業，其主要特點是以職業經理人為中心，這些行業所涉及的工作也大多是重複性的勞動由於慣性，這套管理體系從製造業時代被沿襲到了互聯網時代，但逐漸體現出了它的缺陷和對知識經濟時代的不適應性。新一代的企業知識庫，將為企業建立更公開透明的治理模式，讓項目和任務的拆解更為清晰且可量化，並實現跨越時間和空間的多向交流溝通。

第三，人員管理。第一代的知識庫只管理新信息，而對人員的管理關注不足。因此，未來的知識庫不但要讓不同權限的成員可以隨時隨地上傳、訪問、連接自己的相關信息，隨時展開工作，也要讓人員的工作過程被有效記錄，成為企業的數據資產。此外，人員管理也需要服務於生產的信息安全和可持續性，保證在人員輪換、團隊擴張情況下企業的絕對抗風險性。因此，新一代的知識庫協助企業進行知識管理，也協助企業完成人員管理，更協助企業完成員工與信息互動管理。

第四：流程優化。目前，大多數企業知識庫，已經開始逐步實現各業務線流程和項目流程的標準化和可視化。但在長期運營中企業如何優化這些流程，以提高企業運轉效率，則仍是沒有被很好解決的問題。在未來的競爭中，通過更多行為數據分析技術的應用，新一代的企業知識庫將需要幫助團隊優化流程、提高效率。

第五：信息管理。企業的信息管理，從“數字化”的1.0時代，已經向“雲上化”的方向演進。在未來行業競爭中，提高信息的可用性、可訪問性和協同性仍將是恆久不變的命題。智能化、上雲化的團隊高價值信息管理平臺將成為現代企業和高效團隊生產力的基礎設施。

在此基礎上，持續關注混合雲的解決方案。雲技術有其明顯的優勢，但是在尋求控制和合規性時，雲可能不是顯而易見的選擇。儘管專注於控制和合規性，員工仍希望易於使用，直觀的用戶體驗以及在辦公時間或公司辦公場所以外工作的靈活性。如果組織沒有提供合適的工具來滿足員工的需求，員工將發明自己的工作方式。更好地採用用戶的關鍵是提供引人入勝的解決方案，這些解決方案易於使用，自動更新，易於集成且對移動設備友好。混合解決方案提供了兩全其美的優勢。混合解決方案可以提供對內部已建立記錄的控制，合規性和管理，以及員工通過基於雲的應用程序在日常工作中尋找的靈活的用戶體驗。混合基礎架構還消除了數據遷移的需要，使組織可以將舊內容保留在原處。

作為從業者，其實並不喜歡把這場疫情稱為“風口”。不只是反對災難下的投機主義，更重要的是“風口”終究會散去。但不可否認的，疫情讓“遠程會議”迎來了短期的爆發後，仍在給“雲上企業知識庫”帶來持續的增長，並將徹底改變企業管理方式。在遠程辦公這個賽道，新競爭和新機會也都在於此。

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