昨天，和一个老朋友聊天、听他吐槽，说去年年底刚接手一个、开业一年半左右时间的购物中心工程物业管理工作，该购物中心工程版块的负责人及骨干到现在换了三波人，目前购物中心工程方面的基础档案和资料都不全、工程及设备接管查验的记录基本缺少，地产天天催着要移交、结尾款，但现场遗留问题太多、商管不敢办交接。而且，因为交接记录的问题，商管老大天天被集团总部骂，不知道咋整......
其实，这应该是购物中心工程物业管理中普遍存在的问题。老周也遇到过，当时老周在商管总部，区域一个购物中心工程物业也是因为换人，新总监抱怨说前面的人什么都没留下，什么资料和图纸都没有。当时，我说不可能！我电脑里还有那个项目报上来的图纸、资料目录，不可能没有。后来，翻箱倒柜终于找到部分图纸、资料，但设备查验、遗留问题跟踪等方面的资料，就真的找不到了。
确实，老周也感觉到购物中心的工程物业管理与其他业态（住宅、写字楼、科技园区等）相比，物业档案、行政等基础管理确实要薄弱一些，如果购物中心商管团队中工程和物业再分开部门管理，问题会更多 。今天，老周就跟着感觉聊聊这个话题。
一、原因分析
老周个人认为，这可能与购物中心的管理模式有关。购物中心绝大多数是自持、由自己或委托的商管团队负责经营，购物中心商管团队包括：行政、人事、财务、营运、推广及工程物业，工程物业只是商管团队的职能部门之一，只是负责购物中心的工程和物业管理。但同时，因为工程物业又相对独立，如果商管团队的行政人事等对工程物业关注不多，在基础资料、固定资产管理等管理方面问题就会比较多（商管总部工程物业职能对项目监管一般只局限于专业工作范围内，很少涉及属于项目自身的行政管理范畴）。
例如，老周在以前某购物中心开业前2个月到项目督导检查就发现，工程物业部门的前期开办物资、固定资产、仓库管理等方面都是空白，管理缺失很大。
而住宅、写字楼这些业态，物业管理基本是一个整体，并且物业方面有整套了体系文件、制度文件在规范和约束，所以在采购、仓库管理、基础资料等方面较为规范。
二、如何解决
关于如何解决这个问题，老周觉得应当要多方面配合，如：
1、商管总部工程物业职能部门要重视购物中心工程物业版块的基础档案资料的管理，要建立工程物业版块的档案资料、物料采购、物料出入库、固定资产（公共工具设备、个人工具）等管理制度，总部巡查时要进行检查。
2、购物中心的行政、人事、财务等部门要将工程物业版块的档案资料、物料采购、仓库管理、固定资产管理等纳入自身的管理或监管范围内，定期检查档案资料，对仓库、物品进出库等进行定期盘点和检查。
3、要重视、加强人员变动时的工作交接，特别是经历了购物中心前期筹备（
特别关注：工程设备查验、遗留问题跟踪处理、商铺工程技术条件对接及装修管理、环境秩序等分包业务招采等）的人员变动时，一定要做好工作事项的交接工作；上述人员提出离职的，要尽早安排人员跟进、对接和交接，避免工作断档、资料流失。4、关注以上离职人员的电脑资料、电子邮箱的备份；最好工程图纸、技术资料、设备查验资料、装修资料等基础资料采取服务器网盘文件（共享文件）管理模式。
三、针对基础资料、工程设备查验等方面的小建议
1、关于服务器网盘资料管理的建议
注意：设置网盘文件夹时应制定专人管理文件夹（管理员有全部权限），其他人员只能放置文件、无权进行修改和删除。
2、加强工程设备查验及遗留问题跟踪处理阶段的电子邮件管理
以前，在工程设备查验及后期遗留问题处理时主要采取书面表格、函件等形式通知、催告和联系施工单位，相应沟通和对接资料比较好收集和存档。但随着电子邮件、微信等网络沟通工具的使用，问题沟通起来比较方便快捷、但存在资料存档、过程痕迹效果差（如：微信沟通），人员变动后资料流失（如：电子邮件）。对此，建议如下：
（1）对于施工单位现场留有微信人员、且维修问题小、能够及时解决的遗留问题，可以采用微信方式进行沟通，其他问题应尽可能采取电子邮件方式进行沟通。
（2）对于涉及工程设备查验、遗留问题沟通方面的邮件，除主送给施工单位或地产开发部门外，应要求抄送给工程物业部门的负责人、部门资料管理人员；并且，提前告知施工单位或地产开发部门，如回邮件也应同时抄送给工程物业部门负责人及资料管理人员。
（3）要求相关人员定期将这部分电子邮件下载、按类别进行存档，并定期检查。
3、前期筹备阶段重要岗位及人员要养成填写“工作日志”的习惯
（1）此处所说的前期筹备阶段重要岗位及人员，主要指：工程设备查验、遗留问题跟踪处理、商铺工程技术条件对接及装修管理、环境秩序等分包业务招采等岗位和人员。
（2）要求以上人员要养成每日填写“工作日志”的习惯，每日记录重要的工作事项；该“工作日志”可以作为以上人员离职时进行工作交接时的参考资料，确保工作交接尽量不遗漏重要工作及事项。
（3）“工作日志”如能采取电脑系统的日志方式是最好的。
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