昨天，和一個老朋友聊天、聽他吐槽，說去年年底剛接手一個、開業一年半左右時間的購物中心工程物業管理工作，該購物中心工程版塊的負責人及骨幹到現在換了三波人，目前購物中心工程方面的基礎檔案和資料都不全、工程及設備接管查驗的記錄基本缺少，地產天天催著要移交、結尾款，但現場遺留問題太多、商管不敢辦交接。而且，因為交接記錄的問題，商管老大天天被集團總部罵，不知道咋整......
其實，這應該是購物中心工程物業管理中普遍存在的問題。老周也遇到過，當時老周在商管總部，區域一個購物中心工程物業也是因為換人，新總監抱怨說前面的人什麼都沒留下，什麼資料和圖紙都沒有。當時，我說不可能！我電腦裡還有那個項目報上來的圖紙、資料目錄，不可能沒有。後來，翻箱倒櫃終於找到部分圖紙、資料，但設備查驗、遺留問題跟蹤等方面的資料，就真的找不到了。
確實，老周也感覺到購物中心的工程物業管理與其他業態（住宅、寫字樓、科技園區等）相比，物業檔案、行政等基礎管理確實要薄弱一些，如果購物中心商管團隊中工程和物業再分開部門管理，問題會更多 。今天，老周就跟著感覺聊聊這個話題。
一、原因分析
老周個人認為，這可能與購物中心的管理模式有關。購物中心絕大多數是自持、由自己或委託的商管團隊負責經營，購物中心商管團隊包括：行政、人事、財務、營運、推廣及工程物業，工程物業只是商管團隊的職能部門之一，只是負責購物中心的工程和物業管理。但同時，因為工程物業又相對獨立，如果商管團隊的行政人事等對工程物業關注不多，在基礎資料、固定資產管理等管理方面問題就會比較多（商管總部工程物業職能對項目監管一般只侷限於專業工作範圍內，很少涉及屬於項目自身的行政管理範疇）。
例如，老周在以前某購物中心開業前2個月到項目督導檢查就發現，工程物業部門的前期開辦物資、固定資產、倉庫管理等方面都是空白，管理缺失很大。
而住宅、寫字樓這些業態，物業管理基本是一個整體，並且物業方面有整套了體系文件、制度文件在規範和約束，所以在採購、倉庫管理、基礎資料等方面較為規範。
二、如何解決
關於如何解決這個問題，老周覺得應當要多方面配合，如：
1、商管總部工程物業職能部門要重視購物中心工程物業版塊的基礎檔案資料的管理，要建立工程物業版塊的檔案資料、物料採購、物料出入庫、固定資產（公共工具設備、個人工具）等管理制度，總部巡查時要進行檢查。
2、購物中心的行政、人事、財務等部門要將工程物業版塊的檔案資料、物料採購、倉庫管理、固定資產管理等納入自身的管理或監管範圍內，定期檢查檔案資料，對倉庫、物品進出庫等進行定期盤點和檢查。
3、要重視、加強人員變動時的工作交接，特別是經歷了購物中心前期籌備（
特別關注：工程設備查驗、遺留問題跟蹤處理、商鋪工程技術條件對接及裝修管理、環境秩序等分包業務招採等）的人員變動時，一定要做好工作事項的交接工作；上述人員提出離職的，要儘早安排人員跟進、對接和交接，避免工作斷檔、資料流失。4、關注以上離職人員的電腦資料、電子郵箱的備份；最好工程圖紙、技術資料、設備查驗資料、裝修資料等基礎資料採取服務器網盤文件（共享文件）管理模式。
三、針對基礎資料、工程設備查驗等方面的小建議
1、關於服務器網盤資料管理的建議
注意：設置網盤文件夾時應制定專人管理文件夾（管理員有全部權限），其他人員只能放置文件、無權進行修改和刪除。
2、加強工程設備查驗及遺留問題跟蹤處理階段的電子郵件管理
以前，在工程設備查驗及後期遺留問題處理時主要採取書面表格、函件等形式通知、催告和聯繫施工單位，相應溝通和對接資料比較好收集和存檔。但隨著電子郵件、微信等網絡溝通工具的使用，問題溝通起來比較方便快捷、但存在資料存檔、過程痕跡效果差（如：微信溝通），人員變動後資料流失（如：電子郵件）。對此，建議如下：
（1）對於施工單位現場留有微信人員、且維修問題小、能夠及時解決的遺留問題，可以採用微信方式進行溝通，其他問題應儘可能採取電子郵件方式進行溝通。
（2）對於涉及工程設備查驗、遺留問題溝通方面的郵件，除主送給施工單位或地產開發部門外，應要求抄送給工程物業部門的負責人、部門資料管理人員；並且，提前告知施工單位或地產開發部門，如回郵件也應同時抄送給工程物業部門負責人及資料管理人員。
（3）要求相關人員定期將這部分電子郵件下載、按類別進行存檔，並定期檢查。
3、前期籌備階段重要崗位及人員要養成填寫“工作日誌”的習慣
（1）此處所說的前期籌備階段重要崗位及人員，主要指：工程設備查驗、遺留問題跟蹤處理、商鋪工程技術條件對接及裝修管理、環境秩序等分包業務招採等崗位和人員。
（2）要求以上人員要養成每日填寫“工作日誌”的習慣，每日記錄重要的工作事項；該“工作日誌”可以作為以上人員離職時進行工作交接時的參考資料，確保工作交接儘量不遺漏重要工作及事項。
（3）“工作日誌”如能採取電腦系統的日誌方式是最好的。
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