一、公文用語的要求
（一）使用書面語體
公文一般以程式化的書面語體為基本形態，用於事務性、立法性文件等。明確性、簡要性、規格性是這種語體的基本要求，風格趨於簡潔、樸實、莊嚴、準確。
（二）適當使用文言詞語和文言句式
公文應當使用諸如:承蒙、茲因、欣悉、值此……之際、悉、特、擬、予、亦、於、該等，多用陳述句和祈使句;
很少使用比喻、比擬、誇張、雙關、婉曲等渲染性的修辭格，有時選用對偶、反覆、排比等;
在篇章結構上有嚴格的規格要求。
（三）恰當使用公文特定專用語
公文特定用語，含義確定，使用頻率很高。它在準確、嚴謹地表述公文內容及格式的同時,還能有效地增強簡明、莊重的語體風格。
如：遵照、如下、任免、審核、特此通報、予以查處等。
（四）用好介詞結構
公文介詞結構準確說明:事物的時間、地點、方向、條件、對象、範圍、原因、目的、方式、依據等。
公文標題中的介詞“關於”與其賓語組成的介詞結構，用以提示和限定公文涉及的內容範圍;
正文使用介詞結構的頻率也很高。
（五）適當使用模糊詞語，以使公文內容得到恰當的表達
模糊語言是指外延不確定、作者有意不作詳細交代或內涵無確定的彈性語言。它可適應特定語境，是為了更周密、嚴謹、簡練得體，準確恰當地表意的需要。
例如:“按相關文件規定”，這句話中的“相關文件”本是存在的，但或限於文章篇幅，或有意不寫，因而，“相關文件”便有了模糊性。
模糊詞語常被用來表示時間、方位、數量、程度、範圍等。如下：
表時間
近來、最近、當今、當前、過去、往日、原先、前不久、不日、不時、將來、屆時、今年以來、今冬明春、長期、最初階段、晚期、臨時、有時、及時、一貫、一度、一段時間、偶爾、許久、限期、如期、一朝一夕等。
表方位
附近、周圍、遠方、前方、後方、南方、北方、上邊、下邊、前面、後面、外地、本地、這裡、那裡、所在、就地、處處等。
表數量
多數、少數、一些、許多、不少、不乏一系列、一夥、多次、屢次、一再、再三、三令五申、三番五次、個別、絕大多數等。
表程度
稍、較、很、最、極、重大、巨大、特大、莫大、一定、顯著、稍微、普遍、差不多、基本上、大抵、大體上、 充分、足夠、較為、極端、絲毫、十分等。
表範圍
廣大、廣泛、所有、有的、有些、有關、左右、 以上、以下、以內、以外等。
模糊語言要用得恰當得體，該用才用，如果隨意濫用，將有損公文的明晰性和嚴肅性。
二、公文寫作常用習慣用語
1、稱謂用語：在公文中對各單位稱謂的簡稱，表示與稱謂對象關係的詞，例如：
我（局）、本（部門、人）、貴（公司）、該（房屋）等。
本：如“本公司”，屬於第一人稱詞，可以與“我”通用，具有鄭重色彩，用在上行文、下行文和平行文中。
貴：如“貴局”，屬於第二人稱詞，表示尊敬與禮貌，但與“你”不完全相同。只能用在平行文和涉外文件中，不用在上行文和下行文中。
該：如“該部門”，屬於第三人稱詞，用於指代上行文、下行文和平行文中提到的人或事物，屬於自己與對方之外的第三者。
2．開端用語
主要說明發文緣由、根據或目的的詞語。
例如：
①為、為了；
②根據、按照、遵照、依據；
③鑑於、關於、由於；
④目前、當前；
⑤茲（現在）、茲有、茲介紹、茲將、茲派、茲聘等。
3．引敘用語
用於批覆或覆函、賀信等引述來文、來電作為依據的用語。引導公文直接敘述事實或主張，使語言表達直截了當，開門見山。
如前接、頃接、近接、悉（知道）、收悉、電悉、文悉、敬悉、欣悉。
4．經辦用語
主要引出對有關事件辦理過程的敘述和說明。
例如：
①經、業經、茲經、未經；
②擬、擬辦、擬定；
③施行、暫行、試行、執行、參照執行、貫徹執行、研究執行；
④審定、審議、審批；
⑤會議聽取了，會議討論了，會議認為，會議指出，會議強調，會議通過了、會議決定，會議希望，會議號召，會議要求，會議呼籲等。
5．承啟用語
主要用於使公文從對事實的介紹述說轉為對問題的闡發概括，從而起到過渡作用，為公文的有效閱讀提供便利。
例如：
①根據……決定，根據……特告知如下，依據……公告如下；
②為了……現決定，為……通報如下，現就……問題請示如下；
③現將……（情況）報告如下，現就……問題提出如下意見，經……批准（同意）將有關事項通知如下；
④擬採取如下措施；
⑤經……研究，答覆如下；
⑥總之、總而言之、鑑於上述情況、為此、據此、故此、有鑑於此等。
6．期請用語（用於“函”）
主要用於向受文者表示請求或希望，是一種尊重對方，語氣和緩的公文禮貌用語。除法規公文外，大多數公文可以用這類詞語。如擬請、懇請、謹請、務請、煩、務、務即、希予、盼、切盼、渴盼等，
7．表態用語
表示態度、可否的語言。
例如：
①不同意，原則同意，同意；
②不可，可辦，照辦；
③批准，原則批准等。
8．結尾用語
主要用於表示行文目的、要求，包括執行要求；或表示感激、盼望、訓誡等方面的公務實用特色，同時也給閱文者以正文已結束的明確認識。
（1）用於請示：①當否，請批示；②妥否，請批覆。
（2）用於函：①請研究函覆；②盼復；③請予覆函；④不知尊意如何，盼函告；⑤望協助辦理，並儘快見覆。
（3）用於報告：①請指正；②請審閱。
（4）用於批覆、覆函：①此復；②特此專復；③特函覆。
（5）用於知照、普發性公文：特此公告（通告、通知、通報）
9．判斷用語
主要用於表達判斷關係，如系、確係、果系、純系等。
10．徵詢用語
主要用於體現公文的行文關係及高度的組織觀念，同時也表示有禮貌地徵求意見，帶探詢、商洽、請求的語氣，表示對上級的尊重。
如妥否、當否、可否、是否可行、是否妥當、請予批轉、當否，請批示等，
11．受事用語
主要用於平行文和涉外文書，表示感激承受；
如蒙、承、承蒙、荷、是荷、為荷等。
12．報送用語
主要用於表示公文或者有關資料上報過程、方式和要求。
如呈請、呈報、呈文、呈送、呈上、逕報、送達等。
13.批轉用語
用於批轉、轉發、印發通知時的用語。
例如：批轉、轉發、印發、發佈；批示、閱批、審批等。
（上報公文報告用語：現將……報上，請審閱、閱示）。
14.時態用語
表示時間狀態或時限方面要求的用語。
例如：
①從速、亟待、即日、暫時、行將、即將、一向、一經；
②按期、如期、定期、限期、先期、預期、逾期、展期、週期、過期等。
以上，
祝好。
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