公文的寫作過程，大致可分為醞釀準備、草擬初稿、修改定稿三個階段。詳細講解下這三個階段中每一階段所應注意的寫作事項。

醞釀準備階段：要胸有成竹

“凡事預則立，不預則廢”，就像蓋房子一樣，公文寫作動筆之前，也要對其有一個完整、可靠的規劃和準備。事先準備充分與否，直接影響以後寫作的進度和質量。公文寫作的準備既包括內容，也包括形式，要通過充分的醞釀準備，達到對整篇公文胸有成竹。具體來說，公文寫作的準備應從以下幾方面著手。

（一）明確“為什麼寫”——主旨目的要明。公文是公務活動中傳情辦事的工具。每一篇公文的發出，都有其特定的作用，也就是公文所要達到的目的。寫一篇公文，首先要明確這篇公文是要達到什麼樣的目的。比如：是要解決全局問題，還是要解決局部問題；是要對方瞭解、認識到某些問題，還是要求對方採取行動、措施等等。要根據公文的寫作目的和達到這一目的的根據，確定公文所要表明的主要觀點、主張，即公文的主題。如果是領導交辦的寫作任務，起草者應就這些問題向領導進行仔細詢問，認真研究，很好地領會個中含義，切不可不懂裝懂，自由發揮。

（三）確定“怎樣寫”——謀篇佈局要細。謀篇佈局，就是圍繞主題把有關內容組織成篇的過程。公文的成敗，往往取決於謀篇佈局。主要應該確定三個方面的內容：

一是定格式。要根據公文的主旨和目的，確定公文的發文對象，選擇適當的文種。

二是定結構。即要為公文建框搭架，即撰寫寫作提綱。寫作提綱至少要解決如下問題：一是要進一步確定中心論點和寫作思路；二是要確定總體結構、段落層次，解決好先寫什麼、後寫什麼的問題；三是要選擇主要材料和骨幹事例，根據文章的總體結構進行合理安排；四是要初步擬出文章的大小標題；五是要基本確定文章的開頭、結尾和論證方式，即如何開篇，如何收尾，如何轉承啟合銜接過渡等。一般而言，為確保公文的準確、嚴肅和寫作速度，再簡單的公文，寫作前都應擬個提綱。

三是定重點。要根據文章的主旨目的，確定哪一部分應詳寫，哪一部分應略寫。上述三個方面確定之後，剩下的就是文字工作了

草擬初稿階段：要一氣呵成

準備工作好比是“十月懷胎”，起草環節則是“一朝分娩”。初稿寫作不順利，就難以高效率地完成預定的寫作任務。從筆者的實踐經驗看，起草初稿最好是一氣呵成。

（一）身心俱入。撰寫公文，也需要一種發自內心的寫作慾望。公文寫作者應當力求變被動為主動，形成一種“我要寫”的心理狀態。在還不具備這種寫作心理的時候，就不要急於下筆。一般來說，缺乏寫作慾望的主要原因還是準備不充分，沒有達到呼之欲出的境界，在這種情況下，應該對文章重新進行研究和思考，一旦成竹在胸，就容易激發寫作熱情。熱情調動起來後，就應該專心致志、全力以赴地進行寫作。

（二）一氣呵成。初稿只是個“胚胎”，還有待修改，所以初稿寫作時不必過於拘謹，應儘可能寫得豐厚一些，儘可能把與主題有關的材料寫進去，把語言展開一些，不一定求精求簡，而應該力求表達到位。較之開始的寫作提綱，是多安排幾個層次，還是合併某些內容，這時也可放開一些寫，根據主題表達的需要，做一些必要的調整。如果初稿寫作時過於拘謹，處處苛求，不斷地否定自己，那隻能是寫寫停停，文氣也可能是斷斷續續，這種做法是不可取的。寫作時遇到難點不要停筆，“跳過”繼續往下寫。一氣呵成的文章，往往能文氣貫通，思路暢通。

（三）不離主旨。當起草者的主觀積極性調動起來後，其思想經驗的積累也自然會被調動起來，文思泉湧，常常會產生一種角色變化的感覺，儼然覺得自己是一位領導者，容易在寫作過程中加入自己的觀點和意圖。但公文寫作畢竟是“代言”而不是“自言”，是代表組織發號施令、指導工作和溝通信息，公文的行文主旨、中心思想、主要觀點在寫作前早已確定。因而執筆者在寫稿時，在觀點、結論、主張等公文的思想、主題方面要按照既定方針，不能隨心所欲地改變和無限度地發揮，對自己的思想要有所收束，不能讓它代替領導和集體的意圖。

修改定稿階段：要雙向審改

作為執筆者，在修改公文時，既要站在行文者的角度，又要從受文者的角度對公文進行審改。

（一）要站在行文者的角度檢驗公文的準確性。對公文的修改，要從大處著眼，小處落筆，先檢查公文的主旨材料、通篇結構是否有毛病，然後從字、詞、句、段逐一進行檢驗修改。

1. 看主題是否正確，表達是否清楚。首先檢查主題是否正確，是否符合有關法規、方針政策等等。主旨正確了，再看主旨是否表達清楚，要從三個方面檢驗：一是要檢查公文的大小標題是否概括準確，是否直接、簡潔、鮮明地反映主題；二是要檢查公文內容表述是否集中，是否緊扣主題，反映主題；三是要看文章的思想性是否與主旨相統一。

2. 看結構是否合理。修改時應檢驗結構佈局是否完整合理，有無殘缺脫漏；段落層次是否分明併合乎邏輯；過渡照應是否恰當；開頭結尾是否得體等等。

3. 看選材是否正確、典型。根據寫作目的和公文主旨的需要，對初稿選用的材料要認真檢驗核實。對虛假失實的材料要堅決捨棄；材料空洞貧乏的應適當補充以使主旨基礎堅實。

4. 看語言是否精當，標點符號是否規範。初稿形成後，要逐字逐句推敲語言，刪繁就簡，竭力將可有可無的字、句、段刪去。同時，用詞要準，要考慮公文的語體特色，以使語言達到準確、精煉、規範、明白、樸實、生動的要求。另外，還要檢查標點符號使用是否恰當，有無錯別字等。這些看似細枝末節，但如果馬虎大意，造成疏漏，就會使受文者產生誤解或引發歧義，甚至出現重大錯誤，給工作帶來困難或造成損失。

（二）要站在受文者的角度檢驗公文的可行性。執筆者在修改公文時，還要從受文者的角度出發，對公文內容的正確性、可行性和指導性進行檢驗。

一要查政策界限是否正確。每件公文規定要做什麼，不要做什麼，應當怎麼做，政策界限必須正確，否則，在執行中必然會產生偏差。

二要查措施辦法是否明確具體。要重視檢查“工作交代”是否明確。凡請示的文件，均須寫明情況和自己的要求及意見，並寫明希望何機關何人何時答覆何項問題。凡指示的文件，對各級的要求，亦應規定明確。

三要查措施辦法是否可行，各方面有無牴觸。文件提出的實現目標的措施和解決問題的方法必須切實可行，否則，就可能成為一紙空文，達不到行文目的。

因此，要注意查明下列問題：提出措施、方法的理由是否充分，它與客觀條件是否符合，在行文範圍內是否有普遍指導意義。同時，要檢查文件的內容與中央、上級發佈的方針、政策、規定等是否保持一致，與同級平行機關的有關規定、辦法有無牴觸，與過去本單位制定的有關政策規定是否有矛盾。如有不一致的地方，要根據情況進行修改或適當處理。另外，還要查看文稿本身的標題和內容、觀點和材料之間有無自相矛盾、互相牴觸的地方。以上三點得到全面解決，才能有效推動受文者自覺地按公文要求行動，促進公文目標的實現。

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