材料如同原料，沒有材料的寫作就好比無米之炊。充分佔有材料是機關文稿寫作的基礎。秘書工作者要勝任機關文字工作，就必須在蒐集材料方面下功夫。
一、研究工作，善於鑑別。蒐集材料的途徑非常多，可以讀書看報、閱讀文件資料，可以去圖書館、檔案館查找，還可以上互聯網利用搜索引擎通過關鍵詞進行檢索。面對大量的材料，哪些是重點，哪些是精華，哪些是有用的，需要善於鑑別。這種鑑別材料的能力從哪裡來呢？只能從實際工作中來。因此，秘書工作者對於本單位工作，不僅要了解和熟悉，而且要深入研究。既要了解本單位工作的發展歷史，也要熟悉本單位工作所處的現狀，還要把握本單位工作的前進方向。尤其是黨和國家的方針政策，上級機關的部署要求，基層面臨的情況問題，橫向兄弟單位的創新做法和新鮮經驗，都要統籌兼顧、融會貫通起來，結合本單位工作實際深入思考研究，從而不斷明確本單位工作的方向、思路和重點。有了這個基礎，就有了一把標尺、一種眼光、一項能力，蒐集材料就能去偽存真、去粗取精，發現真正有用的好東西。
二、圍繞中心，兼收幷蓄。蒐集材料的範圍雖然廣泛，但必須以本單位工作為中心，蒐集到的材料應該具有內在的關聯性，在這個前提條件下多多益善。因此，在把握本單位工作動態的同時，對於上級的新精神新要求、基層的新情況新問題、橫向單位的新做法新經驗都要給予密切關注。要重點閱讀年度工作總結報告、重要會議領導講話稿、理論專題文章、典型經驗介紹、調查報告等有關材料。這些材料有的回顧歷史、展望未來，有的分析形勢、部署任務、明確方向，有的談認識、講措施、提要求，有的梳理歷史事件脈絡、剖析現實存在問題、提出具體對策建議，內容廣泛、全面、深刻，具有較強的現實針對性，是我們瞭解這方面工作的生動教材。這些材料綜合性強、信息量很大、闡述分析比較深入，經常閱讀不僅可以掌握各方面情況，而且還可以培養思維能力，而這正是秘書工作者提高寫作能力關鍵之所在。
三、及時閱讀，消化吸收。碰到一篇好材料，有人複印收藏，有人剪輯粘貼，有人摘錄卡片，有人拷貝歸檔。如果不及時閱讀消化，簡單地把蒐集材料等同於儲存材料，則上述方法的不足之處就會顯現出來。一方面材料的分類、存儲、檢索本來就比較困難，另一方面當你接受寫作任務時還得花費大量的時間去翻檢和閱讀這些材料，難以立即進入寫作狀態。所以，碰到好的文章材料，首先要抓緊時間閱讀，不僅要了解材料的主要內容，還要著重把握材料的精神實質，尤其是其中新穎的思想觀點、思路方法、框架結構等，這些都要反覆領會、做好筆記、消化吸收，努力把文章材料的精華養分內化於心，通過大腦這臺高超的“計算機”進行深加工，在此基礎上創造形成自己的新思想新觀點。古人“熟讀深思子自知”是有道理的。也就是說，蒐集材料不能滿足於找到材料然後放在抽屜裡，而是要通過閱讀消化吸收最終裝進自己的腦子裡，只有裝進自己腦子裡的材料才是管用的。
四、平時為主，臨時為輔。“臺上一分鐘，臺下十年功。”蒐集材料也必須依靠平時積累，機關文稿寫作與蒐集材料也是這種“一分鐘”與“十年功”的關係。材料以平時蒐集為主，可以減少臨時蒐集的忙亂和壓力，臨時蒐集材料只能作為一種有益補充。即使是領導臨時交待要求蒐集某一個方面的材料，只要平時注意積累，就一定會提高辦事效率。如果等到要動筆寫作的時候才去蒐集材料，那就被動而且為時已晚了。所以，秘書工作者務必平時注意大量閱讀材料，並認真做好筆記，及時消化吸收，把大量的基礎性準備工作分散到平時去完成，一旦接受寫作任務，大腦就會立即進入思考狀態，材料已經在腦子裡都是現成的，寫作自然是水到渠成、信手拈來、倚馬可待。否則就要臨時抱佛腳，要花費大量的時間和精力去找材料、閱讀材料，從而勢必影響整個寫作的進度和完成任務的質量效率。
五、融會貫通，推陳出新。蒐集材料的目的在於運用。運用材料有直接引用、間接引用和化用等不同的方式。直接引用別人的思想觀點需要加上雙引號並註明出處，一篇文章裡直接引用的材料總是有限的。間接引用別人的思想觀點既不加雙引號也不註明出處，有時以別人的口吻進行轉述，有時則是用自己的語氣直接陳述，在一篇文章裡如果間接引用的材料過多就會有抄襲之嫌，文風的問題往往也會由此產生，這是需要秘書工作者高度重視並引以為戒的。化用是他為我用、推陳出新的一種處理方法，是運用材料的最高境界。也就是說，我們平時大量閱讀別人的文章材料，認真消化吸收其精華部分，聯繫本單位的工作實際，經過融會貫通並加以提煉、概括，最終形成自己的新思想新觀點。這種新思想新觀點，既吸收了別人思想觀點的合理成分，又思考了本單位工作的實際情況，是思想認識的一次創新、提高和超越。寫作是一項創造性的腦力勞動，蒐集材料和運用材料當以化用創新為上。
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