沒有獨自工作能力 一切無從談起

工作中,特別是團隊工作中,我們不鼓勵做孤膽英雄,但卓越的個人工作能力是一切的基礎。

自己想要脫穎而出,需要良好的個人能力;

想有效影響他人,也需要良好的個人能力。

《橫向領導力》從制訂個人目標、有條理的思考、在行動與思考中學習,專注於本職工作和有效反饋五個方面,講解了如何培養和鍛鍊獨自工作的能力。

沒有獨自工作能力 一切無從談起

作者羅傑·費希爾是談判和溝通領域的高手,他曾受聯合國開發計劃署委託,在哈佛大學開展談判方面的專門研究,開設專題課程,受到學生的廣泛歡迎。代表作《溝通力》、《談判力》都是談判溝通領域裡的經典著作。

第一,制訂個人目標。

很多人都有這樣的經歷:剛接了一通電話,又收到一封信,馬上又得接待一位前來拜訪的客戶……我們馬不停蹄的幹完一件接著就幹另一件,竭盡全力的工作,到頭來卻發現沒有一樣拿得出手的成果。一份研究表明,工作中,很多人都是在打斷同事和被同事打斷中度過的,大部分人都把時間花在了與想要完成的工作幾乎沒有關係的事情上,越努力收穫越小。

出現上述問題的原因之一就是缺乏工作目標。我們正在做的事情可能是公司要求的,但這並不一定是實現目標需要的。合理的目標能幫助我們提高工作效率,如果我們不知道為什麼而努力,就很難成功。當然,也有可能我們已經有了一個目標,卻不管用,它無法激勵士氣,不能衡量成功,也沒有提供前進的方向。

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科學的目標應該具有以下特質:一是激勵我們付出更大的努力。第二有助於對成功進行衡量,對我們付出的努力進行評估。第三是鼓勵我們從現在開始努力。第四保證日常工作有助於實現我們想獲得的最終結果。

單一的目標不可能同時滿足以上所有標準,遠大的目標和實際目標都有缺陷:比如我們計劃創辦一家世界500強的公司,目標遠大,鼓舞人心,可從中我們看不出為完成這個目標今天該幹什麼。而如果我們的目標是寫好今天的工作信息,這又產生不了多大的影響。所以,那麼最好的辦法就是分時間段制訂出一組目標。

首先是鼓舞人心的長遠目標,只有我們的目標有價值、有意義才能激發工作熱情,才能發自內心為這個目標而努力。目標的意義越重大,越能影響和鼓舞正在工作的人。良好的遠期目標應該是著眼未來,制訂這種目標,不要被今天的瑣事我眼下的困難左右。不過遠期目標不能與目前的工作沒有任何關係。不管目標如何遠大,如何鼓舞人心,它都應該做到清晰可辨,能夠指導明天的工作。

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其次是具有價值的中期目標。我們的目標應該能夠衡量工作效果。不能等到幾年以後,才能知道自己能否完成遠期目標。到那個時候為時已晚,想做什麼都來不及了。所以我們的目標中應該有一項中期目標。中期目標就是我們在前進道路上的衡量進展情況的路標,這個目標貼近實際,便於測量,它可以在追逐長遠目標的過程中逐個完成。清晰的中期目標都有時間限制,它可以衡量我們的表現,在我們發現目標存在問題的時候,給自己留出來糾正的時間。

我們還需要一些可以即刻著手去實現的近期目標。遠期目標為我們提供工作方向和指引,中期目標給我們提供前進道路中可測量、有價值的路標。我們還需要知道明天做什麼,下星期做什麼。回答不了這些問題,你也不可能前進。我們應該通過近期目標拉近和中期乃至長遠目標的距離。遠期目標,中期目標和近期目標應該共同指向我們的前進方向。

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第二、有條理的思考。

有了清晰的目標,我們可能會發現還是很難把工作做好,原因之一是我們的思維沒有條理,當我們隨意思考的時候,面對一個複雜的問題就會無從下手。

為了讓思維變得有條理,從而把工作做好,我們需要一組按照邏輯排列的思考工具,這就是作者羅傑斯給我們介紹的“四步思考法”,首先找到面臨的實際問題。然後分析導致目前情況的原因,第三步尋找解決這些問題的方法,最後列出實現目標的具體計劃。四步思考法可以使我們的思維不僅僅侷限於過去或者是未來,能夠把理論和實際聯繫起來,並通過實踐來改善思考效果。下面我們分步略作介紹:

明確問題,尋找制訂決策所需要的信息。不管計劃完成什麼任務,都需要先把問題弄清楚,行動需要以事實為基礎。我們要找到哪些事實與我們努力要實現的目標有關係,目前需要解決的問題是什麼?我們收集研究這些數據的時候,我們的角色就類似於給病人做檢查的醫生,望聞問切,藉助各種醫療器械,廣泛收集各種數據。

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找到存在的問題,下一步就是靜下心來分析產生問題的原因。而具體工作中,我們處理問題時,往往會立即想出一個解決的方案,頭痛醫頭,腳痛醫腳,不去花時間研究這個具體問題背後的原因,沒有辦法制訂出解決問題的最佳方案。

通過上面兩步,我們對自己所面臨的狀況和產生問題的原因,有了清晰的理解,下一步我們就要把注意力轉向尋找解決問題的辦法

。我們所開出的藥方,取決於我們對現實的理解。如果斷定病人的頭暈是因為心腦血管堵塞,就可能要給他心臟搭橋。這一步的思考不涉及具體的計劃,在這個階段,我們只需要想出可行的策略,對他進行評估選擇就可以了。這時候我們應該將自己的需求跟能夠利用的資源進行對比,在這個基礎之上制訂出總體的規劃。

後一步就是把好的想法轉化為行動計劃。很多人的想法很好,但也是一事無成,因為再好的計劃只有把它付諸行動,才能變成現實。很多有創意的聰明人,往往忽略了把好主意轉化為行動計劃這一個步驟。這一步的計劃應該是具體的,具體到是一組非常清晰明確的指令。我們在執行這些指令時不會產生疑問,並能夠得到預期的結果。有條理的思考,始於事實而終於行動。

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第三,把思考和行動結合起來。

思考是沒有止境的。任何思考模型都是對現實世界的簡化,簡化就必然存在缺陷。我們需要將我們的思考與實際情況進行對比,看一看我們的想法是不是符合現實情況。那就要將思考與行動結合起來,把我們的思想運用到實踐中來,通過實踐改善我們的思想。我國古代如家大思想家荀子就曾說過,吾嘗終日而思焉,不如須臾之所學也。

有的朋友可能說,學習這事兒你就不要說了,我從小到大都是學霸,還能不知道怎麼學習。我們這兒所說的學習是工作中的學習,和在學校裡面的學習是不同的。在學校裡我們主要學習的是知識,是事實、公式和理論。而在工作中學習的主要是學習如何做事,學習如何解決新問題,兩者之間是完全不同的概念。

《橫向領導力》給我們提供了從“準備-行動-總結”到“準備-行動-總結”循環往復的在工作中學習的公式。面對一項工作,有效的準備工作是必要的,可以為行動打下良好的基礎。不過計劃永遠不可能達到完美狀態,我們永遠不可能知道是否存在比目前選擇的行動方案更好的方法。

所以不要等待,要儘早行動。該行動的時候,就應該停止思考立刻動手,該思考的時候就放下手中的工具想一想應該怎麼做。不要在計劃和行動之間作出選擇,而是將二者結合起來。

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按照計劃完成工作和花時間思考更好的工作方法之間,永遠存在矛盾,很少人能夠在二者之間做出完美的平衡。為了把思考和行動結合起來,並保持它們之間的平衡,我們在工作中就可以不斷重複上面提到的公式:準備-行動-總結-準備-行動-總結……,如此循環往復。

運用這個方法,我們就可以避免制訂決策時陷入停滯狀態,就可以迅速接收新的信息,也可以把精力投入到最有效率的地方,而不是在收效甚微的地方埋頭苦幹。

第四,專注於本職工作。

工作過程中,我們有時候會發現自己對工作提不起來興趣,缺乏熱情,工作起來特別沒有效率。

產生這種狀況的原因有很多。有的人只是把工作當作養家餬口的工具,認為只是領一份薪水而已,得過且過;有的人感覺這份工作不能發揮自己的才能,幹這份工作屈才了;還有的人認為自己每天做那些重複的瑣碎的毫無價值的工作,一點也不重要,提不起興趣。

不管是什麼原因?對工作提不上興趣,工作不用心,都不應該等待他人來激勵,而應該自己鼓勵自己。在工作中我們應該養成不管做什麼事情都全身投入的習慣。

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《橫向領導力》提供了兩個讓自己對工作產生熱情,更加專注的技巧。

一是循序漸進的實現目標。目標越大,越容易虛無縹緲,越難實現;目標越具體反而越易於集中精力。我們可以把長期目標拆分開,踏踏實實去做今天、這個星期要做的工作,一步一步的往長期目標靠近。

我的一個朋友想當作家,周圍的人聽說了都嘲笑他,他不理會,每天堅持寫1000字,一年下來積累幾十萬字的素材,兩年不到,已經出了一本書。原來感到根本不可能實現的目標,沒想到竟然達成了。這就是積少成多,分階段實施的力量。

二是幫助別人,成就自己。提高工作積極性的另一個有效辦法是幫助同事解決問題。最典型的就是教授同事你擅長的技能。在講解的過程中,我們會更加投入,更加集中精力。教一遍勝過自己學十遍,教別人的同時,也會提高我們自己的水平,並且這種做法的還有一個附帶效應,能提高我們的影響力。

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第五,利用反饋提高工作效率。

我們所取得成績的大小,取決於佔有和使用資源的充分程度。有效的反饋能夠提高工作效率,讓我們佔有更多的資源,能夠提高工作的質量。

在具體工作過程中,其實很多人也知道反饋的好處,也想幫助其他人,並且也可能嘗試過給別人反饋信息,但是結果往往事與願違,我們提出的建議不但沒有被採納,還得罪了對方,讓對方誤解。所以接下來我們就選擇了事不關己高高掛起,誰也不提那些讓對方感到不愉快的話題。

之所以好心辦壞事,很多時候是因為我們缺乏有效的反饋技能。

橫向領導中我們經常用到的反饋形式有兩種:感謝和建議。我們先看感謝。感謝的目的是改善同事對待工作的態度,激勵他們努力工作。人們在一個團體共事的時候,有時候會擔心自己被趕出這個團體,我們可以通過經常向別人表達感謝,來緩解他們的恐懼感,讓他們感覺到他們屬於這個集體,他們是重要的,他們的努力貢獻得到了理解和承認,從而提高他們的工作積極性。

表達感謝的時候,我們針對的是對方那個人,而不是他的行為。 “我認為你非常出色”,“謝謝你,辛苦了”都可以讓對方提高工作效率,更容易和你相處,也更容易接受你的建議和指導。

當然我們不應該對別人提出不切實際的表揚,而應該找到別人身上真正值得稱讚的地方。所以我們必須對所表揚的內容有真切的體會,並仔細考慮這些話可能產生的影響。如果對方發現我們在欺騙他,我們的感謝不僅不會帶來好的效果,反而讓人認為我們很虛偽。

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再看建議。提供建議的目的是幫助別人提高技能,開發潛力。表達感謝針對的是人,比如“感謝您的幫助!”建議則不是,“這件事你應該這樣做。”對事不對人,是建議的特點。就事論事,才能讓對方不產生強烈的牴觸情緒。提供建議時我們的關注點是如何改進工作,而不是如何改變人。

要把握好提出建議的時機,我們可以詢問接受者,告訴他自己要提出一些建議,問他什麼時候合適。那時候他覺得接受指導是自己的選擇,更有可能接受我們的指導。

不論什麼時候提的建議,我們都應該明確一點,我們是在幫助他改變他自己的行為,而不是替他改變行為,自己的行為還是最終要由自己來決定。只有他們自願作出改變,我們才可能獲得成功。

並且不要一次提出過多的建議。口頭建議一次最多隻能提出兩三個,在提出更多建議之前,應該確認對方已經將之前的建議付諸實踐了。

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還有我們提出的建議,應該是具體的。指導意見越籠統,越有可能被當事人看成是對他本人的指責,而不是對其行為的專業分析,我們的目的是幫助對方更好的工作,所以反饋的意見越具體越好。比如說,“你剛才的彙報有問題”,就不如“你剛才彙報中使用的數據應該是去年的,你去核對一下,下次彙報之前一定要確保準確無誤。”

總結一下:良好的獨自工作能力是職業發展的基礎,是影響他人的起點。培養和鍛鍊獨自工作的能力可以從五個方面著手:

一是制訂個人目標;

二是有條理的思考;

三是在行動與思考中學習;

四是專注於自己的工作;

五是有效運用反饋五個方面。


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