寫郵件的背後是對企業內部工作流程的掌握和對自己崗位工作內容的清晰定位。上半年一共收到3萬封左右的郵件，但是真正跟進和回覆的郵件只有400封左右。原因就是因為其他郵件都不屬於我的職責範圍內，不需要，我也沒有資格回覆這些郵件。
很多新人在一開始接觸郵件的時候，因為沒有搞清楚郵件處理的背後邏輯，導致自己做了很多事情卻反而不受歡迎。
那麼，郵件在企業中到底是什麼呢？
具有法律效率：一份默認的法律協議
很多人以為郵件就是在企業內部溝通的工具，其實不然。郵件在小企業中很少見，一般在大企業中運用的較多。是因為小企業內部溝通成本低，彼此之間更加了解。沒有郵件也能很容易達成共識。但是大企業員工多，部門多，流程複雜。很多有業務交流的同事可能從項目開始到項目結束都沒有見過一面。這個時候，很多意見很難基於人對人的性格瞭解來解決這件事情。而需要一種制度性的東西來解決分歧，達成共識。
相互之間的郵件往來就是解決分歧，達成共識的工具。在企業內部郵件是具有法律一般的效率的，公司的制度會給郵件內容足夠的保障，一旦有一方違反郵件當時承諾的內容，其他部門的人在追責的時候，是可以以郵件作為證據，讓對方承擔責任的。
項目督促和推進的工具
因為郵件具有法律效率，所以在郵件中一旦承諾的事情，對方一定會盡力完成，這對項目來說就是一個很好的推進工具。所以在重要的項目節點，如果私下溝通之後，對方仍然遲遲不肯配合執行，那麼就需要使用郵件這個冷硬的工具。
所以，郵件在企業中而言，不僅是溝通工具，更多的是一種督促武器和法律證明物。這也就是為什麼很多人在使用郵件的時候一定是慎之又慎，並且形成了一種書寫郵件的規則。
不用郵件反覆溝通細節
郵件一般是基於一定共識基礎上，將已形成的主要意見發給對方，讓對方對大致方向進行確認。細節問題是需要在發送郵件之前，私下已經溝通過的。因為郵件的及時性沒有社交軟件快，另外基於郵件的功能是法律約束的作用，所以雙方一旦需要用郵件溝通，那就是雙方對執行這件事和具體執行什麼內容已經沒有分歧。需要的只是回覆具體執行結果。
但是很多剛開始使用郵件的人，經常犯的一個錯誤就是無論大事小事都用郵件處理，這樣一來，對於收到郵件的一方會感覺非常疲憊。
注意抄送的藝術
郵件在發送的選項裡，有主送和抄送之分。主送很好理解，就是你需要直接溝通的對方，比較難把握的是抄送。很多人經常犯的一個錯誤是，把本應該主送的人放到了抄送裡，又把需要抄送的人放到了主送人裡面。
要分清這個這兩個有個技巧：一般你需要主送的人都是和你平級的人，你需要抄送的都是自己的領導或主送方的領導。
這是因為，在日常工作中，在你工作範圍之內需要和你相互配合執行項目的，通常是和你平級的人。比你層級高的人通常不會直接執行你安排的事情，他們只需要知道你做的事情就可以了。
但是這裡也有一個例外，就是申請類型的郵件。這個和公文寫作的意思差不多，你的郵件內容是向某位領導申請審批一個東西，那麼主送人就必須是上級領導了。
分層敘述
簡單一點的郵件是針對一個部分，一個問題。複雜的郵件是需要幾個部門協作起來共同解決一個問題。這樣一來在郵件正文中，就需要對各方負責的內容分層次闡述。
