一個企業能在市場競爭中獲勝說明這個企業與其他企業相比有超長之處。這個超長之處就是一個企業在組織、管理、決策、指揮等方面競爭優勢的集合，形成企業核心競爭力。物業管理企業的核心競爭力是什麼？物業管理企業的核心競爭力就是科學合理的成本設置，嚴謹有效的成本核算程序。物業管理行業的生產與其它行業有形產品的生產不同，有形產品的生產需要產品設計，需要購買原材料，需要很多道的加工程序，需要複雜的銷售環節，一個產品從生產到銷售需要經過很多部門和渠道。所以，有形產品的生產，降低成本效果不明顯、不直觀，往往要等到年終經過複雜的經營核算才能反應出來。而物業管理行業不同，物業管理是無形產品生產，不需要複雜的產品設計，不需要購買原材料，不需要多道加工工序，不需要複雜的銷售環節，當月生產（服務）當月見效。節省一份人工費（工資），就增加一份毛利；節省一萬元的管理費支出，就增加一萬元的毛利，效果十分明顯、直觀。
筆者認為，物業管理企業降低成本、實行成本費用管理，主要應從以下四個方面入手：
一、固定成本費用管理。
物業管理企業的性質決定了物業管理企業成本費用主要是人力資源成本費用支出。在固定成本費用組成中，大頭是公司管理人員的工資，特別是中層以上部門領導的工資，千萬不可小視它的比重：一個管理層管理人員的工資，是基層服務層員工的幾倍；減少一個管理人員的崗位，就可以增加幾個服務層員工的費用支出。因地制宜、合理有效地設置公司職能部門，是降低物業管理企業固定成本切實有效的方法和手段。物業管理企業職能部門的職能就是控制、決策、協調、服務四大功能。從勞動生產率的角度來衡量，物業服務管理的全過程，90％的工作量是在管理處完成的。因此，物業管理企業職能部門的設置，應以精幹、高效為宜，部門越少、人員越精越好。機構龐大、人員冗雜是極大的資源浪費，不但增加了成本，還增加了內耗，降低了管理效益。
如何科學、合理、有效地設置公司職能部門和人員崗位？筆者認為，以管理“幅度”來確立機構和和員編制比較科學、合理、有效。管理面積在600萬平方米以內的物業管理企業，總經理的管理幅度為4～6人（含副總經理和主要職能部門經理）；副總經理的管理幅度為8～10人（含職能部門經理和管理處主任）；職能部門經理的管理幅度為10～15人（本職能部門和相關事業部門）。
二、管理費用。
主要指的是招待費和車輛使用費。招待費在許多公司佔有相當大的比例。大家總是說物業管理行業是微利行業，賺錢不易，隨著行業運作的進一步規範，賺錢更加不易。如果一個企業僅公司每年的招待費在30萬元左右，車輛使用費在30萬元左右，這對一箇中等規模的物業管理企業來說，應該是一筆不小的成本費用支出。對招待費的支出要有的放矢，該花的錢一定要花到位，不該花的錢堅決不花。車輛使用方面鼓勵個人買車，公司給予適當補貼，工作時間外出辦事用個人的車，以達到降低公司管理成本的目的。
三、變動成本。
在物業管理企業成本核算中，變動成本佔的比例最大，主要是基層服務人員的工資。物業管理行業屬勞動密集型服務行業，科學、合理地使用人力資本是物業管理企業降低成本的上攻方向。如何控制好人力資本的成本費用？可以從兩個方面入手：
（一）科學、合理地制定基層單位的用人編制。根據公司管理的小區（大廈）的實際情況和本公司的管理水平定崗定編。例如：管理面積比較大的封閉式多層小區，可按人均管理面積3500～4000平方米來核定小區管理處人員編制。技防措施好又是封閉式高層小區，可按人均管理面積3000平方米來核定管理處人員編制。技防措施差又不是封閉式的高層小區，可按人均管理面積2000平方米來核定管理處人員編制。面積較小的封閉式多層小區，可按人均管理面積2500平方米來核定管理處人員編制。開放式的小區管理難度比較大，可根據實際、具體的情況在定編人數的基礎上乘以10～20％的係數。
定編只是一個參考比較值，我們可把定編值看作是小區成本核算的邊際值，大於邊際值就會減少利潤甚至虧損；少於邊際值就能保本或者多盈利。例如：某小區管理面積20萬平方米，多層、封閉式、有兩個人員車輛出入口。按人均3000平方米定編小區管理需要人員60人，各項服務人員全部在內。但是，由於小區管理處主任用人把關比較嚴，嚴格按工作量定崗，特別是管理處內部管理人員，l人身兼數職，結果整個小區管理服務用了52人，比定編人數少了8人，一年增加收入近14.4萬元，效益十分可觀。可見嚴格地控制變動成本，是物業管理企業降低成本提高效益的主要途徑。
（二）向科學管理要效益。
向管理要效益在物業管理行業涉及的面很廣：
1.合理地使用資源。
例如：在物業管理服務中用人第一大戶保安服務和用人第二大戶清潔綠化服務方面，如何通過科學有效的管理來降低人力資本投入，就是一個值得認真研究的課題。目前，深圳物業管理對保安、清潔、綠化服務採用兩種模式：一種是把保安、清潔、綠化承包給社會專業公司來完成；另一種是由自己公司內部的專業公司來完成。是承包給社會專業公司做好呢？還是讓自己的專業化公司做好？這要作具體的分析，個論是自己的專業公司做，還是包給社會專業公司做，總體上說成本是差不多的。筆者曾以我們公司管理的一個比較有典型意義的小區為例，用社會專業公司的報價為基準，對小區的清潔、綠化做過成本分析和比較：在同等條件下，社會專業公司能做到的成本底線，我們自己的專業公司也能做到。實踐證明，有條件的單位，清潔、綠化交給自己的專業公司幹，可以最大限度地降低物業管理的成本和費用支出。主要表現在以下幾個方面：
（1）自己幹可以獲得一定的利潤空間。一個20萬平方米的住宅小區，清潔一年至少可以獲得7.5萬元的利潤收益。
（2）小區的“消殺”可以由清潔工來完成，不用再另外支出“消殺”的人工成本（一年至少可以節省3萬元）。如果將清潔承包給社會專業公司來做，“消殺”就得另外請專業公司來做，還要另外支出一筆費用，加大了成本支出，減少了利潤收益。
（3）小區高層樓宇的“水池清洗”可以由清潔工來完成，不用再另外支付“水池清洗”的人工成本（一棟高層住宅）。如果將清潔承包給社會專業公司來做，“水池清洗”就得另外請社會專業公司來做，還得另外支付一筆費用（一年至少要多支出3.5萬元）。
（4）降低專業技術人力資本的投入。專業技術部門養一個專業工程師，可以滿足10個左右管理處的專業技術需要，而管理處養一個專業工程師，待遇低了留不住，待遇高了養不起。至於包給社會專業公司好管理，交給自己的專業公司做不好管理的說法是不準確客觀的。好不好管理，關鍵是看公司內部管理機制能否按市場化機制來運作。在成本核算上能否把自己的專業公司，當作社會化專業公司一樣來對待、來要求，並給予相應的自主經營權。
筆者認為，內部專業化服務（由公司自己的專業公司完成專項服務），應側重專業技術服務；外部專業化服務（公司自己的專業服務公司對外開拓的專業服務項目），應側重專業經營服務。內部專業化服務主要指的是：專業化技術服務、專業技術管理和專業技術培訓。例如：保安、綠化、清潔等專業化服務工作，如果每個管理處都養一兩個這樣的專業技術人員，工作量既不飽滿，又會加大管理成本，得不償失。實行公司內部專業化管理，專業技術人員可以充分發揮資源優勢，一個專業技術人員可以兼顧很多個管理處的專業技術培訓、專業技術指導、專業技術服務等工作，達到事半功倍的作用。這就是內部專業化管理的優勢。
公司內部專業化管理，就是要把“一體化”管理的優勢與“專業化”管理的優勢結合起來——小區日常專業化管理交由管理處來完成，其它的由公司內部專業化公司完成。例如：小區清潔工作如何安排，需要多少清潔工，哪裡應該重點打掃，什麼地方還需要加派人手，對清潔工作的考核處罰，清潔工的工作表現以及能否留用等等權力，交由管理處執行。人員招聘、技術培訓、施工材料、施工專業技術、質量標準、內部考核等等由專業部門執行。綠化、保安也是如此。
清潔、綠化、保安等專業服務工作情況如何？質量好壞？公司只考核各個管理處。至於如何達標？如何保證服務質量？由管理處來要求和約束專業部門。充分發揮公司職能部門、管理處、專業部門等多方面的積極作用，最大限度地提高成本效益率。
2.合理開發資源。
對小區各專項專業服務，實行日常工作由管理處“綜合”管理的最大好處就是可以最大限度地開發利用資源。“綜合”管理的基點是不管哪一項專業服務出了問題，日常管理責任都在管理處，都應由管理處來負責協調解決。通過激勵手段提高員工的工作效率來降低成本。例如：小區的日常保安巡邏工作，由管理處統籌安排（適當增加清潔工的待遇），交給保潔工來兼顧完成；保潔工在保潔過程中要不停地在自己負責的區域內巡視，完全可以兼顧保安員的巡邏職責；清潔工日積月累對責任區內的各種情況十分了解，由清潔工兼顧保安巡邏工作效果會更好。一旦出了問題由負責治安防範的事務助理負責，由事務助理負責查找原因，提出改進措施並監督執行。這樣就可以減少白天保安巡邏崗的人數（增設少量的保安巡邏機動崗）。一個15萬平方米的開放式小區，全少可以減少4個保安員巡邏崗位，一年就可以增加7.2萬元的收入。
3.合理配置資源。
對專業服務公司來講，合理地配置資源可以最大限度地降低成本增加效益。例如：負責清潔的專業部門，在保證與各管理處簽訂的專業服務合同書各項條款和服務質量的前提下，合理地配置人力資源：將清潔工作分為清潔和保潔兩部分，集中六分之三的人負責清潔，下午6：00一7：00進行小區公共場所的清潔工作；晚9：00以後，進行樓道內的清潔和垃圾清運（晚間人們已休息對清潔好的環境不會有多大破壞），工作完就回家休息，第二天白天不上班。將六分之二的人用於保潔，保潔工的工作區域大於清潔工的工作區域。工作時間早上8：00—中午11：00，下午2：30—5：00（人們上班時間）。抽出兩個人負責清運垃圾和頂班凋休。這樣既保證了服務工作質量，又解決了清潔工的休息問題，同時，減少了六分之一人力資本的投入，達到了減員增效目的。
4.通過科技手段來降低人工成本。
在道口增設電腦自動收費系統；在小區內增設安防監控系統，既安全可靠，又能增加收費，同時達到減少保安員崗位，降低人力資本的支出，兩年內就可收回投資成本。
四、節能降耗。節能降耗在物業管理行業主要體現在兩個方面：
1.公共用電。筆者曾做過詳細的測算：高層樓宇每1萬個人米公共用電，電費支出約1萬元左右（合電梯用電在內），公共用電是高層樓宇管理成本費用支出的大項。公共用電的節能重點應放在地下停車場、電梯間等24小時用電照明的地方，主要方法採用節能燈具降低能耗。我們曾用電錶對節能燈具和普通燈具做過實際比較測量，40W的節能燈具比普通燈具每天節約電能0.25度，年節約電費支出66元，減去節能燈具高於普通燈具的成本支出，每年每盞燈可以增加效益收入62元，效果十分明顯。
2.電梯用電。電梯是公共用電的耗電大戶，一部停站20層樓的電梯，每小時綜合耗電量約25KW左右。筆者現在要說的是一種反向能耗，我們現在很多高層為了節約清潔費用的支出成本，在樓層內個設垃圾箱。由於樓層內不設垃圾箱給住戶帶來生活不便不說，也帶來了能耗的增加。如果一層樓有8戶住戶，每天平均倒垃圾最低次數為1.5次，樓高30層電梯平均運行一次（一上一下）為60秒鐘，以耗電量每小時25KW的電梯計算，運行一秒鐘耗電量0.007度電，60秒鐘耗電0.32元。一棟住戶240戶的高層住宅樓，按每2戶同一時間丟垃圾，電梯每天要為住戶丟垃圾多運行耗電：240戶 ÷5.2×15次×0.32元×30天×12月=20736元，這是最保守的計算。而在每層樓設垃圾箱的成本是：每層樓2個密封垃圾箱，每個垃圾箱投資100元，垃圾清運車1輛，一次性投資1000元，人垃圾袋每個0.22元，每天更換一次，第一年費用支出為：2個×30層×100元＋（0.22元×2×30層×30天×12月）＋1000元=11752元，這是第一年費用支出，垃圾箱、垃圾車一次性投入，至少可以使用3年以上，所以，第二年的費用支出僅有4752元。第一年可節約費用支出：20736元－11752元=8984元；第二年節約費用支出：20736元－4752元=15984元，誰優？誰劣？一目瞭然。
另外樓層內設垃圾箱還可以節約清潔工的人力資本支出。如果只在單元大門外設一個垃圾箱（樓層內不設），清潔工平均每天1～2小時就要清運一次垃圾，星期六、星期天高峰時平均每15分鐘就要清運一次垃圾，同時，樓內不設垃圾箱，夏季有些住戶怕垃圾放在家裡有味，就將垃圾丟在走廊內，也增加了樓內的工作量。
企業管理的一個根本任務，就是如何研究不斷降低成本。在我們物業服務工作中有許多可以降低成本的地方，只要我們認真去找，“遍地是黃金”。
