一
01 说明不属于国家规范标准内的公文文种
从标题来看，《湖北省红十字会关王"N95口罩36000个”接收和使用情况更正说明》（以下简称“更正说明”）不属于公文文种，行政机关的公文种类主要有（《国家行政机关公文处理办法》第九条）：
（一）命令（令） （二）决定
（三）公告 （四）通告
（五）通知 （六）通报
（七）议案 （八）报告
（九）请示 （十）批复
（十一）意见 （十二）函
（十三）会议纪要
《更正说明》属于一般性应用文。
应用文按性质分为：
一般性应用文，指法定公文以外的应用文。一般应用文又可以分为简单应用文和复杂应用文两大类。
简单应用文指结构简单、内容单一的应用文，如条据(请假条、收条、领条、欠条)请贴、聘书、文凭、海报、启事、证明、电报、便函、说明等;
复杂应用文指篇幅较长，结构较繁、内容较多的应用文，如总结、条例、合同、提纲、读书笔记、会议纪要等。
公务文书又称为公文，它是指国家法定的行政公务文书。
将《湖北省红十字会关王"N95口罩36000个”接收和使用情况更正说明》变更为公务文书，选用哪一类公文文种比较合适呢？我们选几个比较接近的公文文种分析：
通报：用来表彰先进，批评错误，传达重要指示精神或情况时使用的公务文书。通报适用行政机关，党务机关及人大使用。
但是通报的发布范围，往往是在一个机关或一个系统内部使用，所以不合适。
通知：运用广泛的知照性公文。用来发布法规、规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理某项事务等。
人称为“事前诸葛亮”，通知再前，通知内容处理再后。所以不合适。
通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项的周知性公文。处理的事是周知小事，服务的是民生大众。所以很合适。
那标题可以修改为《湖北省红十字会关于"N95口罩36000个”接收和使用的通告》。
02 用语不严谨 缺乏规范化
该《更正说明》，单位使用不一致，有的是“万个”，有的是“个”：
现将捐赠的"N95口罩36000个” 更正为“ KN95口罩36000个”,其流向“武汉仁爱医院1.6万、武汉天佑医院1.6万”更正为“武汉仁爱医院1.8万个、武汉天佑医院1.8万个”。
应修正为：
现将捐赠的"N95口罩36000个” 更正为“ KN95口罩3.6万个”,其流向“武汉仁爱医院1.6万、武汉天佑医院1.6万”更正为“武汉仁爱医院1.8万个、武汉天佑医院1.8万个”。
公文中数字的使用有一定的规范：尾数有多个零的整数值的写法，可改写为以万、亿作单位。
例如：237000000可写成23800万或2．37亿，但不能写成3亿4千5百万。
03 常识性错误
- 落款中，将日期2020年1月31日错写成2019年1月31日，这犯了常识性基础错误。
- 将“KN95口罩”误写成“N95口罩”。
准确、平实是公文最起码、简单的要求，可实际情况是基础性错误接踵而来。比如日期错误、多出标点符号或是错别字。
多检查，勿急躁是避免此错误的唯一办法。
- 用印不规范
公文用印有一个标准要求是“上不压正文、下压日期”，也称作骑年盖月，意思是说章的边缘要穿过年份的数字，且把月份数字包在里面。如下：
04 语言用语不恰当 表述显累赘
《更正说明》第二段对医院求助急救物资描述到：
当时，武汉科技大学附属天佑医院、武汉仁爱医院向省红十字会发来紧急求助信息，申请紧急救助，提出也参与了新冠肺炎防治工作，在本医院也有很多发热群众候诊就医，急需防护用品。
表述缺乏最基本的逻辑，且显得累赘，修改如下：
与此同时，武汉科技大学附属天佑医院与武汉仁爱医院在应对新冠肺炎防治工作中，均出现医疗防护品物资紧缺，并向我会发出紧急求助。
05 结构逻辑层次混乱
《更正说明》有三段组成：
第一段：发布信息后被质疑-核实-更正；
第二段：本批物资从哪来，去了哪里，为什么去；
第三段：确定更正并表歉意。
可以看出，它采用的结构是总—分—总式。
说明文的总分式结构一般有三种形式:
(1)总—分 先总体的概括，再分说，结尾没有总结性的语言；
(2)总—分—总 先总体的概括，再具体来说，最后再总结；
(3)分—总 先具体来说，最后总体概括。
不过在段落内容布局上，存在内容结构混淆。
毛泽东在1951年1月主持制定的《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定中的文字缺点的指示》中特别加了一段：
“一切较长的文电，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要文句，说明全文的目的或结论，唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。”
《更正说明》段落结构可以这样修改：
第一段：核实-更正；
第二段：更正的原因，更正物资从哪来，去了哪里，为什么去；
第三段：确定更正并表歉意。
二
原文修改后（内容是本平台引用立场，与落款单位无关系）：
湖北省红十字会关于
"N95口罩36000个”接收和使用情况
更正说明
2020年1月29日和1月30日，我会先后在“博爱荆楚”微信公众号和门户网站公布了第一批次防控新型冠状肺炎捐赠物资使用情况信息，据核实，该信息第14条数据存在漏洞，现更正如下：
1.捐赠的"N95口罩36000个” 更正为“ KN95口罩3.6万个”；
2.流向“武汉仁爱医院1.6万、武汉天佑医院1.6万”更正为“武汉仁爱医院1.8万个、武汉天佑医院1.8万个”。
2020年1月26日,一家爱心企业向我会捐赠3.6万个KN95口罩。经向卫生健康部门了解,该型号产品仅可用于普通防护，不能用于新冠肺炎治疗一线医护人员防护。与此同时，武汉科技大学附属天佑医院与武汉仁爱医院在应对新冠肺炎防治工作中，均出现医疗防护品物资紧缺，并向我会发出紧急求助。
经沟通，我会将该批口罩平均捐赠给武汉科技大学附属天佑医院和武汉仁爱医院（数量皆为1.8万个。）
而后使用情况公布后，有网友对第14条记录“N95口罩36000个”的接收和使用提出疑问。我们迅即复核,发现确因工作失误导致公开的信息不准确。
对因工作失误导致捐赠信息发布不准确，我会深表歉意。我会将在今后的工作中加强工作严谨度，杜绝此类事件再发生，欢迎社会各界对我会工作进行监督。
特此说明。
湖北省红十字会
2020年1月31日
以上，
祝好。
欢迎关注@综合办公室主任，6年主任实战经验，通关办公室各类技能。公众号：综合办公室主任
