5S推進組織和組織方式(二)
宣傳策劃
我們已在前面提過，組織建立以後，就要分工合作，然後進行文件的整理，確立完善的文件系統，讓全體員工都充分了解5S，激發員工對推動5S的熱情和興趣，積極地參與，在公司上下全面掀起積極地貫徹執行5S的熱潮。
宣傳策劃顯然是貫徹執行5S的一種非常重要的手段和工具。
說起宣傳，每個公司可以說是八仙過海，各顯神通，但歸納起來常用的也不過有以下幾種：
●標語
●倡議書
●板報，牆報
●有獎競賽
●口號徵集
●有獎徵文等等這些都可以依據公司的具體情況而定。
【例1】
某一個公司提倡的5S清潔口號
◆戴手套作業，
◆不隨地吐痰，不亂扔垃圾，
◆把掉下來的物品揀起來放好
【例2】
某公司倡導的環境保護書
隨著人類社會不斷地向前推進和發展，隨之出現的各種問題也越來越嚴重，人口膨脹，森林被瘋狂的採伐 4，地球的保護層——臭氧層，已被我們親手製造的氧化物弄開了幾個缺口。人類正遭受到太陽紫外線直射的威脅，水源也正在不斷地受到嚴重的汙染，各種自然資源日益減少，動植物的滅絕種類同樣也不斷地在增多，人類賴以生存的環境日益受到威脅的同時，有沒有人想過，我們應該而且有能力做些什麼？
環境保護在歐美等先進國家早已經廣泛地展開，在日本也隨著生產力的要求企業致力於環境保護，日本的保險業、報社、投資情報公司早已把環境列為對企業的評價基準之內。趨於這種動向，要求企業關注的是環境的問題，面對世界經濟的迅速發展，世界各國對環境的保護也日趨重視，我國政府從長遠利益的考慮出發也早已把環境的法制建設直到環境意識列入了議事日程，並把環境保護列為政府的十大任務之一。我們應當響應國家的號召，積極開展環境保護活動，改善我們周圍的環境，保護我們賴以生存的珍貴的地球。在我們的身邊有哪些環境與我們有關？
這家公司就進行了幾個推進，
◆按照指示書的標準進行操作——減少不良品和報廢品
◆複印紙正反面的使用——節省資源
◆廢液不可直接倒入下水道——防止環境汙染
◆不使用或盡少使用塑料袋——防止環境汙染
◆減少垃圾量——廢棄物的減少
◆舊紙箱回收——資源再利用
◆瓶瓶罐罐的回收——資源再利用
◆心存節電意識——節省資源
◆乘車外出時避開高峰期間——節省能源
結合公司的實際運作，以及5S的運動，我們提出將垃圾進行分類擺放的建議，這就是一家公司對環保的一個倡議書。
公司將目前生產的垃圾分為兩大類：
①不可回收型的垃圾。如電池、塑料製品，塑膠，包括廢棄文具等，菸蒂，乾燥劑等；
②可回收型的垃圾。又細分為直接回收利用型及不可直接回收利用型。
Ａ類：就是可直接回收利用型的，主要為汽水罐，啤酒罐，鐵器或塑膠、膠紙桶等；
Ｂ類：不可直接回收利用型，主要有報紙廢紙，發報膠，標貼，保護紙等材料。讓我們都積極地行動起來，保護環境，讓天更藍、地更綠、水更青、山更美。
教育培訓
倡議書以後，就要進行到教育培訓。5S推進組織，並不是一個僅知道８個小時忙忙碌碌，自己領導自己的作業組織，而是把推進實施5S做為一項日常性的工作。
作為推進的組織，首要任務就是把全體成員，每一個職員培養教育好，領導全體職員同心協力，共同推動5S運動。其次，作為消除浪費和推行持續改善活動的組織，如何把活動維持在一個較為理想的水平，教育培訓是一個關鍵的因素。評價這個組織是否成功，不是看它做了多少，而是看大家都做得怎樣。
制訂教育培訓計劃(Plan)
進行教育培訓，首先掌握一個原則叫做Ｐｌａｎ計劃，可以根據實際的情況編制年度、季度、月度、或臨時項目等各種計劃。根據管理人員或操作員，新進的員工及其他不同的員工等，要視不同的情況量身定做。對於管理人員應該做管理人員的培訓，對於操作員、作業員，應該做操作員作業員這一類的培訓，對於新進員工，應該安排新進員工的培訓，這就是量身定做，教材，教具一定要齊備。
教育培訓(Do)
5S推動的教育培訓也在計劃裡面，一定要有合適的學習環境，參與啟發互動，讓每個參與者或者每個學員都能保持濃厚的興趣。教育培訓也要學習或練習，用一些遊戲或辯論、競賽的形式可以提高培訓的效果。
教育培訓的主要內容包括
◆5S活動的概要及目的
◆5S的實施方法
◆5S的評比方法
◆IE（環境）的改善手法的介紹
要讓員工瞭解到，5S活動能給公司以及自己帶來什麼樣的好處，進一步地讓員工們都主動積極地去做，而不是用命令去強制地執行。教育的內容要生動，形式要活潑，因人而宜，必要時還可以配上錄像、案例，進行模擬的演習，配發學習手冊等。
考核檢查(Check)
有培訓就要有考核，考核的目的是提高學員重視的程度，獎優、罰劣，向優秀的成員頒發證書，通報表揚，對於不及格的要進行補考，要考到及格為止。
總結經驗(Action)
在教育培訓過程中，及時地總結，是為下一次培訓做好準備。按照ＰＤＣＡ這四個步驟可以配合標語，新聞，報刊，競賽等宣傳形式，必要時還可以外聘顧問來授課。
【自檢】
(1)有人說產品質量是企業的生命，好的產品才具有競爭力，產品質量搞上去了，這個企業自然就會發展上去。如果沒有好的產品質量，即使推行了5S，這個企業也很難發展，對於這種說法，你是怎麼看的？為什麼？
(2)制訂一份5S年度培訓計劃，並遵照執行。
現場巡查
工作不能脫離實際，5S離不開現場，在工作場所每個人都有自己的工作任務，都非常忙碌，讓每個人都時時刻刻地自覺遵守5S，有一定的難度，所以必須經常進行一些5S的現場巡查評價，創造一個持續改善的良好工作環境。5S推進組織應該定期的，最少每週要有一次巡查現場，把握現場的狀況，更正不符合事項的改善進度，現場巡查一定要注意以下幾點：
●態度要嚴肅、認真，要非常重視問題
●要抱著解決問題的心態，而不是炫耀權利，現場巡查的人員要精簡，不可以前呼後擁，虛張聲勢
●現場巡查要讓每個員工都積極主動地找問題，提出自己的看法，不當一言堂的堂主
●對好的地方要肯定表揚，不好之處要毫無保留並毫不留情地指出，屢次指出卻沒有改善的，要嚴厲地批評指正並給予扣除獎金的經濟處罰
●現場巡查時對基層提出的意見或建議請求，一定要記錄，迅速地解決問題，並及時地反饋
●現場巡查後，要針對問題發放5S問題改善通知書，並追蹤改善
【自檢】
請填寫5S問題改善通知單。
總結報告
在5S的整個推進過程中，要特別注意及時總結報告，讓公司的每一個人都能及時地把握工作的進度，高層領導的正確決策，基層對5S獲得新的理解，形成新的推動力。
談到報告，很多人的腦海裡馬上會形成這樣一種觀念，那就是打小報告，這是一個錯誤的想法。就日常管理而言，報告是十分重要的。無論是對具體的事實，還是上下級之間的消除誤解，經常報告，就能使上司瞭解你在做什麼，以及你努力的程度，取得了怎樣的效果，並給予必要的支持，指導。即使失敗了，上司也會覺得部下已經盡了力，誰會料到失敗呢？
總結報告的好處
1．是避免問題發生或減少損失的重要手段
在問題發生之前來報告，你就能爭取最多的時間來尋找對策，把損失降到最低，最小的程度。事後才報告於事無補。
2．是上司正確決策的基礎
來自生產第一線的情報是非常重要的。但作為上司不可能什麼都瞭解和掌握，幫助上司的最好辦法就是你經常地報告你見到聽到的以及你所瞭解的情報，你的看法，使得上司能準確地把握全局，並正確地指揮全局。
3．能溝通上下關係
對於上司安排的工作，及時報告，監督情況是每一個管理者的義務。報告能使上司從單身的狀況中解脫，並對你產生"你辦事我放心"的感覺。報告還可以密切上下級的關係，是溝通的出發點。
4．使上司參與解決問題
報告可以使上司參與解決問題，得到上司幫助的機會。上司之所以成為上司，一定有他過人之處，所以在解決問題的過程中，經常與上司溝通，得到上司的幫助，能有助於你更快更好地解決問題。
5．是使自己的擔憂和煩惱由上司也為您承擔一半的最好的手段
有困難時，重要的是首先要由自己設法解決，但如果的確難以解決時，你就要及時地向上司報告，上司會很樂意地幫你解決。你的擔憂和煩惱至少會減了一大半。
6．經常報告的人能得到正確的評價，而不報告的人只能由結果得到評價，在性格方面容易遭到誤解
上司對你的評價不僅是結果，而且還有整個過程，但反之，如果平時你不去報告，上司只能看到最終的結果，誰能保證每項工作都做得好呢，而且上司很可能認為你是孤僻的、不合群的、不適合往更高職位發展的人。
7．經常報告可自然而然地提高自我約束力，更有可能提高自己對工作的積極性
報告對自己來說，是一個很好的總結，哪裡做得好、還不夠，工作上引起上司的關注，自己也有更大的壓力和動力。
及時報告的要求
圖11-1 報告流程示意圖
及時報告應注意幾個要點
1．要打破現狀，讓上司有意外的驚喜
雖然整理、整頓、清掃、清潔，這些都是很簡單的工作，但是它是細分到每個責任人身上的；還有每個組織的人員因為環境教育、背景不同，因此思考方式也有所不同。在這個團隊裡，我們從最簡單的開始，但進行到制度化，走上習慣化的過程中，每一件事情都要養成一種報告的習慣，隨時與你的上級報告。你只有報告才會讓上級更能瞭解你的工作進度、更能知道你做的程度，以及指導你該如何進行下一步的事情。在報告的過程中，還可以得到好處，上司掌握了你的進度，可以協助你，幫你解決問題。假如你是一個車間的主管，你的工作就是主動積極地發現問題，解決問題，而且你要讓你的上司感覺到你這個團隊，你這個小組永遠是公司內最好的團隊，最好的小組，讓你的上司感覺到你永遠是第一。
2．實事求是
報告要以事實為基礎，做到實事求是而不要誇耀成績或歪曲事實，更不可以偽造。即使在報告自己的設想時，也要說明背景原因及邏輯方法；報告預測結果時，對成績應儘量要保守估計；報告取得了成績時，切記不要忘記感謝上司和相關人員的支持和協助。
3．報告要簡明扼要
報告一定要簡明扼要，儘量有用，一至兩張紙就可以寫完，具體的數據做附表。先講結果，後講方法，以引起人們的興趣。成果最後都要折算成金額，以便於比較。報告的時間要在30分鐘以內。
4．報告要注意時機和場所
報告一定要把握好時機，你不能每天專門找你的上司來報告。在上司來部門巡視時，抓住機會去報告最好。在現場報告時，不要忘了向上司介紹下屬，要特別肯定下屬的成績，只知自我表現，獨佔功勞的人，上司是不會欣賞，下屬也不願意跟隨的，所以報告的環境和時機，需要認真地把握。
5．報告壞情況需要勇氣
報告壞情況怎麼辦？你必須中肯，要客觀，要有承擔勇氣和自責的精神，不要把責任推卸給同事或部下，自己反倒像是受害者。
所以在進行報告，最後到總結時，公司目前維持情況可以歸納為過道或工廠內已經沒有亂擺放的物品或廢品垃圾，很整潔，員工已經積極地找出了改進方法，其它崗位的員工，也都在效仿，工具等方面都已經放置在原位，按照5S的水平來衡量是合格的，但是公司的目標是最好的5S，公司上下都要充滿著努力改進的氣氛，一進入工廠就感覺到大家都是親自動手進行各種改進，所以我們需要倍加努力地繼續前進，推進5S。
合理化建議
一個報告，一定要有一種中肯的結尾，就是合理化的建設，或叫合理化的建設性的意見。在舊的企業裡，合理化建議又稱為提案，或稱為改善提案，是發揮員工智慧潛在力、科研智慧的潛力、主人翁精神，以積極的心態通過一定的途徑。向一定組織或人員以書面形式提出，或間接或直接地提出建議，從而改善本職工作的一種方法，是5S的一種高級形式。
企業的生產設備工藝管理等方面永遠存在著不足以及不合理的地方，所以企業管理就是點點滴滴的合理化的過程，企業員工專心致志於本職工作，對於現場的管理，沒有誰比他們瞭解得更清楚了，所以我們要發揮員工們這種無窮智慧和潛力。
【自檢】
每人針對公司的狀況擬寫一個合理化建議書
5S的推動是讓企業一步步地向前推進。在一個企業內，如何把宣傳策劃、教育培訓、現場巡查做好，如何使每一個總結報告做得很好，最後提出合理化的建議。只有提出合理化建設性的意見和建議，公司的主管部門得到這些建議，並真正改善工作，這個企業在推行5S的過程中，才會一層層地往上走。企業要步步高昇，每一個步驟、計劃都是一步步地往前推進，稍有不慎，整個5S的推動就可能付諸東流。所以做好宣傳策劃、教育培訓、現場巡查、總結報告，處理好合理化的建設性意見，都是至關重要的。
