机关文稿的谋篇布局，主要是解决文稿的结构安排问题。具体说来，就是要做到以下四个“要”，防止四个“害”：
第一，要集中，防止分散。
不论是机关文稿，还是一般的文章，文中的层次、段落都具有独立性，因此，就要求一个意思在一个层次或一个段落里要集中讲完，不能把互不相干的意思放在一个层次或一个段落里，需重点强调的内容一般要单独成段。很多初学写作的同志经常把稿子写得很发散，东一言、西一语，不知道想强调什么，让看的人也糊里糊涂，找不到重点，摸不到方向。
撰写文稿要求内容集中，重点内容放在重点部位重点写，就是为了便于瞄准靶子，既能使文稿突出中心，集中解决主要问题，又能促使撰写者在顾及全面的同时，尽可能写得简洁些，强化主旨，突出主干，避免分散用力、平均用力，内容过于庞杂，冲淡了主题，这样可以使文稿更容易为人所通晓，更有生命力。
大家都知道《关于建国以来党的若干历史问题的决议》，这是中国共产党历史上具有深远影响的重要文件，经长时间讨论和修改，集中全党智慧形成。
当年邓小平同志在审阅起草小组关于《决议》的提纲后，针对提纲中的问题首先提出来的一个基本要求就是“要写得集中一些”，要集中主要精力、主要笔墨写好“中心意思”。
小平同志一开始就明确指出，《决议》应着力写好这三条：第一，确定毛泽东同志的历史地位，坚持和发展毛泽东思想；第二，对建国30年来历史上的大事，哪些是正确的，哪些是错误的，要进行实事求是的分析，包括一些负责同志的功过是非，要作出公正的评价；第三，通过这个决议对过去的事情做个基本的总结。
邓小平同志不仅全面阐述了《决议》应写好的中心意思，而且反复强调“其中最重要、最根本、最关键的，还是第一条”“这是最核心的一条”。我们知道，任何文件的起草都是为了解决问题，如能这样具体说明、突出强调该文件应“集中”下大力解决好的最主要问题，既能使文件起草的目的要求是高度概括化、原则化的，其目标方向又是具体化、明确化的。
那么，我们在撰写机关文稿时怎么样才能“写得集中一些”呢？
首先，在段落布局上要克服提纲铺得太宽的问题，不能追求面面俱到，追求的越全，文稿就可能越散；
其次，在表达方法上，要尽量避免叙述性的手法，避免一点一点进行细节性的描写和论述，应当集中对重要问题进行论证；
最后，在具体语言运用上，要言简意赅、当短则短，多用短句子，少用长句子，尤其是复合句，写得冗长繁杂反而显得包罗万象，抓不住重点，揭示不了事物的本质，突出不了主题，让读者看了有不知所云之感。
第二，要严谨，防止疏漏。
结构严谨是撰写机关文稿最基本的要求其实也是任何一种文章写作的基本要求。要做到结构严谨，在谋篇布局时需要全面把握材料之间的内在关系，进行合理的安排和设计，从而在文稿内容上做到论述清晰，逻辑严密，关系顺畅。
我们在撰写文稿时常常会选择因果、并列、递进、正反等逻辑关系，不论是如何提出问题、分析问题、解决问题，都要讲究结构严谨，使文稿能够多角度、多层次、全方位地论证问题，从而成为一个有机统一的整体。
比如，国家《关于进一步支持小型微型企业健康发展的意见》共分八部分，结构框架包括以下内容：
一、充分认识进一步支持小型微型企业健康发展的重要意义
(一)增强做好小型微型企业工作的信心。
二、进一步加大对小型微型企业的财税支持力度
(二)落实支持小型微型企业发展的各项税收优惠政策
(三)完善财政资金支持政策。
(四)依法设立国家中小企业发展基金。
(五)政府采购支持小型微型企业发展。
(六)继续减免部分涉企收费并清理取消各种不合规收费。
三、努力缓解小型微型企业融资困难
(七)落实支持小型微型企业发展的各项金融政策
(八)加快发展小金融机构。
(九)拓宽融资渠道。
(十)加强对小型微型企业的信用担保服务。
(十一)规范对小型微型企业的融资服务。
四、进一步推动小型微型企业创新发展和结构调整
(十二)支持小型微型企业技术改造。
(十三)提升小型微型企业创新能力。
(十四)提高小型微型企业知识产权创造、运用、保护和管理水平。
(十五)支持创新型、创业型和劳动密集型的小型微型企业发展。
(十六)切实拓宽民间投资领域
(十七)加快淘汰落后产能。
五、加大支持小型微型企业开拓市场的力度
(十八)创新营销和商业模式。
(十九)改善通关服务
(二十)简化加工贸易内销手续
(二十一)开展集成电路产业链保税监管模式试点
六、切实帮助小型微型企业提高经营管理水平
(二十二)支持管理创新
(二十三)提高质量管理水平
(二十四)加强人力资源开发。
(二十五)制定和完善鼓励高校毕业生到小型微型企业就业的政策。
七、促进小型微型企业集聚发展
(二十六)统筹安排产业集群发展用地
(二十七)改善小型微型企业集聚发展环境。
八、加强对小型微型企业的公共服务
(二十八)大力推进服务体系建设
(二十九)加强指导协调和统计监测。
全文共用八个标题标示出内容的主体构成，围绕“支持小微企业健康发展”这一中心话题展开。首先论述了进一步支持小型微型企业健康发展的重要意义，作为“意见”这一特殊的机关公文形式，首先论述“为什么这么做，这么做的意义是什么”是常见的笔法。
然后，全文分财税支持、缓解融资困难、结构调整、开拓市场、提高经营管理水平、集聚发展、公共服务等与“支持小型微型企业发展”这一中心关联的7个方面全面展开，并列式推进，整体结构非常严谨，也非常完整。
以上8个部分之间，先强调支持的重要意义，然后讲财税支持，这是对小微企业非常重要的一个层面，之后说怎样缓解融资困难、进行结构调整、开拓市场、提高经营管理水平、促进集聚发展，最后才涉及后勤保障的公共服务，体现岀互相关联的衔接关系和互为依存的递补关系，脉络明晰，逻辑很严密。
要做到结构严谨，我们在谋篇布局的时候，既要从各方面考虑主题和各段落之间的关系，还要考虑文稿所反映的主题意旨有无偏差和漏洞，是否顾此失彼、相互矛盾，是否会引起结构错乱等问题。只有缜密而周全的思考，写出来的文章才能严谨、自成体系。
做到结构严谨还要遵循机关活动的一般规律。国家机关的公务活动都是有章可循的，作为表现机关活动的机关文稿，谋篇布局就要考虑是否合乎思维形式和公务活动的规律，主旨材料是否和谐统一。如果对客观事物和现象的普遍联系以及机关工作所固有的规律认识不清，思路不明，结构必然混乱。
一般的结构安排要按照由总到分、由近到远、由局部到整体、由特殊到普遍、由原因到结果、由过去到现在、由主到从的思路来。
当然，也不排除个别情况，出现相反的问题，不管按怎样的顺序表达思想和主题，只要符合客观规律，排列恰当，都是可以的，但不可忽远忽近、忽主忽从、忽明忽暗、忽左忽右，这样就会思路不清，结构混乱。
因此，我们平时就要在思维上下功夫，重视锻炼自己严密的思路，并根据机关文稿的写作特点，进行调整设计，提高机关写作的思维能力，写出高质量的文稿。
第三，要条理，防止杂乱。
机关文稿的正文一般都由若干段落构成，段落之间有着内在的逻辑关系，搭建一个清晰明白、一目了然的结构是文稿构思、设计、谋划过程中的关键环节。
机关文稿十分注意层次、段落的条理性，内容多、篇幅长的文稿要写得清楚明白，最简单实用的办法就是使用小标题或结构层次序数等，把段落“序号化”，从而使段旨鲜明、条理清晰。
通过标注序号表明文稿的层次，就如同超市给货架贴标签，可以让顾客迅速找到想要的商品，一切都简简单单，但如果乱贴一气或死搬教条，就容易让人摸不着头脑或给人以呆板的感觉。
一般来说，机关文稿通用的结构层次序号标注习惯是：第一层为“一、”，第二层为“(二)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。
当然，这并不是必然的，文稿的层次都是相对的。只要符合递进的逻辑顺序，各个段落层次
的序号可以视实际情况灵活组合使用，如第一层用“一、”，第二层可以用“(一)”，也可以用“1.”或“(1)”，也可以不用“一、”“(一)”“1.”“(1)”的序号形式。
当然，有时候也可以不用序号。如在《关于制定国民经济和社会发展第十一个五年规划的建议》中，全文分了全面建设小康社会的关键时期等10个部分，用“一、”到“十、”标注，作为第一层次；在每一部分里，又用“()+阿拉伯数字”的形式标注，如(1)、(2)、(46)，作为第二层次；在部分小段里面又用了破折号“——”体现并列关系。
除了一般的文稿，对于办法、规定、章程、准则、条例、规则等法规类的机关公文，其正文结构一般是条款式的，从“总则”到“附则”分为若干“章”，每“章”又分为若干“条”，称作“第一条”“第二条”；有的法规规章没有“总则”“附则”等，不分章节，直接从“条”开始，如果“条”里的内容分为若干“项”的话，可用“一、”“二、”或者“(一)”“(二)”或者“1.”“2.”等进行标注。
所以，综上来说，机关文稿使用序号来体现段落安排的条理性，并没有固定僵化的规定，只要作者通盘考虑，力求新鲜活泼、细致准确、层次清楚，段与段之间紧密相连，给人眉清目秀、赏心悦目的感觉，就可以了。
第四，要连贯，防止梗堵。
机关文稿谋篇布局不仅讲究严谨、条理还要求逻辑连贯、文脉通畅，无论是递进关系、转折关系、还是并列关系，都要有内在的联系和呼应，不能前后跳跃，隔隔断断。
在结构上、表现形式上要有明显的层次感，让大家知道事情的来龙去脉，如因为什么原因，出现什么现象，将导致什么样的后果，该采取什么样的解决办法；或为了达到什么样的目的，要采取哪些行动；或者为了贯彻上级精神，采取了哪些措施，措施之间的关系是怎样的；要一环套一环、一句接一句、一层推一层。机关文稿要实现各层次之间、各段落之间以及层与段之间的连贯，离不开过渡和照应。
所谓过渡，是指上下文之间的衔接和转换，起承上启下的作用，是保持文脉贯通的主要手段。一篇文稿必然是由若干层次构成的，一般都至少会有开头、主体和结尾，其中主体部分通常也不会只有一个段落，而是由相互区别、相互联系的几个段落组成。
这些段落之间在内容转换和表达方式变化时，要有自然流畅的过渡。过渡多由承启句、总括句和分述句等过渡语句以及紧密衔接的序号和连接词等来成。在机关文稿中，常见的过渡句有“现报告如下”“现(特)通知如下”“具体通知如下”等；常用的过渡词语有“为此、特此、据此、鉴于此、总之、由此可见、综上所述”等。许多公文的过渡语句表现出很强的模式性，如下面的会议纪要：
山东省××市政府常务会议纪要(第8次)
时间：××××年ⅹ月×日
地点：市政府三楼会议室
主持：×××
出席：……
列席：……
议题：市水利局、市黄淮水利勘测设计院汇报莫亭水库、西苇水库联合调水工程规划设计情况。
会议就莫亭水库、西苇水库联合调水工程规划设计情况进行了认真研究讨论，现纪要如下：
一、关于莫亭水库、西苇水库联合调水工程规划设计情况。会议认为，莫亭学规划设计，尽快施工建设。
会议研究决定：
1原则同意莫亭水库、西苇水库联合调水工程规划设计方案。
2.采取政府投一部分、用水企业缴一部分、市场运作一部分等多渠道融资的理费和工程质量监督费等由水利部门自筹解决。
3原则同意通过农田水利基本建设的形式组织施工，所在镇负责做好工程建标，由具备专业资质的施工企业承建，水利部门负责技术指导和质量监督。
4成立由分管副市长任组长，水利、发改、国土、规划等有关部门主要负责人为成员的工作领导小组，负责工程建设的协调推进，力争明年汛期前建成。
5.工程规划设计方案进一步修改后，适时向市委常委会汇报。
纪要开头写明会议的概况，主体部分采用自然过渡的方式，用“会议就……进行了认真讨论”“会议认为”“会议研究决定”等引出会议要点。在会议研究决定的内容中，用并列的1、2、3、4、5表明了要采取的措施的关系。
机关文稿的谋篇布局不仅要重视过渡，还应注意前后的照应 。所谓照应，主要是指全文前后层次段落之间、标题正文之间的关照和呼应，可以是对同一情况做岀解释、说明、交代，以增强文稿的漬晰感和内容的整体感，使文稿浑然一体，更具有突出的作用。照应主要包含两层意思：一是两个层次或段落的内容要有内在的联系，能够互相搭配，互相衔接。二是两个层次或段落的内容和精神实质要一致。
在撰写文稿时，要重视前后照应的结构形式。这样表现，在内容上能起到深化中心、点明主旨的效果。在撰稿时，可以在前文内容上做好铺垫，交代原因、背景或关键要素，下文再次引申事件产生的结果或效果，这样会使行文变得自然流畅；在感情上，采用前后情感回环式照应，也会使文章的主旨得以提升，在事件中明晰事理或哲理。
机关公文中照应的最常见形式是首尾照应。如通知开头写明“根据……特作如下通知”，结尾则往往会要求“望各单位严格按照通知要求贯彻执行”。如：
《浙江省人民政府办公厅关于举办2012年浙江农业博览会和浙江(上海)名特优新农产品展销会的通知》
各市、县(市、区)人民政府，省政府直属各单位：
为宣传我省现代农业发展成果，展示推广名特优新农产品，扩大农业交流，现就有关事项通知如下：
……
省农博会组织委员会办公室要进一步探索和完善展会运作机制，认真落实并确保农博会和农展会取得实效。
又如毛泽东同志撰写的《督促杜聿明等投降书》(一九四八年十二月十七日)
杜聿明将军、邱清泉将军、李弥将军和邱李两兵团诸位军长师长团长：
你们现在已经到了山穷水尽的地步。黄维兵团已在十五日晚全军覆没，别再叫他们作无谓的牺牲了……（五个设问，略）
现在黄维兵团已被全部歼灭，李延年兵团向蚌埠逃跑，我们可以集中几倍于办。如果你们还想打一下，那就再打一下，总归你们是要被解决的。
中原人民解放军司令部
华东人民解放军司令部
一九四八年十二月十七日
文章开头以劈山倒海之势，指出敌军所处的绝境：“你们现在已经到了山穷水尽的地步”。接着又运用“设问”一连提了五个问题，这“五问”又是步步进逼、层层递进，把敌人“问”到了山和水的尽头。
特别是结尾处为了与开头相呼应，毛泽东同志斩钉截铁地告诉敌军，要绝路逢生，唯一的办法就是“立即下令全军放下武器，停止抵抗”“只有这样，才是你们的唯一生路。”强调如果还想抵抗，只能是自取灭亡，“总归你们是要被解决的。”
这一头一尾，相辅相成，首问尾答，浑然一体，全面深刻地体现了我党我军对待敌军的态度。
