在工程施工中，針對一起索賠事件，項目部的通常做法是以報告的形式向業主反映拆遷滯後、圖紙延誤等情況，如果業主置之不理或口頭答覆，項目部也就不再主張，等待項目收尾後再彙總報告給業主,此種做法在程序、形式、內容方面均存在一定瑕疵。現以《標準施工招標文件》為例，將法律風險和應對措施逐一分析如下：
項目部存在的主要問題是遞交報告的時間逾期。建設工程施工合同中有關“索賠逾期失權”的約定主要體現在合同履行中兩個階段。一是合同履行前期、中期，即項目施工階段，《標準施工招標文件》範本第23.1條規定，承包人主張工期延長和費用增加應從索賠事件發生後28天內，向監理人遞交索賠意向通知書，如承包人未在28天內發出索賠意向通知書，則喪失工期延長和費用增加的權利。二是合同履行完畢前，即項目收尾階段，該範本23.3條規定，承包人遞交竣工付款申請單後，發包人在14天內審核，出具竣工付款證書；如雙方產生爭議，發包人可出具臨時付款證書，爭議部分可採用協商、仲裁、訴訟的方式解決。如果承包人接受了竣工付款證書，無權向發包人再提出任何索賠。故承包人應在合同約定的索賠期限內遞交，不至造成“索賠逾期失權”的局面。至於“索賠逾期失權”的約定，從法律角度看，是超過了訴訟時效還是除斥期間，在此文中不再贅述。
第二，該報告形式上不符合合同約定。索賠報告有文義性的要求，徵地拆遷延誤、變更批覆延誤等索賠事件從發生到終止的整個過程中，報告應由索賠意向通知書、索賠通知書、最終索賠通知書三種形式組成，三種通知書的證明標準要求也不相同，最終索賠通知書應達到事實清楚、理由合規、證據紮實的證明標準。報告標題名稱與實踐做法不一致可通過內容補正。
第三，遞交報告的對象錯誤。施工中此類報告不應向業主遞交，該報告應向監理人遞交，承包人遞交後即完成了合同約定義務，至於監理人是否轉達給業主，則不是承包人考慮的問題。為了保留權利、爭取解決問題，當然也可採用遞交監理人、抄送業主的方式。
第四，遞交報告後不保留、收集送達證據。面對索賠報告，監理人和業主往往不簽收。為保留承包人索賠權利，項目部應想法設法保留送達證據，送達證據的方式有，可採用發文的形式，由監理人工作人員簽字，在發文登記本中保留收發人職務、收文時間的證據；可採用電子郵件形式送達，在電子信箱中保留收件人職務、收件時間的證據；可採用特快專遞送達，在快遞單中保留收件人職務、收件時間的證據。
其他保留送達證據的方法也可採用。
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