文章作者 | 慎思君
PowerPoint服務於溝通，而溝通的目的是為了實現影響。
毫無疑問，這個工具已經成為了職場人士用於商業溝通中最為頻繁和重要的工具之一。對於諮詢顧問而言，這個工具不僅僅是向客戶證明專業性的工具，亦是衡量顧問工作效率的重要指標之一。雖然PowerPoint不是溝通的全部，但作為一個溝通工具，好處顯而易見——運用文字、圖表、圖片等多種元素，並設計動畫、音頻、視頻等不同演示方式，如此豐富的表現形式賦予這一工具極為強大的影響力。但劣勢是正因為有這麼多的元素可以採用，這個工具也變成了溝通成本最高的工具之一；為了達到影響力的目標就必須要仔細考慮如何利用多種元素來組織信息和強化觀點。
不同於已經深諳此道的諮詢顧問，很多企業界人士對其的認知還僅僅停留在一個普通辦公工具的層面之上，他們對於PowerPoint處於“既愛又恨”的狀態。隨著工作的專業性要求不斷提升，他們與PowerPoint的交集越來越多，但是卻缺乏相應的培訓和工作中的練習機會，往往導致真正要用的時候，花了不少時間投入製作，但是效果平平，最後只能選擇“草草收尾”，以至於PowerPoint也難免淪為被當成了Word來用的尷尬境地。
想要做好任何一件事情的必要前提一定是先重視它。一直想找機會和大家談談這個諮詢行業最炫、最被津津樂道的技能之一——PowerPoint，雖然這個話題相關的內容已經漫山遍野了，看似了無新意。但是仔細研究一遍，就發現大部分的內容都是諮詢公司或者4A公司所採用的原則方法。如果企業人士能夠掌握這些技巧，自然會受益良多。
藉助近期為一家大型跨國集團開展系列工作坊之際，在完成商業溝通能力板塊之後，我騰出一些時間粗略整理了對這一工具的看法，以及企業人士為何寫不好PowerPoint的關鍵癥結所在，今天通過慎思行平臺與大家分享其中的部分。而我的評測標準並非是在於和諮詢顧問寫出一樣水準的報告，而在於能否產生影響，積極推動公司內部觀點的交流，從而影響決策。
問題的由來
在企業內部的商業溝通工作坊中，管理人員或多或少都曾和我抱怨“現在公司這麼多部門，很多時候呈遞的報告看不明白，也沒有那麼多時間仔細研究，最後的結果就是無論大事小事，我就讓他們來講，講完之後，雙方討論了一下才發現，很多我想看的重點都不在原來的報告上”。
有沒有聽著和你的情況有點像？我想這應該是企業內部都會存在的普遍問題。而公司內部PowerPoint的主要定位還是以閱讀為主彙報為輔，信息量普遍較大，使用也非常頻繁，所以如果無法妥善處理好信息，增加雙方的溝通成本自然就成了家常便飯；想想你有多少會議是因為信息的誤解和不理解而額外產生的吧。即便在諮詢公司內部的小型項目團隊中，也常常會寫出大量“無用”的頁面，就更不用說大型組織的跨部門溝通了。
而做一次完美的溝通並創造積極的影響，主要有三個層次的要求：信息、理解以及影響。簡而言之，如果你想要為創造影響建立一個溝通場景，第一層要求也是最基礎的要求，先把相關的重要信息收集以及邏輯編排的工作做好；第二層要求是要確保你的聽眾，借用互聯網的說法，即“用戶”，能夠準確接收和理解所傳遞的內容；第三層要求才是創造影響，獲得用戶的認可和支持。而這每一個層次背後都有相應的工具/技巧組合，這裡我便不一一詳述。
在和不少企業人士交流中，我總能發現有不少深刻的觀點和有趣的想法，但是他們卻苦於無法用PowerPoint展現觀點的影響力。他們認為使用PowerPoint是一個負擔，但無論你是否喜歡PowerPoint，最好你能夠用好它，否則影響力先不談，你的工作效率都會被它所“扼殺”。談及PowerPoint的技能，很多這方面的培訓基本聚焦於兩個方面：
—— “要Power”：不少人會在美化方面下足功夫，找到一個高大上的模板、找到極盡精美的圖片、選擇驚豔的色彩，將每一個頁面做得美輪美奐；
——“要Point”：金字塔原理是被提及最多的話題，掌握了金字塔原理就可以搭建好PowerPoint的邏輯結構，就能夠寫好，這是很多人的共識。不得不承認，金字塔原理的重要性確實不容忽視，也都是諮詢顧問入職必備的培訓內容；
但是在我看來，不少大型企業內部都已經有了公司的專屬模板，如果仔細閱讀過諮詢公司的報告，其所使用的模板均十分簡單，圖形亦不復雜，網絡上隨處都能夠獲得。同時，企業人士的經驗導向思維決定了金字塔原理只能作為企業人士的補充，他們的優勢是在很多問題上可以直接找到癥結，而無需重新“平地蓋樓”。而且不少企業的管理人員也都知道金字塔原理，甚至有人在一次工作坊中告訴我之前參與過不少金字塔原理的工作坊，也自己買書研讀過這些方法與理論，但是為什麼寫出來的PowerPoint還是被“用戶”詬病，讀起來如鯁在喉、如霧在林，這很啟發我思考。
差距在哪裡？
“我們和諮詢公司瞭解的信息都是一樣的，甚至比他們瞭解的更多，為什麼他們可以PowerPoint又快又專業，而我們就不行呢？”這都是不少企業內部與諮詢公司直接展開合作的管理人員常常請教我的問題。
而我總是經常反問一句“諮詢公司的報告只是專業嗎？”，他們很快便會駕輕就熟地向我展示其“金字塔”的邏輯結構，而我往往會要求你直接給講一輪，只有這樣，真正的問題才會出現。特定的方法與工具確實能夠快速提升PowerPoint的專業性，但這些畢竟都是錦上添花的技巧，卻往往被眾多企業人士認為這是阻礙其PowerPoint邁向專業之列的唯一絆腳石。
一種企業人士的觀點是諮詢顧問們肯定花了很多時間在PowerPoint的寫作方面。但是事實上恰恰相反，在電腦上寫PowerPoint的時間應該是顧問的工作投入中最少的，甚至有些公司都會外包寫PowerPoint這個“流程”。為什麼？
而另一種觀點認為PowerPoint遠沒有觀點本身來得重要，這一點我非常同意。無論PowerPoint做得多好，觀點是否有價值，內容是否有價值，這是很重要的，相信大家也看過不少 “好看”和“耐看”但是卻毫無深刻觀點的PowerPoint，頂著時刻都有被領導“掀翻”的風險。企業不缺觀點和內容，但是大部分企業人士在構建觀點影響力方面“舉步維艱”。為什麼？
以諮詢公司而例，PowerPoint寫得是否“專業”並不是首要關注的，顧問們必須要專注於想清楚“溝通什麼”以及“如何溝通” ，而前者遠不及後者重要，這是其工作的價值所在。毫不誇張地說，這才是當下專業人士的必備核心技能——用恰當的方式影響別人，而PowerPoint只是影響實現的一個工具，我們必須要有“用戶思維”，而這也正是企業人士所存在的關鍵問題。之所以諮詢公司能夠在這方面做得好，不要忘了，畢竟這是一個服務行業，所以必須要考慮“用戶”的視角。如果你是一家創業公司，能用PowerPoint講清楚你的創業項目，不僅更容易引起投資人的側目，估計融資都能順利些，估值說不定還能夠高一點。這個要求看似簡單，實則很難，同樣是10頁左右的商業計劃，airbnb可以獲得百億美金的估值而為數更多創業公司則提不起投資人任何興趣，我身邊有不少這樣的例子。
PowerPoint的“用戶思維”
用戶思維這個詞大家都不會陌生，簡單的理解就是要從客戶的視角來理解問題和設計產品。而這個已經路人皆知的詞才是當下企業人士製作PowerPoint的關鍵掣肘，而非任何的技術層面問題。
任何組織都有不同的業務條線和業務職能部門，這就導致各自看待問題的視角會存在差異。我先問一個問題：寫PowerPoint是為了誰？為了客戶和老闆？
你只是為自己便利而寫。
我曾經在一家外資企業問“大家為什麼寫PowerPoint”，基本上所有人的表述都是“給老闆彙報”。但是當他們把內部撰寫的報告分享給我的時候，我反倒是挺心疼他們的老闆。之所以這麼說，是這個報告看起來並不容易，有些文字密佈，有些圖表橫行，並且大部分都沒有結論和觀點，只是羅列了大量事實，老闆讀起來一定是不輕鬆的，所以到底你想讓老闆看什麼呢？況且這還是給老闆，如果換做是技術部門要給市場部門做一次產品介紹？結果可想而知。
很多人都知道PowerPoint是給誰看，但是往往從不考慮“用戶”的關注點和認知邏輯。即便你有自己要表述的信息內容以及觀點，但是那畢竟是基於你自身的認知方位與邏輯結構的產物，並不代表用戶接受信息的邏輯，所以為什麼很多報告看起來特別累，看了半天也看不懂到底要表達什麼。很多人以這樣的報告為榮，覺得這種複雜度體現了自己的水平。說到底，這就是完全沒有考慮用戶的感受以及他們接收信息的邏輯。把方便留給了自己，麻煩留給了用戶。
所以，無論你的整體邏輯多麼完美，亦或者信息收集得多麼充分，如果沒有辦法最大化降低用戶的理解壁壘，這個溝通很可能就是無效，亦會付出較高的成本，影響力更無從談起。而企業人士，很少意識到這一點，而根本原因還是對PowerPoint的認知僅僅是一個彙報用的演示工具罷了。既然不關心影響，自然就不會深究用戶的需要。
在過往的工作坊中，我總結了四個有助於塑造“用戶思維”的重要實踐：
1. 理解痛點：理解用戶的關注點，以及其背後的商業議程是什麼，這是起草PowerPoint的重要起點；
2. 匹配認知：這一點非常重要，也是很多人忽略的，思考用戶到底知道什麼和不知道什麼，認知邏輯是怎樣，決定信息和內容的呈現方式與邏輯；
3. 聚焦核心：對於時間有限的溝通，應優先處理對用戶而言最重要和最關心的問題，其次是最重要和次要關心的問題；
4. 提供觀點：傳遞觀點是PowerPoint溝通的價值，亦是對用戶的價值，而不少企業人員所撰寫的報告裡只有事實堆砌，沒有與用戶利益相關的觀點。
千里之行，始於足下
除了上述所說的技巧，還有很重要的一點便是PowerPoint是需要長期的練習，顧問們的手藝亦非天資聰穎，也是很多個不眠之夜所錘鍊出來的。千里之行始於足下，如若各位企業認識能夠真正重視PowerPoint這個工具，學習“用戶思維”，並著手改變，相信撰寫的報告應該會有大幅提高，亦會助力你的職業發展。
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