文章作者 | 慎思君
PowerPoint服务于沟通，而沟通的目的是为了实现影响。
毫无疑问，这个工具已经成为了职场人士用于商业沟通中最为频繁和重要的工具之一。对于咨询顾问而言，这个工具不仅仅是向客户证明专业性的工具，亦是衡量顾问工作效率的重要指标之一。虽然PowerPoint不是沟通的全部，但作为一个沟通工具，好处显而易见——运用文字、图表、图片等多种元素，并设计动画、音频、视频等不同演示方式，如此丰富的表现形式赋予这一工具极为强大的影响力。但劣势是正因为有这么多的元素可以采用，这个工具也变成了沟通成本最高的工具之一；为了达到影响力的目标就必须要仔细考虑如何利用多种元素来组织信息和强化观点。
不同于已经深谙此道的咨询顾问，很多企业界人士对其的认知还仅仅停留在一个普通办公工具的层面之上，他们对于PowerPoint处于“既爱又恨”的状态。随着工作的专业性要求不断提升，他们与PowerPoint的交集越来越多，但是却缺乏相应的培训和工作中的练习机会，往往导致真正要用的时候，花了不少时间投入制作，但是效果平平，最后只能选择“草草收尾”，以至于PowerPoint也难免沦为被当成了Word来用的尴尬境地。
想要做好任何一件事情的必要前提一定是先重视它。一直想找机会和大家谈谈这个咨询行业最炫、最被津津乐道的技能之一——PowerPoint，虽然这个话题相关的内容已经漫山遍野了，看似了无新意。但是仔细研究一遍，就发现大部分的内容都是咨询公司或者4A公司所采用的原则方法。如果企业人士能够掌握这些技巧，自然会受益良多。
借助近期为一家大型跨国集团开展系列工作坊之际，在完成商业沟通能力板块之后，我腾出一些时间粗略整理了对这一工具的看法，以及企业人士为何写不好PowerPoint的关键症结所在，今天通过慎思行平台与大家分享其中的部分。而我的评测标准并非是在于和咨询顾问写出一样水准的报告，而在于能否产生影响，积极推动公司内部观点的交流，从而影响决策。
问题的由来
在企业内部的商业沟通工作坊中，管理人员或多或少都曾和我抱怨“现在公司这么多部门，很多时候呈递的报告看不明白，也没有那么多时间仔细研究，最后的结果就是无论大事小事，我就让他们来讲，讲完之后，双方讨论了一下才发现，很多我想看的重点都不在原来的报告上”。
有没有听着和你的情况有点像？我想这应该是企业内部都会存在的普遍问题。而公司内部PowerPoint的主要定位还是以阅读为主汇报为辅，信息量普遍较大，使用也非常频繁，所以如果无法妥善处理好信息，增加双方的沟通成本自然就成了家常便饭；想想你有多少会议是因为信息的误解和不理解而额外产生的吧。即便在咨询公司内部的小型项目团队中，也常常会写出大量“无用”的页面，就更不用说大型组织的跨部门沟通了。
而做一次完美的沟通并创造积极的影响，主要有三个层次的要求：信息、理解以及影响。简而言之，如果你想要为创造影响建立一个沟通场景，第一层要求也是最基础的要求，先把相关的重要信息收集以及逻辑编排的工作做好；第二层要求是要确保你的听众，借用互联网的说法，即“用户”，能够准确接收和理解所传递的内容；第三层要求才是创造影响，获得用户的认可和支持。而这每一个层次背后都有相应的工具/技巧组合，这里我便不一一详述。
在和不少企业人士交流中，我总能发现有不少深刻的观点和有趣的想法，但是他们却苦于无法用PowerPoint展现观点的影响力。他们认为使用PowerPoint是一个负担，但无论你是否喜欢PowerPoint，最好你能够用好它，否则影响力先不谈，你的工作效率都会被它所“扼杀”。谈及PowerPoint的技能，很多这方面的培训基本聚焦于两个方面：
—— “要Power”：不少人会在美化方面下足功夫，找到一个高大上的模板、找到极尽精美的图片、选择惊艳的色彩，将每一个页面做得美轮美奂；
——“要Point”：金字塔原理是被提及最多的话题，掌握了金字塔原理就可以搭建好PowerPoint的逻辑结构，就能够写好，这是很多人的共识。不得不承认，金字塔原理的重要性确实不容忽视，也都是咨询顾问入职必备的培训内容；
但是在我看来，不少大型企业内部都已经有了公司的专属模板，如果仔细阅读过咨询公司的报告，其所使用的模板均十分简单，图形亦不复杂，网络上随处都能够获得。同时，企业人士的经验导向思维决定了金字塔原理只能作为企业人士的补充，他们的优势是在很多问题上可以直接找到症结，而无需重新“平地盖楼”。而且不少企业的管理人员也都知道金字塔原理，甚至有人在一次工作坊中告诉我之前参与过不少金字塔原理的工作坊，也自己买书研读过这些方法与理论，但是为什么写出来的PowerPoint还是被“用户”诟病，读起来如鲠在喉、如雾在林，这很启发我思考。
差距在哪里？
“我们和咨询公司了解的信息都是一样的，甚至比他们了解的更多，为什么他们可以PowerPoint又快又专业，而我们就不行呢？”这都是不少企业内部与咨询公司直接展开合作的管理人员常常请教我的问题。
而我总是经常反问一句“咨询公司的报告只是专业吗？”，他们很快便会驾轻就熟地向我展示其“金字塔”的逻辑结构，而我往往会要求你直接给讲一轮，只有这样，真正的问题才会出现。特定的方法与工具确实能够快速提升PowerPoint的专业性，但这些毕竟都是锦上添花的技巧，却往往被众多企业人士认为这是阻碍其PowerPoint迈向专业之列的唯一绊脚石。
一种企业人士的观点是咨询顾问们肯定花了很多时间在PowerPoint的写作方面。但是事实上恰恰相反，在电脑上写PowerPoint的时间应该是顾问的工作投入中最少的，甚至有些公司都会外包写PowerPoint这个“流程”。为什么？
而另一种观点认为PowerPoint远没有观点本身来得重要，这一点我非常同意。无论PowerPoint做得多好，观点是否有价值，内容是否有价值，这是很重要的，相信大家也看过不少 “好看”和“耐看”但是却毫无深刻观点的PowerPoint，顶着时刻都有被领导“掀翻”的风险。企业不缺观点和内容，但是大部分企业人士在构建观点影响力方面“举步维艰”。为什么？
以咨询公司而例，PowerPoint写得是否“专业”并不是首要关注的，顾问们必须要专注于想清楚“沟通什么”以及“如何沟通” ，而前者远不及后者重要，这是其工作的价值所在。毫不夸张地说，这才是当下专业人士的必备核心技能——用恰当的方式影响别人，而PowerPoint只是影响实现的一个工具，我们必须要有“用户思维”，而这也正是企业人士所存在的关键问题。之所以咨询公司能够在这方面做得好，不要忘了，毕竟这是一个服务行业，所以必须要考虑“用户”的视角。如果你是一家创业公司，能用PowerPoint讲清楚你的创业项目，不仅更容易引起投资人的侧目，估计融资都能顺利些，估值说不定还能够高一点。这个要求看似简单，实则很难，同样是10页左右的商业计划，airbnb可以获得百亿美金的估值而为数更多创业公司则提不起投资人任何兴趣，我身边有不少这样的例子。
PowerPoint的“用户思维”
用户思维这个词大家都不会陌生，简单的理解就是要从客户的视角来理解问题和设计产品。而这个已经路人皆知的词才是当下企业人士制作PowerPoint的关键掣肘，而非任何的技术层面问题。
任何组织都有不同的业务条线和业务职能部门，这就导致各自看待问题的视角会存在差异。我先问一个问题：写PowerPoint是为了谁？为了客户和老板？
你只是为自己便利而写。
我曾经在一家外资企业问“大家为什么写PowerPoint”，基本上所有人的表述都是“给老板汇报”。但是当他们把内部撰写的报告分享给我的时候，我反倒是挺心疼他们的老板。之所以这么说，是这个报告看起来并不容易，有些文字密布，有些图表横行，并且大部分都没有结论和观点，只是罗列了大量事实，老板读起来一定是不轻松的，所以到底你想让老板看什么呢？况且这还是给老板，如果换做是技术部门要给市场部门做一次产品介绍？结果可想而知。
很多人都知道PowerPoint是给谁看，但是往往从不考虑“用户”的关注点和认知逻辑。即便你有自己要表述的信息内容以及观点，但是那毕竟是基于你自身的认知方位与逻辑结构的产物，并不代表用户接受信息的逻辑，所以为什么很多报告看起来特别累，看了半天也看不懂到底要表达什么。很多人以这样的报告为荣，觉得这种复杂度体现了自己的水平。说到底，这就是完全没有考虑用户的感受以及他们接收信息的逻辑。把方便留给了自己，麻烦留给了用户。
所以，无论你的整体逻辑多么完美，亦或者信息收集得多么充分，如果没有办法最大化降低用户的理解壁垒，这个沟通很可能就是无效，亦会付出较高的成本，影响力更无从谈起。而企业人士，很少意识到这一点，而根本原因还是对PowerPoint的认知仅仅是一个汇报用的演示工具罢了。既然不关心影响，自然就不会深究用户的需要。
在过往的工作坊中，我总结了四个有助于塑造“用户思维”的重要实践：
1. 理解痛点：理解用户的关注点，以及其背后的商业议程是什么，这是起草PowerPoint的重要起点；
2. 匹配认知：这一点非常重要，也是很多人忽略的，思考用户到底知道什么和不知道什么，认知逻辑是怎样，决定信息和内容的呈现方式与逻辑；
3. 聚焦核心：对于时间有限的沟通，应优先处理对用户而言最重要和最关心的问题，其次是最重要和次要关心的问题；
4. 提供观点：传递观点是PowerPoint沟通的价值，亦是对用户的价值，而不少企业人员所撰写的报告里只有事实堆砌，没有与用户利益相关的观点。
千里之行，始于足下
除了上述所说的技巧，还有很重要的一点便是PowerPoint是需要长期的练习，顾问们的手艺亦非天资聪颖，也是很多个不眠之夜所锤炼出来的。千里之行始于足下，如若各位企业认识能够真正重视PowerPoint这个工具，学习“用户思维”，并着手改变，相信撰写的报告应该会有大幅提高，亦会助力你的职业发展。
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