機關文稿寫作屬應用文寫作，而應用文之用，當有“三用”。三用者，實用、適用、受用也。
一曰實用。所謂實用，就是有實際使用價值。黃庭堅詩云：“文章功用不經世，何異蛛窠懸露珠。”尤其公文，更是如此。“章奏表議，經國之樞機。”（《文心雕龍》）作為實施領導、處理公務的重要工具，公文因實用而生、為實用而作，實用是其根本出發點和歸宿，也是其生命。上傳下達、商討工作、溝通情況、思想動員等，無不是從一定的實際問題出發，到解決實際問題而落腳。一旦失去實用價值，公文也就失去了存在的意義。有人會說，這個道理誰不明白，但實際上有些同志並不真明白，或理解領會並不透徹。如果真明白，起草文件、講話就會一切以實用為出發點，而不會動輒誇誇其談、洋洋萬言，只顧自己舒服痛快、鍛鍊了肺活量，全不問有用無用、實用不實用、能用不能用、管用不管用。如果真明白，起草的意見、決定、通知、方案等，就首先會考慮成文的針對性、操作性和可行性，做到“事前體察周詳，令出務求實效”（徐望之《公牘通論》），其語言就會主旨鮮明，指向準確，簡明扼要，精練精當，落實起來便於操作、易於執行，而不會含糊其辭，語焉不詳。真明白，就會努力做到不寫廢話，不寫自己沒弄懂的話，不寫沒有根據的話，不說讀者聽者看不懂聽不懂的話。可以說，幾乎所有公文起草上存在的問題，都可以從沒有真正領會其實用性上找到根源。因此，公文應用，實用第一。做人要誠實，工作要務實，為文講實用。只有實用之文，才能符合實際，拿出實招，指導實踐，推進實幹，取得實效，創出實績。
二曰適用。“文章以體制為先，精工次之。”（宋·倪思《經俎堂雜誌》）適用者，適合應用、符合要求是也。清人張維屏《讀書》詩云：“文章不適用，梨棗災何窮！”質量學上說，質量的功能具有符合性、適應性、滿意性。文字工作也莫不如此，首先要符合要求，滿足需求，不適合、不適用，都是一紙空文。《黨政機關公文處理工作條例》規定的15種公文文種，其定義前都有“適用於”三個字，可見任何文種都要講“適用”二字。用錯了文種，無異於搭錯了車，勢必南轅而北轍。除文體、文種之外，講適用，還要講得體、得當，講分寸、度數。譬如不同文體、不同文種有不同的語言要求：“章程”“條例”語意周密、面面俱到；“決定”“命令”則威嚴肯定、言簡意明。上行文言敬語恭，下行文權威莊重，平行文禮貌尊重。比如強制性的用“必須”，規定性的用“應該”，報請性的用“擬請”，商洽性的用“煩請”，詞句不同，則語氣不同，表達的態度也不同。再譬如，“不予同意”“不同意”“不擬同意”都是不同意，但表達效果卻明顯有別。因此，無論文體、文種，還是用詞、用語，都要講究適用二字。某種情況下，適合、適用的，才是最好的。
三曰受用。受用者，即享受、好用是也。好文章、好文稿要讓人讀著悅心，聽著得勁，看著舒服。機關文稿不是枯燥無味的代名詞，也要靠美的規律寫成，公文也可以寫成美文，缺乏美感的文章只能令作者乏味、講者反胃、聽者生畏。公文雖講嚴謹，但嚴謹不是古板；公文雖重平實，但平實並非枯燥；公文講究莊重，但莊重絕非死板。我們講以理服人、以情感人，也要講以言悅人。缺乏生動和感染力的公文，其執行效力必然大打折扣。李斯《諫逐客書》也是公文，但“李斯之止逐客”，“順情入機，動言中務，雖批逆鱗，而功成計合，此上書之善說也”（《文心雕龍》）。譬如開會講話，凡好的講話往往讓人感到“有說頭”“有聽頭”“有想頭”“有勁頭”，如此會議效果則可想而知。當然，講受用，不能因文害義，捨本逐末，不能忽視實用、適用而片面追求美感。但好文章、好講話，總得力求生動些、鮮活些，講求一點兒說服力、吸引力、感染力、滲透力，讓讀者看得進，讓聽者坐得住。
公文“三用”，實用為基，適用為要，受用乃靈。三者辯證統一，互為前提，相輔相成，缺一不可。有此“三用”，當得大用。這既是機關文稿的寫作要求，也是檢驗一篇文稿是否成功的標準，更應是寫作者的自覺追求。
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