会计档案管理办法
1 目的
为确保会计资料安全完整，便于事后查阅、检查，从而了解经济活动，明确经济责任，特制定本制度。
2 适用范围
适用于所有事业群财务部
3 定义
3.1 会计资料：是在完成经济业务手续和记账之后，成为企业重要的会计档案和历史资料，必须妥善保管。
3.2 档案内容：主要是会计核算资料及其他相关资料：包括会计凭证、会计报告及其他财务相关资料等。
4 档案管理内容
4.1 生产供应链财务支持管理内容
4.1.1 保管会计凭证，打印装订客户缴款凭证
4.1.2 应收票据
4.1.3 销售发票
4.1.4 银行开户资料、银行印鉴卡
4.1.5 国地税务登记证（正副本）、外汇登记证、发票领用薄
4.1.6 各类审计报告(所得税汇算清缴、研发、高新、专项报告)
4.1.7 报税资料(日常、月度、季度、年度)
4.1.8 增值进、销项发票
4.1.9 其他会计相关资料
4.2 事业部支持管理内容
4.2.1 事业部各类报表电子档
4.3 财务共享中心管理内容
4.3.1 打印装订会计凭证（除客户缴款凭证）
4.3.2 票据(收据、银行回单、对账单等)
4.3.3 存出保证金凭据(收款收据、确认函等)
4.3.4 各外埠办事处财务报表（详见备用金管理）
4.3.5 各类盘点表(应收票据、现金、银行、存货、固定资产)
4.3.6 其他会计相关资料
4.4 外埠办事处管理内容(针对以“分公司”名义成立的办事处)
4.4.1 银行开户资料
4.4.2 各类证照(营业执照、国地税正副本登记证、组织机构代码证)
4.4.3 零纳税申报资料（日常、月度、季度、年度)
4.4.4 其他会计相关资料
5 会计档案的装订
5.1 会计其他资料装订要求：
5.1.1 按照编号顺序，定期进行整理；
5.1.2 完善封面、封底、装订成册；
5.1.3 在封面上注明年度、月份；
5.1.4 档案管理员每月编制“会计档案保管清册”
5.2 会计凭证装订前准备工作：
5.2.1 上月凭证次月装订，装订好的凭证按年分月妥善保管归档；
5.2.2 分类整理，根据记账系统列印的凭证清单按顺序排列，检查凭证号是否齐全；
5.2.3 按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数 ；
5.2.4 摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记帐凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；
5.2.5 整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因；
5.2.6 记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记帐、制单等）的印章是否齐全。
5.3 会计凭证装订后的注意事项：
5.3.1 每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数；
5.3.2 在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅；
6 会计凭证的邮寄规定
6.1 财务共享中心装订会计凭证及增值税进项发票后，按凭证类别用塑料包裹后装箱，防止雨水打湿，打包后邮寄至区域公司，纸箱外标明类别，所属年度/月份，凭证号；
6.2 邮寄时间为：每年1月，4月（汇算清缴前），11月；
6.3 包裹内附本次邮寄清单明细，并发邮件通知生产供应链财务支持；
6.4 生产供应链财务支持收到凭证后，依邮寄清单核对会计凭证总册数，确认无误后，在邮寄清单上签字回传，或邮件发送签字版扫描件至财务共享中心。
7 会计档案存放的规定
7.1 需有单独的档案室或单独空间供保管会计档案；
7.2 会计凭证三年内上架保管，以前年度可封箱保管；
7.3 各地财务保管会计档案，需注意文件柜、档案室的关启，防止闲杂人员接近，特别针对会计凭证、税务资料、财务证照等一定要随时放入档案室；
7.4 财务主管定期检查是否按照规定存入档案室；
7.5 指定财务人员负责整理档案室，并保证档案室的办公环境整洁。
8 会计档案的借阅
8.1 会计档案原则上不得借出。如有特殊需要，经区域财务经理或财务事业部支持经理及共享中心财务经理批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续；
8.2 查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计凭证上涂画、拆封和抽换。
9 会计档案的保管理期限
9.1 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、5年、25年5类。
9.2 根据《会计档案管理办法》规定，会计档案保管期限如下：
9.2.1 永久保存的会计档案：会计相关证照、会计档案保管清册，会计档案销毁清册；
9.2.2 保管期限为15年的会计档案：会计凭证、各种完税凭证和缴退库凭证、财政拨款凭证及会计凭证、增值税进项发票抵扣联(第三联),第四联(记账联)、已开具销项发票存根联、发票登记薄；
9.2.3 保管期限为10年的会计档案：缴库退库凭证、纳税申报表(国税、地税、统计、财政) ；
9.2.4 保管期限为5年的会计档案：银行余额调节表、银行对账单。
9.3 根据《发票管理办法》规定，增值税发票保管期限如下：
开具发票的单位和个人应当按照税务机关的规定存放和保管发票，不得擅自损毁。已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存15年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。
10 会计档案的销毁
10.1 保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：
10.1.1 会计档案需销毁时，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的册数、起止年度、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；
10.1.2 会计档案的销毁报备税务机关和政府机关
10.1.3 会计档案的销毁必须报经集团财务审批；
10.1.4 销毁会计档案时，应当由生产供应链财务支持和财务共享中心人员共同监毁。
10.2 监毁人在销毁会计档案前，应该按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告集团财务；
10.3 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止；
10.4 单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
END
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