由於單純的工程竣工結算審計存在著諸多不足,如時間介入滯後,瞭解信息不全,審計人員看不到項目招投標、施工以及設備材料進出、工程安裝等具體過程,只能將有關簽證單、驗收單、進貨單等本應是審計對象的東西作為審計依據,難以及時發現問題,容易出現扯皮現象,需要經過反覆討價還價甚至艱苦的談判才能達成審計結論,導致審計結論、意見和建議難以得到徹底地執行,審計風險較大。這種做法雖然形式上核減了部分費用,降低了工程造價,但對於工程造價成本控制而言,只能說是亡羊補牢。審核認定的工程價款與真實造價多少存在一些差距,對於可能出現的嚴重偏離預算指標、打亂整個財務計劃的情況,達不到主動控制、歸避風險的目標。
工程項目全過程跟蹤審計是指在工程實施階段,審計部門或其委託的中介機構根據現行的法律法規和有關規定,運用科學的管理方法和切合實際的審計依據,對工程投資實施動態的、主動的控制。全過程跟蹤審計由竣工決算事後的靜態審計,發展到“駐場動態審計”,使審計監督覆蓋了從工程招投標、合同簽訂、設計、變更、設備材料的進出、隱蔽工程確認,直到工程款支付的全過程。要全面有效地控制工程造價並及時糾正項目進展過程中可能發生的偏差,取得社會效益與投資效益的最優化,就有必要對影響工程造價的各階段實施全過程的控制,將可能的問題處理在萌芽狀態,達到基建審計的目的。建設項目的規模越大,建設工程造價控制越應貫穿於項目的全過程。審計部門的事前加入、全程跟蹤,能及時提供有關信息,為領導決策提供依據。
全過程跟蹤審計的主要內容
為確保建設項目質量,避免資金損失浪費,對項目進行全過程審計監督,將審計監督的關口前移,主要包括以下幾個方面:
1.工程前期
(1).審核工程招標文件。參與工程量清單的核對和工程招投標監督工作。—是要堅持公平、公正、公開的原則,加強對招投標的監督;二是不斷提高工程量清單的編制質量和精確度,切實防止漏項缺項;三是在招標文件中要體現跟蹤審計的範圍、職責與要求。
(2).審查工程施工合同。一是審查合同的合法性。合同的內容和文本格式是否符合現行的有關法律法規、政策和工程招投標文件的精神。二是審查合同的合理勝。語言文字是否簡煉、規範、嚴謹,重點避免日後索賠的伏筆;有關條款的描述是否清晰;工程費用和計算數據有否誤差;有關合同附表、附錄和簽章手續是否齊全等。三是對合同中存在的疏漏進行分析,判斷其對造價的影響並提出相應的建議。
(3).審查項目法人內控制度建立情況。審查項目法人是否建立健全了各項內控制度,如工程簽證、驗收制度,設備材料採購、價格控制、驗收、領用、清點制度及辦公制度等。督促、指導建立完善的管理制度,保證項目建設規範運行,建設資金合法使用。
2.工程施工階段
工程項目實施過程審計主要內容包括:工程項目管理相關職能部門內部控制制度的設置和落實情況評審,隱蔽工程現場核查,設計變更審查,合同履行審查,現場材料及設備變更的簽證,材料及設備價格調整的簽證,工程索賠款審查,工程價款結算審查等。
(1).工程項目相關職能部門內部控制制度的設置和落實情況的評審。一是督促職能部門在工程項目實施過程中制定組織措施、經濟措施、技術措施和合同措施以保證工程項目按預算或概算投資執行;二是督促職能部門事先編制好施工過程的資金使用計劃,確定、分解投資控制目標,進行投資跟蹤控制,定期進行投資實際支出與計劃目標值的比較。發現偏差及時採取糾正措施。
(2).隱蔽工程現場核查。主要檢查隱蔽工程的真實性、準確性。—是參與工程項目基礎實物工程量的收方,檢查是否按有關規定進行收方,核實實物工程量;二是參與土石方成份及外運運距的確認,檢查是否按有關規定進行認定,核實土石方成份及外運運距;三是審查隱蔽工程資料是否真實、準確、完整。
(3).設計變更審查。主要審查工程項目設計變更的真實性和合理性。一是審查設計變更的處理程序是否符合規定,手續是否完備;二是審查設計變更的內容及作業數量是否真實;三是審查設計變更價款的合理性和準確性。分析變更對造價的影響,並核定承包人因設計變更造成的費用增減,對必要的變更進行技術經濟比較,選擇經濟合理的技術措施,力求減少變更費用,以避免不合理支出。
(4).合同履行審查。一是合同是否按規定的條款執行,有無更改合同的行為;二是瞭解因安全施工、不可抗力、合同分包、工程轉包、技術工藝、文物或障礙物等事件對合同履行所產生的影響,以及由此帶來的合同變更情況;三是審查合同價款的變更或增減費用的合理性、合規性和合法性。
(5).工程索賠款審查。一是審查工程索賠是否有合同依據、是否提供原始資料,索賠手續是否完備;二是審查索賠內容是否合理,索賠款計算是否正確;三是審查索賠費用的合理性和準確性。
(6).設備、材料價格的審查。重點審查設備、大宗材料價格的真實性、合理性。審計人員應參與設備、大宗材料價恪的詢價與核定工作,以及參與採購招標活動。對設備、大宗材料的價格提出核定意見。對項目中特殊材料、設備市場價進行徵詢。材料價格是影響工程成本的重要因素,嚴格控制材料價格是降低造價的有效手段。在保證材料質量的基礎上,嚴把材料價格關,力爭把價格控制在合理水平上。對已購設備、材料因故不能使用的,要分析原因,分清責任,並督促項目法人及時處理,避免造成更大損失。
(7).工程價款結算審查。根據工程合同規定的工程價款結算方式,結合工程進度及預付款項和工程監理情況,審查經工程項目管理部門簽證的工程價款結算賬單,提出資金撥付意見。
3.工程竣工階段
根據相關法律法規及丁程所有資料,對工程竣工結算進行全面審計,並出具審計報告。
(1).全面掌握項目的批覆立項資料、設計資料、歷次調整概算的資料、相關的合同及結算資料、工程進度資料、初步驗收資料和工程竣丁決算報告等,在對項目工程整體設計與施工有一個系統、完整認識的基礎上,審查上述經濟資料是否屬於該項目,審查竣工工程內容是否按合同要求全部完成並及時辦理了工程決算,審查實際施工中出現的設計、合同、施工企業等情況的變更資料,以及工程、隱蔽工程檢查驗收等各種簽證是否真實、完整,變更的內容是否符合客觀實際。查看現場與資料是否相符。
(2).充分利用前期審計已掌握的資料和數據,在施工單位提供的決算數據基礎上匡算各項工程造價和材料消耗指標,廣泛運用分析性複核的方法確定審計重點並進行詳細審查,具體可從工程量計算是否正確,工程定額的套用是否存在錯套或高套現象,材料用量及價差的合規、合理性,取費程序的合法、合規性等方面來進行。
全過程跟蹤審計的工作方法
首先,跟蹤審計人員必須常駐施工現場,參加被審計單位的定期
例會,及時瞭解、掌握項目有關隋況,提出審計意見,並且做好會議記錄。參加工程例會,參與工程相關的一切招投標活動。同時做好審計宣傳工作,使被審計單位瞭解跟蹤審計的程序、內容及應配合的要求自覺接受審計。另外,審計人員應熟悉工程招投標文件、施工合同及工程施工圖紙,對合同和招投標文件中未明確的部分應及時指出,督促建設單位進行明確界定。
其次,應對設計變更、施工現場簽證和材料價格進行確認。一是設計變更確認;二是施工現場簽證確認;三是要求審計人員現場核實變更的工程量,在隱蔽工程覆蓋以前進行現場核實;四是收集每個時段的市場信息價格,並作充分的市場調查,對於特殊材料或審計員認為有必要的材料進行現場留樣,以便結算時進行核對。
最後,收集相關資料。一是收集工程施工過程中的所有工程資料加以備份,包括工程變更資料,材料合格證及樣本,現場測量的照片等,並按類別整理編號,避免添加塗改等現象。二是按時做好跟蹤審計工作日記,注意原始資料的積累,為補充定額及正確處理可能發生的糾紛、索賠提供原始數據。三是應建立跟蹤審計項目臺賬,及時登記審計時間、工作紀實,包括工作內容、審計事實、發現問題、審計意見、整改情況、審計成果。
全過程跟蹤審計應重視的問題
審計人員必須具備工程技術、經濟、法律等多方面的知識,同時還應具備較強的現場溝通、協調的能力。良好的文字編寫能力、計算機應用技能,這樣才能更好地提供全方位服務。由於審計工作底稿隨時都有可能作為法庭證據,因此審計人員必須深入現場收集資料,取證要準確,工作要全面徹底,要站在客觀公正的立場上對待每個環節,注意調查研究。不得有個人色彩。
工程項目跟蹤審計是一項知識面廣、綜合性強的工作。因此,審計完畢要認真地研究總結,不僅要總結工作的方法方式,審計中還存在哪些技術問題,以後如何進行改進,如何協調與建設方、監理方、施工方的工作關係以及他們有什麼好的建議,而且還要探討項目管理中存在的問題和不足,分析共性問題;要不斷地進行探索,不斷完善跟蹤審計工作。要形成工作制度,這對減少審計風險,提高審計質量及審計工作水平意義重大。
因為工程項目跟蹤審計過程較長,工作中的底稿、照片等資料要特別注意保存,要建立審計複核制,審計責任追究制。
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