採購是創業者必須學會的技能之一，特別是中、小型店鋪開設的初期。順便一提，大型甜品店常常是由專門的採購人員辦理，藉著與各部門的密切聯繫，採購人員必須清楚所需要訂購的原料，對於要求的品質與數量以及原料的來源都必須清楚，不能馬虎。
為了能夠讓賬務清晰，更容易地進行管理，我們需要一個完整的採購流程。採購流程一共分為五個步驟，詳細分析如下：
發出訂購單
採購的第一步通常是發訂購單，在訂購單上面必須詳細地列明所需原料的名稱、數量以及單價等，通常採用三聯訂購單。當訂購單寄給供貨商之後，供貨商會在其中的一聯上簽名並寄回給甜品店，表示收到該訂貨單並開始辦理合同。供貨商將第二聯留下以便核查真正訂購細目，最後一聯會隨貨送往甜品店，創業者接收後將訂購單內容與發票核准。
保留採購記錄
採購的驗收單必須歸檔，以便甜品店有價格及賒欠條件的記錄可供核查。保留記錄的另一個重要理由是為了解一些尚未到貨的訂購單，避免發生財務責任的問題時，無法對證，以此為依據採用應急對策、爭取補償。
追蹤訂購單
供應商有時無法按照約定時間送貨，但這對保留了完整訂購記錄的創業者毫無影響，因為對訂購單進行追蹤能清楚原料何時到期、供應商延誤的具體原因、總長時間等。到了再次訂購的時候，創業者就利用積累下來的經驗，淘汰那些不可靠的供應商，尋找更好的合作伙伴。
檢驗原料
收到原料的時候，請務必開箱檢驗。送來的貨物與訂購單上的項目的是否相符？數量有沒有出入？原料的品質是否符合要求？這些問題都必須在接收原料時核查清楚，避免損失。
進行付款
如果經過以上步驟確認，基本上就可以辦理付款了。反過來，如果原料不符合要求，不能接收，創業者還需要去函說明退回原料的原因。
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