要想做好採購系統升級，需要先了解採購系統的構成。
採購系統從低到高可以分為4個層級，業務層級、管理層級、跨部門協同層級、跨企業供應鏈協作層級。見下圖：
圖---採購系統的4個層級
第一層：業務層級
業務層級即採購具體業務的操作層級，可以細分兩個部分：“採”與“購”。 “採”從需求管理開始，品類規劃、規格決定、供應商尋源評估，談判，一直到合同簽訂為止。“採”偏重戰略性，重點在於尋源。
“購”包括根據採購計劃，下單、跟催、入庫結算，並對供應商的供貨進行績效反饋。偏重於操作性，重點在於供應。
企業因發展階段、企業規模、文化習慣、管理水平、採購物資特點不同，大抵形成兩種業務模式：
“採”與“購”一體化的一條龍模式、“採”與“購”職能相分離的兩段或多段模式。
一條龍模式的優點是效率高，少扯皮。
採”與“購”分離模式的優點是專業分工，相互制衡，避免採購腐敗。
無論何種分法，業務上必須清晰下列問題：
1. 本企業“採”與“購”哪部分對公司盈利貢獻大？
我的答案：
2. 本企業採購人員的主要時間和精力放在“採”上還是“購”上？
我的答案：
通過調查，我們發現很多企業都認可“採”對公司盈利的大，但很多企業的採購人員的時間與精力卻放在了“購”上，天天忙著下單、催貨、處理內部流程、應付突發情況。而對公司盈利貢獻度大，應該放在戰略位置的“採”，卻無暇關注。由於戰略性“採”的缺失，導致操作性“購”也變得混亂。
第二層：管理層級
採購是一項業務，採購管理則是一個系統。幾乎所有的企業都有采購，但不一定所有的企業都有采購管理。
採購管理指對採購業務進行策劃、控制、改進。 具體而言：
要制定採購戰略，確定部門目標；
依據戰略與目標，制定業務流程和管理制度；
根據業務流程設置組織架構；
根據組織架構建立採購團隊勝任力模型，進行團隊建設、人才培訓、績效考核；
最後，用信息技術、電子工具將上述過程進行固化，並在實踐中不斷優化改進。
在這個階段，採購經理應從具體業務中抽離出來，甚至不做具體業務，專職從事管理性工作，即企業對於採購經理定位，是一位管理者，而不是一位高級採購員。
圖1-6管理層級
第三層：跨部門協同層級
解決了採購內部的管理問題，要讓採購出績效，還須做好企業內部的跨部門之間的協同。只有基於系統協作，各部門形成共識與合力，企業才能減少因部門牆引發的消耗，消除因跨部門協作不良造成的過多的品類、過高的標準、不產生價值的個性化定製、不必要的流程等諸多浪費，從根源上降低採購的總成本。
如果用人來形容採購系統，那麼：
“頭”是企業高層管理者（老闆），要對採購系統理解並最終決定採購戰略與目標。
“軀幹”是採購經理，要承上啟，做好管理工作。
“手”是採購利益相關方——研發、生產、質量、倉管、財務，這些部門不僅對採購有很大影響，往往還有部分採購決策權，好的系統需要利益相關方的共識與配合。
“腿”是採購業務員 ，按組織意圖，具體執行採購業務。
如圖，只有頭、軀幹、手、腿各部分上下、水平協調一致，企業才能走得穩，不摔跤，大步向前。
圖 企業內部跨部門協同層級
第四層： 跨企業供應鏈協作
在內部跨部門協同基礎上，企業發現如果離開了供應商的高效協同，企業的採購戰略無法落地，質量、成本、交期無法得到保障。於是企業開始推行與供應商之間的協作，強化以客戶為中心，對供應鏈夥伴的質量、成本、交期進行聯合改善，實現信息共享、管理實踐共享，互相支持，互相幫助，全面提高供應鏈團隊成員的凝聚力與協同能力，使供應鏈成為共贏鏈，進而打造一個可持續發展的生態系統。這時企業的採購系統已進入供應鏈管理領域，其管理對象是一個個獨立的企業，管理的目的是通過價值創造，實現供應鏈的多贏、可持續發展。
需要說明的是，因理念與發展階段的差異，不同國家、不同企業之間對採購系統的關注度有所不同。日本企業強調跨企業協作層級；歐美企業往往強調管理層級、推行戰略採購與流程建設；中國國企也主抓管理層級，但傾向於推行集中採購與招標採購、偏重製度建設；民企則偏好實用主義，往往老闆的想法決定採購系統的未來走向。
延伸閱讀：
在企業實踐中，以採購管理升級的關鍵主體（人）與採購管理的關鍵手段（事）兩個維度，把採購管理劃分了4個階段。每個階段的特點不一樣，採取的策略也不同。
在採購1.0階段，往往也是企業初創期，首要的任務是把產品生產出來，企業對採購第一要求是保證供應、追求效率、避免推逶扯皮，加之要控制人員成本，往往把所有采購責權都放在採購員身上。
在這個階段，老闆基於信任用人，而又因缺乏管控手段導致缺乏真正的信任，整體特徵為人治型。
採購2.0與1.0相比，不再僅僅追求滿足供應，而是通過調整供需關係引發供方的充分競爭來實現價格最優。
管理方面摒棄對個人績效的依賴，通過制度建設與流程建設實現採購管理的陽光化、規範化。
在2.0後期，隨著招標的進行，供應商降價的潛力不斷被挖盡，降到一定程度已經無法再降；而單純壓低價格也會造成的質量問題、供應商合作意願下降問題。
企業意識到推行戰略採購，降低成本，只靠採購部一個部門是無法實現的，必須實行跨部門的溝通。
在採購3.0階段，企業推行戰略採購，拆除部門牆，通過消除企業內部的浪費與減少內耗獲得了成本的降低。
當浪費與內耗削減到一定程度，如果還要使採購成本繼續大幅降低，就要跳出公司的一畝三分地，開拓更富饒的金礦——供應鏈管理。
進入採購4.0階段的企業，大都是目標長遠、管理卓越，希望通過價值創造打造供方、企業、客戶可持續發展、多贏的供應鏈生態系統。
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