新冠疫情的影響下，很多企事業單位開啟遠程辦公模式，以保障各項工作正常運轉。數據顯示，全國節後開工首日就有超過1000萬家企業選擇遠程辦公，往後數日還在快速增長，由此我國迎來史上最大規模遠程辦公浪潮。
遠程辦公，也稱移動辦公、3A辦公、雲辦公。目前市場上主流的綜合性在線辦公軟件主要包括企業微信、阿里釘釘、華為雲WeLink、字節跳動飛書等，主要滿足OA管理、視頻會議、在線協作等需求。據報道，有超過1000萬企業在使用阿里釘釘遠程辦公，企業微信的企業用戶數也達到數百萬，個人用戶數上千萬。
知名遠程辦公工具Basecamp創始團隊撰寫的《遠程工作》一書，認為“遠程工作並非壞事，而是未來的基本操作”。據統計，2017年美國有超過80%的企業引入遠程辦公，約3000萬人在家中辦公，佔美國工作人口的16%-19%。在世界範圍內已有24%的公司尤其是科技公司採用遠程辦公。
與傳統的集中辦公模式相比，遠程辦公擺脫了空間和時間約束，可以保證員工在任何時間（Anytime）、任何地點（Anywhere)處理與工作相關的任何事情（Anything）。在相對自由的辦公環境中，與同事，尤其上級領導保持有效的線上協作和溝通，顯得更為重要。就如何才能在遠程辦公中與領導保持有效的溝通，ACCA通過專業洞察，給遠程辦公者們提出了五大建議。
建議一：商定日常聯絡方式
職業諮詢機構Position Ignition的共同創始人西蒙·諾斯（Simon North）指出：“遠程辦公的溝通中，涉及所使用的交流媒介——電話或遠程辦公軟件、電子郵件、在線通信工具、或是公司的聊天系統。”
通過即時通信工具聯繫時，應避免太過親密，保持職業性。倫敦商業金融學院伯明翰分校金融業務培訓部門的職業與學生福利經理烏斯曼·塔希爾（Usman Tahir）表示：“需要使用與發送電子郵件時相同的語氣和方式，保持語法和標點符號的完整準確，切勿使用網絡俚語。”
積極引入並鼓勵使用創新軟件來實現深入、詳盡溝通。例如帶有多項附加功能的即時通信服務；支持多人同時處理項目；專注於屏幕共享、網絡會議和遠程桌面控制；提供遠程存儲能力；或允許多個用戶實時參與繪製思維導圖的工具。
針對不同溝通主題，審慎選擇溝通軟件。在辦公室工作的間隙，大家都喜歡在飲水間閒談，模擬這種氛圍的虛擬交流形式也會令同事間感到關係親密。但使用社交媒體時，不要想當然地認為，這些用於日常生活場景的社交軟件是恰當渠道，目前職場中有四代人在共事，某些員工並不習慣於新媒體。
溝通中要時刻注意保密問題。很可能在你未注意到之前，非正式互動已同工作聯繫在一起。遠程辦公過程中需要進行大容量工作資料文件的傳輸與存儲，員工也要時刻保持網絡安全意識，確保公司的核心數據資產安全不受侵害。
郵件不是唯一渠道，根據內容的重要性、急迫程度，選擇最佳溝通渠道。請謹記，你的確需要不時地與經理通過電話溝通——特別是當議題很複雜或可能引發爭議的情況下。非當面溝通時，若對工作有疑慮和擔憂，一定提出來！若不發表意見，對方很難感知，問題也無法解決。與當面溝通不同的是，電子郵件可能缺乏“情感的溫度”。俗話說：“見面三分情”，團隊協作需要溫度。在傳遞信息時，通過文字表達的技巧，讓對方能感受到你的語氣和態度非常重要。
必要時，做溝通的主動發起者。如果經理無法聯繫或未給予及時回覆，又當如何處理？諾斯表示：“你可能需要主動與他們聯繫，並確定何種交流方式和節奏最為合適。別畏懼於主導溝通事宜，隨後還要確保雙方都遵守既定模式。”
建議二、在定期更新中，闡明期望和計劃
假如不清楚經理對你的期望，該如何行動呢？在遠程工作狀態下，由於缺少了辦公室工作的“物理監管”，目標和期限的清晰較其他工作模式更為重要。
主動提出或詢問目標計劃。如果經理未曾與你溝通並明確闡述期望，那麼可能就需要你發起對話，切勿一味等待。諾斯建議：“當你不瞭解或不清楚需要做些什麼時，無論問題大小，都應立即指出”。
梳理工作清單，善用視頻互動。“工作清單”是一個傳統，但卻行之有效的輔助工具。利用“工作清單”，確保經理瞭解你的工作時間表，並及時更新。當然，更新所使用的渠道和頻率，需要再次商定。而且，應通過視頻會議安排一些“會談”，視覺互動對於建立融洽和信任關係極為必要。思科公司的研究表明，與聚集辦公相比，遠程同事須花費多達四倍的時間來建立信任。
靈活溝通，切莫僵化。 有時候，只要對雙方都最為有利，便可隨時打電話說明進度，最重要的是讓領導全面瞭解你的工作情況。諾斯指出，“應當報告你取得的成果、下一步的計劃，並提及可能需要的幫助、需要經理投入的領域，或者只是說明上級應知曉的事情”。
建議三、下班後忘卻工作，輕鬆回家
藉助手機、互聯網和社交媒體，我們比以往更密切地與工作內容和同事建立起了聯繫——Anything，Anytime，Anywhere的誘惑讓有些在家辦公的員工感到“隨時隨地”在工作。翰納仕最新研究中，受訪者認為工作與生活之間的積極平衡意味著：壓力得以減緩（41%）、有更多時間與家人共處（26%）、以及在工作中更具生產力（16%）。
明確工作和生活的界線。當工作與生活在一個物理環境中進行，彷彿她們更加緊密不可區分。我們建議一定要給自己一些顯而易見遠離工作的時間，度過愜意時光可以改善健康狀況、減輕壓力。放鬆情緒還意味著，當你真正返回工作時，將具備更高工作效率。
例如，使用“工作清單”工具時，可以考慮設置今日的各項目標，並且在當天早些時候優先完成較大型的任務，以免下班時被迫中斷，不得不隔天繼續。
夜間關閉電話，安心休息。除非夜間需要值班，否則關閉電話。睡個好覺，第二天一早會更加精神煥發，隨時準備接手工作。若非工作必要，僱主應鼓勵員工關閉工作電話，可以在休假、晚上和週末輕鬆無憂，放鬆身心。
建議四、扼要說明個人業績
定期更新狀態也是一種有效的方法，可確保經理重視你的成績（而這最終也會計入你的年度績效評估之中）。遠程管理者沒有心靈感應，只能依靠你來準確告訴他們已完成的工作。但遠程工作的嚴酷現實在於，在許多組織中，除非採用誇張的表達方式，否則自己所做的一些出色業績很可能會被忽視。另外，經理往往需要管理諸多項目和人員，因此對個人工作的跟蹤能力，僅限於你告訴他們的內容，以及他們可以從企業運營報告系統中收集到的信息。
定期與領導溝通，更新狀態，讓經理人保持對你的關注。俗語說“眼不見，心不念”，你要確保當他們分配新項目時，不會把你忽略。但請注意，既要定期聯繫，又不能使他們感覺到煩擾，需要把握好度。塔希爾詮釋說：“這要視具體情況而定，可能是你和經理正緊密合作，實施極其重要的項目，他們希望隨時全面瞭解你的工作。否則，僅將重要的電子郵件抄送給經理即可，這樣他們便能在必要時毫不費力地參與其中。”
清楚領導作息時間與文化差異，避免造成溝通煩擾。諾斯指出，如果你不想令人生厭、甚至成為經理害怕聽到的聲音，就需要“準確知曉他們所在的時區、及其非辦公時間”。另外，與身處其他國家或地區的經理合作時，一定要尊重文化差異，他們的工作習慣和交流方式可能與你顯著有別。
建議五、必須始終保持誠實可信
塔希爾對此分析說：“可靠、守時、積極主動和富有能力，是與遠程管理者建立合作的重要因素。”因為他們無法每天都見到你，所以很可能會對你的工作進展抱有擔憂，尤其是在剛開始的時候。但如果你能夠通過完成自己的本職工作，建立誠信可靠的名聲，那麼他們很快就會打消顧慮。
諾斯則表示：“每天、每週、每月，你都應當達成確立的目標——換言之，力爭成為模範員工。”或許，經理人員不在工作現場更有利於你的工作。
“與經理就在身邊相比，你必須承擔更多的責任來證明自己”，塔希爾總結道。
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