作者：阿宝姐。做过5份完全不同的工作，并行5种完全不同的人生。从月薪5千到5万，草根逆袭的职场达人，玩转跨界的神奇女子。不鸡汤，不说教。有干货，有温度。LinkedIn专栏作者 · 在行行家 · 各大内容平台推荐职场讲座嘉宾 · 知名微博签约博主@职场阿宝姐

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听说，淘宝上的日程本，每年销量都会破1亿本，而且集中发生在元旦前后。

我也听说，日程本只有前10页的利用率最高，80%的日程本在100页往后就再没有被翻开过了。日程本是笔记本中的资源浪费佼佼者。

我还听说，学生和上班族群体，平均每人至少尝试过3种以上的时间管理工具，90%以上的人都了解“制定年度目标清单”、“重要紧急四象限法则”以及“to do list”。也不乏各种小众的方法论与APP。

但是，执行起来依旧毛病多多。

作为一枚完美主义且对自己下得去狠手的天蝎座来说，这样的时间管理，水分太多。

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要想挤干水分，首先要知道水分藏在哪儿。

水分藏在你每分每秒做的事情和长远目标间的误差里。可以想象，如果我们每分钟手里做的事都和自己制定的目标间的关联很小，那一定会导致一通忙碌过后，目标没有实现。

那就把目标分解到最小的时间单位吧。这时候又会遇到3个巨大的难题：

1）工作量巨大。我曾经在年初制定了一个计划，每天睡前阅读30分钟。我想将这7个字写在每天的to do list上，总字数等于7*365（约2500个字），等于我写一篇文章的长度。这还只是众多任务中的一项。

2）修改起来无比麻烦。这也是我不爱用日程本的终极原因！步入职场后就会深刻体会到什么叫“计划跟不上变化”，而纸笔的特质是“一经书写不易更改”，这二者之间有着天然的矛盾。每当计划需要调整，我就要在日程本上划去重写，尤其是那种自带时间轴的日程本，牵一发而动全身。划去重写几次，整页纸就花了。如果你还是个字丑星人，简直就是雪上加霜。恨不得赶紧翻过这一页，去往明日，明日复明日。

3）无法做到实时监控。要想实时监测，就要选择离你手最近的介质。显然，一本厚厚的日程本不是你可以随身携带，随时想要翻开的最佳选择。

我要的时间管理工具必须克服以上所有问题。

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可以说，市面上有的时间管理工具我都拿来用过，都不能完美解决上述所有问题。直到我自己研究出了这样一种方法，经过半年的测试使用和迭代修正，终于可以做到挤不出半点水分，且能实时监测。

这个工具不是最fancy的，但绝对是最好用的。

它只有3张Excel表格，仅几百K的内存大小。

• 让长远目标始终悬挂在前头，以最简洁的方式！

我以前用日程本梳理目标的时候，日程本中总是会给我过于复杂的提示和分类标准，而且这些目标无法直接链接到我要做的每一件事情上。

现在好了，你可以在这张Excel上写下你想要达成的所有愿景，并给他们赋予高低权重。然后将你的工作、可能的新工作、兼职爱好、家庭活动、其他事件通通罗列此处，根据它们与愿景的匹配程度区分出重要次序。最后将你梳理出来的希望在19年做的几件事情按照重要次序，先后罗列在表格下方。

此时，你就可以切换去第二张表格了。

• 迅速将目标分解成每日任务

按照刚才梳理出来的先后顺序，将每一个事件依次放到每日的日程中去。

• 先放第1件事情。如果它是“每天健身1小时”，那我们就把它放到每天的单元格中。
• 再放第2件事情。如果它是“每周末陪家人孩子做一件有意义的事情”，那我们就把它放到每周末的单元格中。
• 再放第3件事情。如果它是“每周六下午去上钢琴课”，那我们就把它放到每周六的单元格中。
• 再放第4件事情。如果它是“每周约聊一个有趣行业的有趣的人”，那我们就把它放到每周一的单元格中，督促我们从周一开始就将这件事情纳上日程，约好了见面时间后，可以将这个事件移动到对应日期下的单元格中。
• 依此方法，直到将所有事件拆解放到对应的日期下。

你有一个速填的方法，就是利用Excel的替换功能（ctrl+h），我已经在每个单元格预先放置了一些字母，你只需要将字母替换成事件的名称即可，具体操作如下，一秒钟搞定。

这个做法和我们平常做日程规划最大的不同在于：我们平常是至下而上的做，先将最琐碎的工作中的每件事情放进日程里，而忽略了每年初规划的那些和工作不直接相关，但是非常重要的事情。

我会在每天的单元格里预留8小时给工作，当然为了不留一点水分，我会将工作任务再拆分，呈现的是更小颗粒度的工作任务。

我会在一周开始之前，将每个单元格中的所有事情预估一个耗时数，用括号备注在每个事件的后面，然后在最上面的日期后面跟上一个加和的时间总数，这么做的好处是我可以通观全局，在一周的时间轴里面做些调整，以防哪天出现爆表现象。

而且这个工具是支持快速调整的，如果有新添加的任务，或者由于意外你今天的可利用时间变少了，你都可以根据重要程度，以及之后几天自己的capacity，来决定如何挪动任务。所以，重要的事情不会被你遗忘，它只是挪动到了合理的位置，但还是在你的计划里。

学会了这些操作，你会发现你才是站在时间制高点的那个人。

• 你需要配合这两样东西使用，精度才能达到最高

第一样东西是sticky note，windows自带的软件。当我每天的任务内容确定之后，我会按照表格中预估的耗时，在sticky note中将其按照时间轴顺序填写。

好处就是你每分钟做的事情都来源你表格中的规划。如果你提前完成了某件事情，你可以瞬间将后面的事情提前来做，彻底将水分挤干。

如果你滞后了某件事情，你需要迅速切换回表格，去及时做调整，并且督促自己调整做事的策略和速度。

但这1个功能配合你的Excel就是完美的。你不可能时时刻刻和你的Excel待在一起，特别是下班后需要关电脑怎么办，将今天剩余的几件事情挪到Flink上，一件件将其消灭掉。

• 生活需要仪式感

每当你完成了一件事情，用其他颜色来对这一条做标记。

每当你完成了一天的所有任务，将整个单元格标灰。

每当你完成了一周，将这一行单元格全部隐藏。

• 利用和你最密切的介质，而非一个随时会忘记查看的本子

将Excel放在电脑桌面的正中央，提醒你打开电脑时记得打开它。当你在电脑上处理任何事情，随时用“Atl+tab”切换到Excel界面查看时间行进情况。

你与你的时间管理，密切在一起。

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没有什么事情，是时间不能解决的。

细数过去一年，我除了本职工作（号称忙碌程度Top3的行业工作）之外，至少码了10万字的文章，各种职场讲座不下10场，舞蹈课瑜伽课累加超过250个小时，还有弹琴唱歌看书的爱好都没有落下。身边的朋友经常问我是如何管理时间的，感觉把24小时用成了72小时。我的窍门就是用上面这套方法，将无效时间的水分一点点挤干。

而且，当你变成一个善于管理时间的人之后，你会发现世间再无难事，因为没有什么事情，是时间不能解决的。很多人说因为找不到好工作而烦，很多人说因为谈不到好恋爱而烦，很多人说因为家庭琐事而烦，你会发现所有的问题都可以被拆解成大小任务，放到时间里，时间才是给你最大安全感的东西。

真正的人生，从学会时间管理之后开始！

让阿宝姐的这份自制日程表在你的桌面上，

陪你开启2019年的分分秒秒。

直播分享与工具赠送

阿宝姐将在12月27日晚8点，通过社群给大家用30分钟分享时间管理及工具使用方法，还能顺便提升一下大家Excel的使用技巧，大家课后可以留在社群中，与一群来自各行各业的小伙伴共同交流成长，参与更多19年的线上线下活动。一举多得，有没有很高效？

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關鍵字: Excel 时间管理 职场