<strong>1.0 目的
規範宣傳刊物編輯、印刷、發行工作，確保社區文化宣傳活動工作質量。
<strong>2.0 適用範圍
適用於物業管理公司所屬各管理處內部宣傳刊物編輯、印刷、發行工作。
<strong>3.0 職責
3.1 公司總經理負責制定辦刊方針及宣傳刊物的總體質量控制。
3.2 管理處經理負責宣傳刊物的組織實施與進度跟進、並審核每期刊物的印刷、發行。
3.3 公共事務部主管具體負責宣傳刊物編輯、印刷、發行風事務。
3.4 公共事務部文化管理員負責收集稿件及組織每期刊物的編印、投遞工作。
<strong>4.0 程序要點
4.1 宣傳刊物辦刊方針及計劃制定
4.1.1 公司總經理根據社區文化需要提出宣傳刊物的辦刊方針並下達任務給管理處。
4.1.2 管理處經理接到辦刊任務後，即著手製定辦刊的工作計劃。
4.1.3 宣傳刊物辦刊計劃應包括以下幾項：
a) 辦刊的目的與作用
b) 辦刊人員的調配與分工；
c) 稿件的撰寫與採編來源；
d) 刊物的發行方式與週期；
e) 刊物發行數量與規模；
f) 宣傳刊物的經費預算與來源。
4.1.4 以上計劃制定完畢後需報公司總經理審批後方可進行。
4.2社區宣傳刊物辦刊應按如下流程圖(省略)
4.3 宣傳刊物的準備工作
4.3.1 公共事務部主管於每期刊物出版前二個說提出書面辦刊提綱，報管理處經理審核。
4.3.2 管理處經理接到辦刊書面提綱後，召集公共事務部主管、文化管理員及相關人員討論該期刊物的報道重點、佈置報道任務並形成決議。
4.3.3 公共事務部主管根據決議向外發佈徵稿通知及組織相關人員撰寫、採編相關內容稿件， 並指定專人直接負責編輯及文字校對工作。
4.4.1 稿件收繳、撰寫完畢後，由負責編的文化管理員具體承擔編輯、印刷、校對工作。
4.4.2 編輯人員在審稿與校對過程中應注意以下事項：
a) 尊重撰稿人員的辛勤勞動，對所有稿件均應認真閱讀，不得敷衍搪塞；
b) 根據每期刊物的宣傳重點及宣傳方向對來稿進行篩選，凡是未被選中的稿件均應分類歸檔並妥善保管，留作以後備用，同時應書面或電話通知各稿件作者未被採納原因；
c) 對符合本期刊物要求而被選中的稿件，均應字斟句酌，並統觀所有稿件，對需要進行局部改變的稿件，應約其作者進行確商並作修改，確保稿件質量及宣傳重點符合本錢刊物要求；
d) 編輯人員在審稿過程中，應如實填寫《社區宣傳刊物來源登記表》。
4.4.3 編輯人員審稿、校對稿件後，對選中及修改過的稿件進行編輯、排版、並列出大樣。
4.4.4 公共事務部主管對刊物大樣進行審閱，並報管理處經理、公司總經理負責審、審定。
4.4.5 審定後的報刊大、校樣交公共事務部文化管理員負責到指定印刷廠按指定數量印刷，並將印刷號的宣傳刊物運送回物業管理處。
4.4.6 公共事務部主管議定宣傳刊物的投遞範圍及投遞數量，安排本部門文化管理員負責具體投厗事宜。
4.4.7 在投遞宣傳過程中，應分清對象採取以下方式投厗：
a) 對已入住小區的住戶，應將刊物投進住戶的信報箱內即可，如住戶尚未設立信報箱，則應將刊物送到各住戶的家中（如有人在夾）或塞入住戶門縫內（如無人在家）或信報箱內；
b) 對已購但尚未搬進小區入住的準業主，應按其通信聯繫地址將刊物寄到準業主家中；
c) 對本社區內各級員工，應確保人手一份，由各部門負責人領回相應數量刊物分發給本部門員工；
d) 對本期刊物的各位作者及參加宣傳刊物各項工作的相關人員應確保人手一份，如投遞不便，應採取郵寄方式
e) 對總公司及集團公司的中層以上各位領導應確保人手一份，並由文化管理員親自投遞到個人手中。
4.5 資料歸檔保管
4.5.1 公共事務部文化管理員應將下列資料加以分類、歸檔，上報公共事務部主管審核。
a) 本錢刊物的大小樣；
b) 回訪的各類反饋信息；
c) 本期刊物作者通訊錄；
d) 《社區宣傳刊物來源登記表》
e) 本期刊物的總結報告。
4.5.2 公共事務部將審核過的上述資料由本部門保管3年。
4.6 相關信息反饋與收集
4.6.1 公共事務部文化管理員於刊物投遞完畢後，應立即著手進行相關讀者的回訪工作。回訪可採用登門採訪及電話、信件回訪等形式。
4.6.2 回訪內容應包括：
a) 對本期宣傳刊物的質量評價；
b) 是否達到預期宣傳效果；
c) 住戶及員工的接納程度；
d) 存在的缺點與不足之處；
e) 今後應改進的措施。
4.6.3 有關回訪的具體操作按《回訪管理標準作業規程》相關條款進行。
4.6.4 文化管理員應將收集到的反饋信息加以歸檔總結，找出不足之處並對宣傳刊物出版社發行工作寫出書面總結保管，呈交公共事務部主管。
4.7 管理處經理會同公共事務部主管根據回訪反饋回來的信息以及相關的總結報告，對該期刊物質量作出客觀評價，並據此作為公共事務部主管及文化管理員績效考評的依據之一
<strong>5.0 記錄
《社區宣傳刊物來源登記表》
<strong>6.0 相關支持文件
6.1 《回訪管理標準作業規程》
6.2 《管理處員工服務管理標準作業規程》
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