文|小貓倩倩：高轉化文案寫作者，頭條號簽約作者，知乎19萬關注大V，職場、心理學話題高贊回答者
相信我，這篇文章真的可以能幫你節省大量時間。自從用了這種方法，我的效率提升了不止3倍，而且還能同時從事幾個不同方向的工作。
一、外包大腦
每天當我們拿起手機的時候，就會有千百條信息映入眼簾。隨便打開哪個APP刷上幾頁屏，大半天時間就沒了。當你放下手機，內心的空虛感充斥著你，這才恍然大悟：原來已經過了這麼久了！之前我打算幹什麼來著？過量的信息輸入搶奪了我們的專注力，造成了龐大的內耗。於是，我們總是丟三落四；計劃好一件事等到了眼前又忘記自己該做什麼；焦慮，總覺得自己的努力跟不上時代發展的節奏……《有序》的作者把這種“信息爆炸時代不知道該做什麼、焦慮、遺忘”的狀況稱為“心智失序”，書的內容就是解決這個問題的。
書中提到了一個重要觀點：把能“外包”的信息“外包”，讓雲盤幫你記憶。
為什麼職位高的人都配有秘書？因為他們每天要處理的信息實在是太多了，要批覆各種各樣的文件，幾點鐘要去開會，幾點鐘又要去見客戶。如果全都用大腦記憶，很容易丟三落四，一不小心就會錯過重要的事情；而且因為我們大腦的短時記憶的容量是有限的，記住這些瑣事會讓人感到心煩意亂，必然影響重要事件的決策。
所以，秘書會幫他們安排好生活中的事，會幫他們定好出差的酒店，提醒他們幾點鐘要會客。這樣，這些“大人物”就可以專心做重要的工作了。
想想看，在你學習和工作的時候，是不是經常被各種瑣事打擾？你剛到自習室想要看會兒書，結果室友就發微信問你課後習題做好了沒有借他抄一下；正在做重要的工作PPT，結果同事來找你複印文件，等複印完已經忘記了自己剛剛的思路；好不容易“進入狀態”，報告寫到一半突然想起來過兩天出差的機票還沒有定，於是你趕緊放下了手中的工作訂機票。
這些事情，看起來沒佔用多少時間，其實消耗了非常大的精力。它們把整塊的時間切割成了細小的碎片，讓你無法全情投入。做重要事情的效率大打折扣。
你也需要一個幫你安排生活，告訴你今天要做什麼事，幾點鐘完成的“秘書”。
你需要“外包大腦”。
二、GTD時間管理法
外包大腦的意思就是，把需要腦子記住的事情讓別“人”幫你記住，相當於請了一個私人秘書。
怎麼樣才能把瑣事外包，騰空大腦，做更重要的事呢？這裡，喵給大家介紹兩種時間管理法（GTD、番茄）+一種工具（teambition）配合使用。好用到我從此拋棄了所有其他時間管理工具。
那我們還是先講“道”再講“術”和“器”。“道”就是“GTD”的時間管理法。GTD是“Getting Things Done”的縮寫，翻譯過來就是“把任務完成”。它的核心觀點是，在任何時候，都做到既高效又放鬆。
我們平時感覺到焦慮，往往並不是因為工作量太大，而是因為大腦中要做但是卻沒做的事情越來越多。這時候你可能會生自己的氣，“天吶，我怎麼什麼都做不好”“我怎麼又堆了這麼多事沒完成”。
解決的辦法就是“清空大腦”，清空的東西“外包”出去。讓大腦用來思考，而不是用來記事。那麼，該如何清空大腦呢？
1.收集
第一步是建立收集清單。將大腦中所有各種未完成的事情進行收集，有任何想法，任何可能要做的事情，一旦出現馬上記下來。先別管放在什麼地方，只要你想起來，寫下就好。
2.存放
第二步是存放，把【所有】的事情，都只記在一個地方。GTD的收集清單和普通的時間管理清單不同，它是百分百的收集，所有要做但未做的事情，無論大事還是小事，統統記在清單裡。
喵的習慣是記在teambition裡面（後面會說）。
3.下一步行動
這時候你有很多的雜事，你需要把這些事變成“下一步行動”。因為完成一件事往往需要很多步驟，下一步行動就是你接下來要做的事情。
比如說，如果“寫項目報告”是你的任務，下一步行動可能會是“給小A發郵件開個簡短會議”，“給小B打電話問報告的要求”之類的。雖然要完成這個事項，可能會有很多的步驟和行動，但是其中一定會有你需要首先去做的事情，這樣的事情就應該被記錄在“下一步行動”列表上。比較好的做法是把這些事項根據能夠被完成的“情境”整理分類，例如“在辦公室”，“用電話”，“在商場”。然後你可以把這些事再分成哪些是必須要做的，哪些是可以不做的；哪些是必須要有本人完成的，哪些是可以由他人代辦的。
給必須要做的任務一個期限，把它們寫在你的清單裡。
4.回顧
回顧，就是每隔一段時間，查看自己的工作和生活，查漏補缺。每完成一件事，你就去看一眼teambition清單，知道自己下一件事該做什麼。每天結束的時候，你可以對這一天的工作內容進行反思總結，看看哪裡的效率可以提升，哪些任務自己明明完成不了卻安排了，這樣你就會對自己完成任務的能力有一個系統的評估。下一次制定計劃的時候，就能做出相應的動態調整。
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