文|小猫倩倩：高转化文案写作者，头条号签约作者，知乎19万关注大V，职场、心理学话题高赞回答者
相信我，这篇文章真的可以能帮你节省大量时间。自从用了这种方法，我的效率提升了不止3倍，而且还能同时从事几个不同方向的工作。
一、外包大脑
每天当我们拿起手机的时候，就会有千百条信息映入眼帘。随便打开哪个APP刷上几页屏，大半天时间就没了。当你放下手机，内心的空虚感充斥着你，这才恍然大悟：原来已经过了这么久了！之前我打算干什么来着？过量的信息输入抢夺了我们的专注力，造成了庞大的内耗。于是，我们总是丢三落四；计划好一件事等到了眼前又忘记自己该做什么；焦虑，总觉得自己的努力跟不上时代发展的节奏……《有序》的作者把这种“信息爆炸时代不知道该做什么、焦虑、遗忘”的状况称为“心智失序”，书的内容就是解决这个问题的。
书中提到了一个重要观点：把能“外包”的信息“外包”，让云盘帮你记忆。
为什么职位高的人都配有秘书？因为他们每天要处理的信息实在是太多了，要批复各种各样的文件，几点钟要去开会，几点钟又要去见客户。如果全都用大脑记忆，很容易丢三落四，一不小心就会错过重要的事情；而且因为我们大脑的短时记忆的容量是有限的，记住这些琐事会让人感到心烦意乱，必然影响重要事件的决策。
所以，秘书会帮他们安排好生活中的事，会帮他们定好出差的酒店，提醒他们几点钟要会客。这样，这些“大人物”就可以专心做重要的工作了。
想想看，在你学习和工作的时候，是不是经常被各种琐事打扰？你刚到自习室想要看会儿书，结果室友就发微信问你课后习题做好了没有借他抄一下；正在做重要的工作PPT，结果同事来找你复印文件，等复印完已经忘记了自己刚刚的思路；好不容易“进入状态”，报告写到一半突然想起来过两天出差的机票还没有定，于是你赶紧放下了手中的工作订机票。
这些事情，看起来没占用多少时间，其实消耗了非常大的精力。它们把整块的时间切割成了细小的碎片，让你无法全情投入。做重要事情的效率大打折扣。
你也需要一个帮你安排生活，告诉你今天要做什么事，几点钟完成的“秘书”。
你需要“外包大脑”。
二、GTD时间管理法
外包大脑的意思就是，把需要脑子记住的事情让别“人”帮你记住，相当于请了一个私人秘书。
怎么样才能把琐事外包，腾空大脑，做更重要的事呢？这里，喵给大家介绍两种时间管理法（GTD、番茄）+一种工具（teambition）配合使用。好用到我从此抛弃了所有其他时间管理工具。
那我们还是先讲“道”再讲“术”和“器”。“道”就是“GTD”的时间管理法。GTD是“Getting Things Done”的缩写，翻译过来就是“把任务完成”。它的核心观点是，在任何时候，都做到既高效又放松。
我们平时感觉到焦虑，往往并不是因为工作量太大，而是因为大脑中要做但是却没做的事情越来越多。这时候你可能会生自己的气，“天呐，我怎么什么都做不好”“我怎么又堆了这么多事没完成”。
解决的办法就是“清空大脑”，清空的东西“外包”出去。让大脑用来思考，而不是用来记事。那么，该如何清空大脑呢？
1.收集
第一步是建立收集清单。将大脑中所有各种未完成的事情进行收集，有任何想法，任何可能要做的事情，一旦出现马上记下来。先别管放在什么地方，只要你想起来，写下就好。
2.存放
第二步是存放，把【所有】的事情，都只记在一个地方。GTD的收集清单和普通的时间管理清单不同，它是百分百的收集，所有要做但未做的事情，无论大事还是小事，统统记在清单里。
喵的习惯是记在teambition里面（后面会说）。
3.下一步行动
这时候你有很多的杂事，你需要把这些事变成“下一步行动”。因为完成一件事往往需要很多步骤，下一步行动就是你接下来要做的事情。
比如说，如果“写项目报告”是你的任务，下一步行动可能会是“给小A发邮件开个简短会议”，“给小B打电话问报告的要求”之类的。虽然要完成这个事项，可能会有很多的步骤和行动，但是其中一定会有你需要首先去做的事情，这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。比较好的做法是把这些事项根据能够被完成的“情境”整理分类，例如“在办公室”，“用电话”，“在商场”。然后你可以把这些事再分成哪些是必须要做的，哪些是可以不做的；哪些是必须要有本人完成的，哪些是可以由他人代办的。
给必须要做的任务一个期限，把它们写在你的清单里。
4.回顾
回顾，就是每隔一段时间，查看自己的工作和生活，查漏补缺。每完成一件事，你就去看一眼teambition清单，知道自己下一件事该做什么。每天结束的时候，你可以对这一天的工作内容进行反思总结，看看哪里的效率可以提升，哪些任务自己明明完成不了却安排了，这样你就会对自己完成任务的能力有一个系统的评估。下一次制定计划的时候，就能做出相应的动态调整。
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