為進一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現合同管理工作的規範化、制度化、科學化，制定本制度。
1 本制度所指的合同檔案是在業務經營中達成的各種協議、合同文本，本廠的合同主要包括銷售、採購、租賃、運輸合同）。
2 合同檔案歸檔保存由企管辦負責，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
3 合同的簽訂管理規定
3.1 各相關部門負責合同內容的談判（一般採購合同內容，除正常應有的內容外，必須要有技術要求、執行標準、質保期和質保金），需要企業起草的合同由企管辦根據談判內容起草，交相關負責人，經材料主管領導或廠長簽字後，企管辦負責登記蓋章；外來的合同由經辦人負責，主管領導或廠長簽字後，經營辦負責蓋章登記。
3.2 外部市場的採購合同由材料辦統一負責，經材料主管領導或廠長簽字後，企管辦負責蓋章登記；
4 合同文檔的移交
4.1 各部門在正式簽署合同後，一個月內將合同正本原件移交企管辦，對於無法提供正本原件的合同應將清晰的複印件移交企管辦。
4.2 企管辦必須將移交的合同文檔註明合同編號並登記在冊，保存在固定地點，保證合同檔案的齊全、完整、層次分明，符合其形成規律。
5 合同文檔的管理辦法
5.1 企管辦應確定部門內專人負責合同文檔管理。
5.2 合同文檔以年份結合接收順序進行分類編號。
5.3 保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，並追究相關人員責任,發現一次處罰50元；對超過三年以上（包含三年）的已履行完畢的合同協議，由辦公室甄別，並予以銷燬。
5.4 企管辦要加強對合同檔案的統計工作，要以原始合同為依據，編制合同統計清單。
5.5 相關人員查閱合同文檔時應在企管辦查閱，確因工作需要借出查閱，須在企管辦辦理借閱登記手續，以複印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。
5.6 借閱人不得塗改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節輕重予以處罰50-300元。
5.7 合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰50-500元。
5.8 因管理不當造成合同丟失、損壞，視情節輕重處罰合同管理相關人員50-1000元。
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