在家辦公，有哪些好用的高效率技巧？開會佔用時間太多，應該怎麼辦？今日頭條、抖音公司5萬員工，是如何遠程協作的？
2月9日晚，字節跳動副總裁、飛書負責人謝欣在飛書公開課中直播解答了以上問題。謝欣表示，短期在家辦公就像衝鋒，可以針對性地設立一個項目，大家圍繞明確的目標進行運作，可能會事半功倍。
同期，他宣佈了一項面向中小企業等組織的新福利：2020年5月1日前，申請註冊的中小企業（100人以下）、街道社區、公益組織、醫院、醫學類院校和湖北地區所有學校可享三年商業版免費權益。希望幫助中小企業應對當下嚴峻的挑戰。
以下是謝欣飛書公開課全文。
大家好，我是謝欣。這是我第一次通過飛書產品視頻接入，進行抖音線上直播。今天我給大家分享一下字節跳動5萬人在家辦公背後的故事。
在家辦公也要高效協同
字節跳動就是抖音、今日頭條、西瓜視頻、飛書等產品的母公司。我加入公司已經5年多時間了。我先給大家講一下，這個春節，5萬人的字節跳動是怎麼過的？
一方面，我們做了許多社會責任相關的事情，相信大家多多少少也瞭解到了一些，比如說有可能在抖音上免費看了《囧媽》。另一方面，在公司內部，我們也做了大量保障工作。包括疫情監控，辦公室消毒、防護，提供應急機制、心理諮詢等。比如，我們需要每個員工報備健康狀況，因此專門開發了“健康報備”應用。
為了保證復工後，大家回到辦公室能夠安全上班，我們也緊急採購了一些口罩。因為這次疫情來得特別突然，一些員工回家也沒有帶電腦。這麼小的一件事情，現在也變得非常大，根據統計情況，全公司有小几千號員工這次回家都沒有帶電腦，所以我們的IT團隊，一邊是從員工工位上找電腦，一邊是到我們的庫存裡面翻出新電腦，一共寄了上千臺電腦給員工，方便他們在家辦公。有個別員工是到了海外其他國家，這時候，我們就通過我們海外的辦公室調用電腦，寄到身在當地的同學手中。這些都是為了確保大家遠程辦公時有基本的辦公工具。
把最基本的工具準備好了之後，真的要在家辦公的時候，怎麼能做到高效協同呢？光有一臺電腦肯定是不夠的，還有很多事情需要做。
每個人在家辦公環境都不太一樣。我們有些員工拍了自己的辦公環境，大家可以看到非常五花八門，非常有意思。有人是跟貓貓狗狗在一起工作，有人是在室外工作，還有人把家裡的衣櫃搬出來辦公。
在家辦公是一件很難的事情，但是我們仍然要保證工作效率不受太大的影響。舉個很小的例子：疫情期間，如何高效統計5萬名員工的健康狀況？按照要求，我們每個員工會每天上報自己的健康狀況、體溫、位置，以便公司統計員工是否已經在辦公地點、是否已經在居家待夠14天等信息。
最開始，我們讓大家主動上報，但發現兩個問題：第一，上報的比例不夠高，第二，因為數據龐大而且雜亂，沒有辦法使用。所以，大年初一的時候，我們決定開發一個“健康報備”的應用，輔助員工填寫體溫、城市、位置等信息。但是時間非常緊張，我們需要在兩天內全員上線，同時把這個產品提供給外部使用飛書的企業。那我們具體是怎麼做的呢？
這個“健康報備”的應用，既是為飛書而開發的，在開發過程中也用到了飛書的各種功能。我們動用了數十人，數十城遠程聯動，所有人在不同的物理位置，一起在線協同辦公。比如我們把任務用文檔做拆解，通過使用排期表，讓每個人看到排期進度。同時我們還有各種反饋群，大家在群裡面反饋測試功能情況。最終，在大年初三，我們按時上線了這麼一款產品，上線後，整個公司的填寫率，從一開始只有很少人，到接近百分之百。
最終完成的“健康報備”應用裡，每天有一個機器人，提醒每個人填寫健康信息，如果沒有及時填寫的話就會反覆提醒，如果還沒有填寫，就會給ta加急提醒。團隊的領導，也能看到自己團隊的員工填寫情況，還會提醒自己的下屬儘快填寫。這款產品開發出來，經過非常多的協作，兩天時間，數十人，完成了這麼一個工作，其實還是很高效的。
字節跳動為什麼做飛書
這個快速響應背後，其實是字節跳動的工具和實踐。
首先說一下，字節跳動這家公司對工具非常重視，有極大的投入。不是說因為大家遠程辦公才開始重視，而是從一開始就很重視。因為在工作中，每個人每天要使用大量的工具，而每件工具只要改進比如說5%，那麼對整個公司全員的影響就非常大。
字節跳動更換過多款溝通工具。因為，我們認為，溝通對於信息的創造、分發、流轉和消費，至關重要，甚至是公司最重要的一個通用工具。2012年字節跳動成立以來，每個時刻都努力使用當時我們認為最先進、最好用、最適合我們的工具。
所以最開始我們使用Skype，接著是微信企業號，Slack出現後，我們覺得很不錯就用了Slack，後來釘釘發展得很好，又開始全員使用釘釘。再後來，隨著公司的發展，我們發現這些工具，都不能完全適應或者不能完全滿足我們對於協作效率的要求，於是就自主開發了“飛書”這款工具。
飛書是從一個溝通工具開始，慢慢變成了很完整的辦公套件，現在整個公司5萬多人，每天主要的工作都是基於飛書來完成的。
除了溝通工具，我們的創作工具也是同樣經過了變遷。很多人都用過Word，我們公司最早也在用，但是我們很快發現Word、Excel這種本地工具對於協同很不方便。所以我們換上了主流的、在線的協同文檔，這個好處就是幾個人可以一起編寫文檔，大家的工作效率都會提升。
但主流的協同文檔很多時候還是不夠好，它的思路基本上是從10多年前發展到現在，沒有發生大的演變。所以我們後來就做了自己的飛書文檔。它也是協同文檔，既方便，同時有一些很多非常新的功能，很便捷、很高效，對手機端的支持也非常好。在功能應用方面，我們也在飛書上開發了很多，從聊天、點餐到正式的審批，甚至二手交易等工具應用。
舉一些我們平時用得比較多的功能。我們做了表情符號快捷回覆，防止太多人回覆“收到了”，形成信息打擾。我們的群公告支持非常高級的格式，對於對公司的日常運作蠻有幫助。文檔裡，除了大家可以一起協同編寫，裡面還可以提及某個同學，被提及的同學能夠收到通知。很多文檔，我們也可以整理到目錄裡面，整理到文件夾，方便使用。我們也可以評論，評論裡可以提及到其他同學，大家能夠參與一起討論。
我們也開發了“日曆”產品。它的功能比較強大，可以方便查找其他人的空閒時間，以及這個時間段能夠使用的會議室。針對一個特定日曆，我們可以快速創建群聊，大家進入一個群。當然也包括音視頻會議，這是現在這個時間點，非常剛需的一個功能。
除了以上這些功能，我們這次還因為“在家辦公”這樣一個全國性的突發需求，做了一些新的功能，包括“線上辦公室”。這個功能是什麼意思呢？我們在家辦公的時候，因為大家溝通不方便，所以大家會開視頻會議，但是難道我們應該一整天打開攝像頭嗎？這樣很不高效。更重要的是，大家在家也有“一起工作”的感覺，而不希望在家，就變成了“一起開一天的會”。平常開會已經夠多了，不想再開那麼多會了，所以我們做了“線上辦公室”這個功能。
同一個團隊，在同一個群裡面，打開線上辦公室這個功能後，所有同學都基於語音來溝通聊天。它並不是說我們商量幾點開一個會，然後打開語音，不是這樣的。語音可以一整天都開啟但默認靜音，大部分時間沒有什麼人說話，但你有事情的時候，就可以直接說“誰誰誰，你現在方便嗎，我們討論一個東西”。
這其實是模擬了一個辦公室的環境，變得自然、輕鬆。這個功能這周才剛剛上線，但是不管是我們自己公司的用戶，還是外面的用戶，大家都反饋在“在家辦公”的環境下很受用，因為它用起來沒有壓力，也不涉及個人隱私，很輕便、隨意。
說完“線上辦公室”，我想說一下“思維筆記”。有時我們會一起討論一些問題，比如說頭腦風暴。這時，大家就可以打開電腦，一起畫思維筆記或腦圖，一邊用線上辦公室討論，還可以互相評論。這也是一個非常實用的功能，因為一般遠程辦公的時候，打開視頻會議，沒有辦法實現同時協作畫思維導圖。但是我們用這樣一個方式來做，就解決了這個問題。
不需要PPT的會議
重點說一下我們的開會模式。我們整個公司現在絕大部分的會議，採用的都是“飛閱會”模式，這是“飛書閱讀會”的簡稱。什麼意思呢？很多時候我們覺得開會效率太低了，非常浪費時間。傳統的開會方式，是一個人上去講PPT，大家在下面聽，有的人聽得很懂，有的人聽得不懂，有的人覺得講得慢，有的人覺得講得快，效率很低。
我們摸索了很久之後，總結出了一套辦法：首先用日曆找到大家的空閒時間，開會的時候，如果是遠程，就開啟視頻會議加入。在會前，一定是有一個人非常完整地把這次會議要討論的議題，通過文檔非常完整和清晰地寫出來，然後把文檔發送到通過日曆自動創建的會議群裡。會議開始的15至20分鐘，就是所有人，不管在電腦上還是手機上，遠程還是在一起，共同默讀這個文檔。
我記得特別有意思的是，有一些新加入公司的同學，第一次參加會議的時候覺得非常懵，他說我去了會議室，怎麼過了十多分鐘都沒有人說話。實際上我們就是在默讀，就像學生在默讀文章，大概就是前面15到20分鐘沒有一個人說話，都在讀這個文檔，讀到哪裡有問題，就在裡面利用評論功能，在旁邊寫上問題。
隨後，文檔的作者會收到評論提醒，看到這個問題，他會用文字回答這個問題。如果這個會議的主持人回答不了這個問題，他就會在評論上面@其他人。這個人有可能根本沒有參會，但是他對這塊比較懂，他會在手機上收到這個通知，就到這個文檔裡面回答問題。
如果是一個小時的會議，前面大約20分鐘是這麼一個過程。默認結束後，會議的組織者說“我們進入會議的第二步”，開始語音回答問題，把剛才大家提的書面沒有回答清楚的問題，一個個講一遍，全部過一遍。把全部問題過完了，再看大家有沒有其他問題。這個過程中，大家可能會有一些互動和討論，一個問題一個問題回答，全部問題回答完之後，這個會議就結束了，這就是“飛閱會”的完整過程。
這樣的會議模式，和傳統的PPT會議模式有什麼區別呢？
第一，它非常聚焦。沒有什麼可發散的內容，大家不會跑題，因為全部過程是圍繞文檔和提問的方式完成的。
其次，這個會議的整個過程通過文檔和評論被清晰地記錄下來。即便一些沒有參加這個會議的人，也可以完整地瞭解這個會議過程，而且他能非常快地看完。相反，很少有人會在會後看一個小時的會議錄像。
所以，從我們公司來講，適應了這個模式之後真的感覺回不去了，偶爾參加其他的會，一個人在上面講PPT，我們覺得這個效率完全受不了，真的回不去了。這個模式我們迭代了很久才形成的，其實實施起來挺難的，但是整個效果非常好。
工具的情感與人文
再延展一下，除了這次在家辦公，我們其實一直習慣於遠程團隊的工作模式。比如說，我們很早就用OKR進行團隊目標管理，OKR是一個注重結果、注重目標的工作方式。像現在這種“在家辦公”的狀態，每個員工的工作過程不可知，尤其能發揮OKR的優勢。我們也對應開發了很好用的OKR工具。
還有一點感受分享給大家，希望有所幫助。我們最近也在網上看到不少文章，很多公司分享他們在家辦公的做法和經驗。我們覺得，短期在家辦公和長期在家辦公還是有區別的。短期在家辦公，其實可以針對性地設立一個項目，像戰役一樣，大家運作起來，就像打一場仗一樣，設立項目、發起戰役、明確目標、一起衝鋒，很可能這個過程你沒有講應該怎麼做，每天要幹什麼，但是所有團隊的成員覺得我們像打仗一樣完成目標，這個對短期在家辦公很有幫助。
最後，我覺得還有一點很重要。雖然我一直做工具，但是有一點蠻難解決的，就是情感，工具本身很難直接表達豐富情感，所以要做很多人文的事情。比如說我們公司對於入職滿週年的同學，本來在公司有慶祝活動，但是因為在家辦公沒有辦法組織活動，不少團隊還是會通過線上視頻的方式組織大家。有些團隊還會在晚間一起娛樂，比如在線上打遊戲，甚至K歌等等。我覺得這個對於一個團隊建立情感，其實幫助還是蠻大的。
這次疫情對全國的打擊都非常大，但是我們相信疫情一定會被戰勝，終將過去。同時希望我們探索的、認可的工作方式，對其他同學，對其他公司也能有一些幫助。
在此，我們也致敬所有維護社會運轉，並守護員工健康的組織和機構，對他們表示感謝。因為現在中小企業遇到的發展困難還是蠻大的，所以今天經過非常認真地討論之後，我們決定給中小企業提供一個額外的福利，在我們通用的功能之外，為他們提供飛書商業版本三年的免費使用權，希望為社會盡一份力。大家各自盡各自的努力，來幫助這個社會發展得更好。
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