本文內容來自於飛書的深度體驗者 劉宏宇 實視聯合創始人&架構師

實視信息技術（上海）有限公司成立於2016年。自主研發的 HOLOVIEW 混合現實通訊服務，整合了移動互聯網，物聯網，增強現實，人工智能等創新技術，開發用於工業企業遠程診斷及協同的 PaaS，SaaS 服務以及整體解決方案。

實視目前是Microsoft BizSpark 創業扶植計劃＋優選加速計劃會員，MRPP 微軟全球混合現實開發合作伙伴，中國移動5G聯創合作伙伴，UNITY 3D 增值合作伙伴，西門子 MIND SPHERE 和 AWS APN開發合作伙伴，以及GE Predix認證開發合作伙伴，並榮獲2017年GE中國“Predix 星火計劃”創業公司優勝獎，以及2018工信部”綻放杯”5G應用大賽二等獎。

突如其來的病毒，讓2020年春節假期變得異常特殊，半個多月的疫情始終牽動著所有人的心。

期待的拐點還沒有到來，疫情還會持續不短的時間，很多行業和企業也將陷入一段的蕭條。而且，作為企業的負責人，首先是要確保同事及家人的健康和安全，我們也快速做出了延期復工的決定，全體人員在遠程辦公。同時，我又是一名創業者，要面臨公司經營，產品開發，收入以及現金流的巨大壓力。

幸運的是，2019年偶然的機會我接觸到了“飛書”，我作為“企業遠程專家診斷平臺”開發團隊的創始人，敏銳的發現“飛書”的創新與友好，可以大大提升，我們這類敏捷開發團隊的溝通與協同。

經過1個月的測試，到2019年底訂閱商用服務，開始部署“飛書”，希望加強團隊協同方面的平臺及規則建設，從2020年1月份，正式從其他協同辦公平臺切換都到飛書，面對這次突然的遠程辦公，我們相對可以從容地應對。

雖然公司出臺了規則，但我相信還有不少的同事，心中還會有疑問，平時的溝通工具已經很方便，為什麼要切換到飛書，接下來我分享以下想法，希望能幫助大家更好的“溝通與協同”。

為什麼我們需要高效協同的辦公軟件

雖然微信的普及，大大加快了我們的溝通，但對於企業，強調的是管理和執行，過於簡單的信息，不能滿足企業的協同需要。往往是微信裡信息發出去之後，對方看沒看，理解的是否到位，任務的最終執行怎麼樣，都很難把控。

當人們通過微信溝通時，會因為多年來形成的在手機上輸入的表達方式和語言習慣，喜歡用盡可能簡單的文字，卻想要表達頭腦裡豐富的想法，再加上在群裡對話缺乏上下文的關聯性，加大了他人的理解成本，因此在傳遞複雜信息的時候，容易造成巨大的理解偏差。

同時，如果事情辦理過程中出了差錯，討論起來，一句“我已經在群裡說了”， ”不好意思，我沒看到！"，或者"原來是這樣呀，我還以為...." 頓時， 大家就都沒有了責任，也失去了信任。由此可見，微信上的溝通對一件任務的交付、項目進展跟蹤、交付以及結果衡量有很多壁壘。

就是因為微信在企業溝通上的短板，管理者又沒法確定責任，所以，就衍生出了企業移動OA平臺，如果能很好的部署完規則後，老闆就可以隨時隨地的掌握企業一切動態，極大的滿足老闆上傳下達，時刻掌握全局。

在許多辦公軟件中，信息的傳遞更多是自上而下的，或者自下而上的。但對於我們這種敏捷開發，管理扁平的團隊，分工很難變成固定的流程，崗位匹配高度耦合，工作時間也很彈性，團隊間強調橫向溝通與協同，為了達成最準確及時的溝通與協同，成員間的對話與消息最好是能緊緊圍繞具體的項目，任務，設計或者方案，只通過普通辦公軟件的聊天和消息的溝通，遠遠不夠。

因此，就有了“飛書”這樣的“企業協同”平臺，所有信息和溝通，是緊緊圍繞著具體“目標和結果”，更加強調通過及時有效的溝通，實現多人協作完成任務（比如一個複雜的文檔）的協同，聊天，會議，評論……在加上針對敏捷開發團隊打造的生態合作伙伴，完善了專業工具，這些溝通手段，進一步的幫助企業提升圍繞著完成“任務-關鍵結果”有效的溝通與協同，眾多個關鍵結果就完了企業設定的目標。

所以，我們更加需要的是圍繞著“任務-關鍵結果”的溝通與協同，不只是簡單的傳達與執行命令，更不只是聊天。

以下是我使用飛書一段時間的心得，結合我們業務和流程，從三個層面與你分享一些使用建議：

基本的溝通-即時溝通

場景：在工作中需要為圍繞任務準確的協同而溝通，不是隨意的聊天，大家需要把自己用即時溝通工具，在大群聊天的習慣，改成在飛書中的及時溝通，大家在對應的群組中，根據上下文的對話，和溝通內容，隨時加入日曆，文檔連接，任務，等消息類型，多維度的傳遞信息。

*高級功能：嘗試在對話群中加入“機器人”，幫更加自動高效的對話

文字聊天-音視頻會議

場景：文字聊天過程中，有些過於複雜的內容或表述，容易產生歧義和誤會的，隨時在群裡通過電話/會議完成，尤其是2個以上參與人，幾句話勝過很多文字。

多人時，我們也經常用微信進行語音電話，但很多時候，語音溝通很好，全說OK，但結果問題沒有得完全有效的解決。

所以，會議是需要對照文件，讓大家的溝通與工作內容準確定的對應。這時候，我們應該快速建立線上會議。在語音視頻的時候，分享桌面和白板，或者同時進入雲文檔，邊溝通邊記錄，把執行和分工，馬上準確定記錄下來，形成 To Do List，方便後續的執行與跟蹤。

協同溝通-日曆與音視頻會議

場景：好像除了外企的員工，大多數人沒有安排日程的習慣，但我們需要大家從現在開始，養成安排自己和團隊的日程，從團隊主管開始，從開好一個線上會議開始，從會議邀請，制定主題和會議內容；自己是參會人，做到提前準備會議內容，按時參加，會後及時完成會議紀要，並分別執行，從各個團隊做到高效的會議。

協同文件-在線文檔與共享雲盤

場景: 你是不是經常碰到——

• 別人發的文件，你需要從手機聊天再導入到PC中

• 是不是經常有個文件曾經發送過，但時間久了找不到

• 是不是經常大家在群裡發送一個文件，多個版本，其實也不知道對方改了什麼

• 大家都知道即時溝通工具是聊天，但還是不斷用它發送文件，因為是發送人很“方便”！但我們要建立一種心理責任：不是我方便的做了，而是要再進一步，如何讓對方方便，尤其是對方是你團隊的同事，這次才能共同的把事情做好。

同事間，傳遞文件的目的更多是，希望對方提出意見，幫助修改，或者提供內容補充，也就是文件內容的協同完成，可能最終的版本，才是對客戶的發送。

所以，我們要改變我們內部文件傳遞方式，從“發送”，到“共享”。從開始，就在雲端通過模板，創建文檔，放到不同的文件夾下，共享給你的團隊，然後讓他們加入提供，意見，建議，以及甚至同步協同編輯，大家一次性一起完成文檔內容。

同時，放到雲端還有個好處，就是隨時隨地編輯，不會因為文件在公司電腦，為了一個word文檔深夜趕回公司。也不會因為硬盤的故障，損失多年工作寶貴的數據信息。

視音頻會議-線上辦公室

場景：遠程辦公的痛點之一在於，團隊成員分散各地，不像辦公室找人那麼方便，會存在信息溝通時間差。經常是幾個人需要討論一個事情，臨時發起一個線上會議，團隊逐漸上線，等到最後一個，發第一個已經去忙其他的事情了，這種臨時發起的視音頻會議，很多時間花在等人上。

“飛書線上辦公室”默認提供語音溝通，每個辦公室支持最多50人同時在線，用戶可以便捷發起或加入語音頻道，無需事先確認時間和參會人。類似真實辦公場景，團隊成員加入“線上辦公室”後，隨時可以互相發起討論，也可根據需要靜音，避免過度打擾。

工作臺（其他功能）

除了，消息/日程/會議/雲文檔等，很多崗位還需要更加專業的工具，飛書也不斷豐富著了針對不同專業領域的擴展應用（工作臺），從問卷到審批，翻譯到報銷，原型設計到代碼跟蹤，從合同模板到法律諮詢，適用於不同的崗位，包括 產品經理、項目經理、HR、企業運營與管理者等。

如下所列：

其他崗位的工具，大家全可以跟家自己需要，嘗試尋找一下適合自己崗位的協同工具，用專業工具，進一步加強在細分專業領域的溝通與系統。

工作場景中，溝通習慣的變革

我們經常說的一句話是：

這次疫情給人們帶來生活習慣上的改變，保守的估計也得持續三個月，而行為心理學研究表明：21天以上的重複會形成習慣；90天的重複會形成穩定的習慣。所以，現在就讓我們行動起來，改變我們之之前的溝通習慣，形成圍繞著完成“任務-關鍵結果”有效的溝通與協同的工作習慣，成就組織和個人，共同打造高效愉悅的辦公方式。

讓我們開始行動

• 召開你的第一個線上會議，從發出邀請，準備大綱，開會討論，到會議總結及行動計劃

• 建立你的雲空間文件夾，並共享給團隊人員

• 每次想通過即時溝通工具轉發一個文件的時候，想想，是不是應該放到文件上，而不是發到群裡

• 每次想通過即時溝通工具發送消息的時候，想想，是不是應該在飛書上建立一個對應的群組

• 嘗試新建你第一個在線文檔，並@相關同事一起來編輯

• 嘗試編輯其他同事共享給你的文檔，並給他點個贊

• 嘗試給其他同事創建的文檔，加入你的批註，並@相關的同事

• 團隊嘗試半天使用“飛書線上辦公室”進行遠程辦公

• 嘗試在飛書工作臺找到一個自己專業的應用，並嘗試使用和介紹給團隊

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