近期，中國國際進口博覽局發佈《關於疫情防控期間做好進口博覽會相關籌備工作的通告》（下稱《通告》）。《通告》表示，在疫情防控期間，將利用現代技術手段，通過電話、視頻通訊、郵件等非接觸方式開展業務接洽，籌備第三屆進博會。
同時，國家會展中心（上海）按照疫情防控要求進行封閉管理，真正做到疫情防控和工作兩不誤。
現在，這種“特殊”的辦公方式已經持續一段時間了，究竟效果如何？給負責進博會籌備的員工們又帶來了哪些影響？
澎湃新聞（www.thepaper.cn）2月21日從中國國際進口博覽局獲悉，按照“防疫工作兩手抓，展會籌備不打烊”的原則，進口博覽局和國家會展中心（上海）各部門在做好疫情防控的同時，都在全力以赴推動進口博覽會的各項籌備工作，外資企業參與熱情未受影響。
已有數十家企業簽約數千平方米
據國家會展中心（上海）展覽部盧鵬介紹，自1月31日起，工作人員就已經恢復值班，並完成了大量資料收集、協調溝通等工作，以確保參展商能夠拿到早簽約優惠順利簽約。線上辦公，隨時響應，處理參展合同近百份，展覽面積萬餘平方米。
2月3日後，展覽部克服疫情帶來的影響，積極開拓工作思路，全面投入招展工作。同時召開專題會議，整理彙總疫情對企業參展的影響，編制疫情影響報告，有針對性的提出解決方案。
為打消展商對疫情影響的顧慮，展覽部還草擬了函件，定向發送所有參展企業及意向企業，向他們表示慰問並堅定其參展的信心，給企業吃一顆定心丸。
根據反饋，儘管大部分企業尚未完全復工，但都對進口博覽會表現出積極的態度。2月初，已有數十家企業相繼提供相關材料、順利簽約，簽約面積數千平方米。
“疫情當前，我們拓寬了工作思路，嘗試了新的工作方式和方法，並且在操作流程等方面都做了創新。在員工隔離的情況下，大量利用了微信、郵件、電話、視頻會議等形式，與近300家企業逐一溝通做了多方面的拓展交流，對參展企業進行慰問，詢問探討疫情對企業簽約及參展準備工作造成的影響。後續我們將繼續推進企業簽約等相關事宜。”盧鵬說。
“非接觸辦公”溝通進行比較順暢
招商處的工作正按節奏有條不紊持續推進。疫情期間的“非接觸辦公”對大家整體工作影響不大，因為條塊清晰，補位妥當，上下溝通進行比較順暢。
招商處武冬輝表示，當前，招商工作在總結回訪基礎上，進一步謀劃做好第三屆進博會採購商邀請、對接和服務工作。下一步將按照組委會辦公室招商指導組統籌，與部內相關司局做好配合，做好招商方案起草完善等基礎性工作，推動第三屆進博會招商工作順利開展。
外資企業主動聯絡推進工作進展
“非接觸方式”辦公通知下達的這段時間，論壇處工作持續有序展開，與企業對接方式以電話為主，積極討論、推進虹橋國際經濟論壇會員服務相關工作，並制定全年有關論壇工作計劃和整體方案。除此之外，論壇處也展開了有關第三屆虹橋國際經濟論壇的主題議題徵集活動，已經和全部的會員企業取得了聯繫。
據論壇處溫馨透露，外資企業參與熱情也並未因疫情而受影響，仍然主動聯絡推進工作進展。
比如，來自北歐的拉法基集團，在返工第一天就聯絡諮詢有關合同簽署的後續事項及流程，並迅速做出了後續安排；玩具及益智類遊戲集團樂高和跨國食品集團達能，都在過去的兩週裡完成了合同流程並繳納了會員費用。
此外，論壇處還陸續接到許多中小企業諮詢瞭解論壇整體情況的電話，後續將繼續推進第三屆虹橋國際經濟論壇的相關工作籌備，完善各細節板塊計劃及方案，並做好與會員的線上溝通。
24小時提供中英雙語諮詢服務
疫情期間，信息化部各項工作並未受影響。
據信息化部李任卿介紹，為確保24小時提供招展、招商、論壇等業務的中英雙語諮詢服務，968888客服熱線增加了人員配備，並同時做好人員疫情防控保障，比如發放口罩、坐席消毒、增加坐席間隔等。
眼下，展客商和專業觀眾最關心的問題，要數疫情對展會報名時間安排是否會產生影響。例如2月初，有熱線客服人員接到參展商來電，想諮詢此次疫情是否會對進博會參展商報名及後續流程造成影響。工作人員第一時間就給出了回覆，“目前一切工作正常有序。同時，將通過官方網站、公眾號和移動客戶端等途徑，持續更新進博會籌辦進展情況。”
除了疫情相關的疑問，客服人員也接到不少其他關於參展問題的諮詢。例如日前李女士來電，其公司已經在進口博覽會官方網站提交第三屆參展報名表，希望確認參展資格審核是否完成，以便推進後續展會籌備工作。客服熱線瞭解到李女士實際情況後，耐心為其解釋相關審核流程，並告知李女士，會為其轉詢相關部門以取得確切結果。當日熱線就主動與李女士取得聯繫，告知其下一步進展，李女士對客服熱線表示了感謝。
據內部統計，2020年1月16日至2月19日，熱線電話呼入量為1351通，較2019年同期增加近2倍。客服組為了進一步做好服務工作，不斷完善知識庫，以確保進口博覽會相關籌備工作按期完成。
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