合同管理制度
1.0 目的
為進一步加強XX集團（以下簡稱"公司")合同管理工作，規範企業的經營行為，
減少和避免因合同簽訂、履行不當造成的損失，結合我公司的生產經營實際，特制定本制度，各部門在合同管理過程中嚴格執行。
2.0 範圍
本制度適用於公司各部門、分支機構的合同管理工作。
3.0 職責
3.1行政人事部:
3.1.1貫徹執行有關合同的法律、法規及規章。
3.1.2建立健全公司合同管理制度。
3.1.3監督公司的合同依法、依程序簽訂，負責合同簽訂前的法律審查工作（所有合同由行政人事部轉交法律顧問審核），防止不完善或不合法的合同出現。
3.1.4負責合同的登記蓋章、存檔等工作。
3.1.5監督檢查公司合同的履行、變更和解除，發現問題及時向公司主要負責人報告。
3.1.6對送交備案的合同及合同有關材料進行審查、整理、編號、登記、保管。
3.1.7公司對外發生合同糾紛時，參與協商、調解、仲裁、訴訟等有關事宜。
3.2合同承辦部門職責
3.2.1負責合同簽訂前意向接觸、資信調查、商務談判，負責合同的起草、審查、登記、存檔等工作。
3.2.2負責起草合同，並將所起草的合同按本辦法的規定及時提請合同審查部門審查，起草合同的依據必須充分，必須提供書面文件或批示。
3.2.3對其所提供的材料的真實性負責。
3.2.4向合同管理部門及時反映合同的履約問題。
3.2.5參加合同糾紛的協商、調解、仲裁、訴訟的準備及善後工作。
3.2.6保管好合同文本及與履行、變更、解除合同有關的文件，及時送交合同管理部門歸檔。
3.3監察部：負責本制度執行情況的監督。
4.0 合同管理制度
4.1合同管理機構4.1.1合同管理實行合同管理部門歸口管理和承辦部門業務管理相結合的原則。任何人不得以任何形式洩露合同涉及的商業秘密。
4.1.2公司總經理是合同工作的主管領導。行政人事部是公司合同管理部門，統一負責公司的合同管理工作。
4.2合同的審查與審批
4.2.1合同在簽訂前，合同承辦部門應對合同另一方當事人的主體資格和資信進行了解和調查核實後，寫出承辦意見，並將有關真實資料連同合同文本上傳至QA系統中的合同會籤流程呈相關領導審查，承辦部門如需法律協助，可請求公司法律顧問提供法律幫助。承辦部門瞭解和調查核實的情況包括：
4.2.1.1主體資格的合法性：具有經年檢的《企業法人營業執照》，《企業法人代碼證》，《稅務登記證》、《一般納稅人資格證》等，其核載的內容與實際相符。首次簽約的需索要加蓋企業鮮章的複印件。
4.2.1.2欲簽訂合同標的應符合當事人經營範圍，涉及專營許可的，應具備相應的許可、等級、資質證書。
4.2.1.3由代理人簽訂合同的，應核實代理人身份，如不確定，需出具有效的《法定代表人身份證明書》、《法定代表人授權委託書》、《代理人身份證明書》。
4.2.1.4具有相應的履約能力：具有支付能力。合同標的金額超過 10萬元（含本數）且標的屬於預付款項，當對簽約他方資信情況不確定時，必須要求其出具資產負債表、資金證明、註冊會計師簽署的驗資報告等相應文件。
4.2.1.5合同對方當事人履約能力或資信狀況有瑕疵的，不應與其簽訂合同；必須簽訂合同時，應要求其提供合法、真實、有效的擔保，其中，以保證形式做出的擔保，其擔保人必須是具有代為清償能力的獨立經濟實體，並應對擔保人按照前款規定進行審查。
4.2.1.6上述所列各種文件為合同不可缺少的組成附件，若其文本為複印件時，須加註"與原件核對無誤"字樣，並由核對人簽字。
4.2.2公司合同審查機構由總經辦、財務部門和法律顧問組成。合同正式簽訂前，承辦部門應將合同草案及相關資料、承辦部門意見提請合同審查機構審查（OA系統中合同會籤流程）。合同審查機構審查時可根據需要，要求承辦部門提供補充材料。
4.3審查內容
4.3.1財務部負責審查的內容
4.3.1.1資金來源合法，資產的所有權明確、合法。4.3.1.2資金使用和資產動用的審批手續合法。
4.3.1.3資金、資產的用途、使用方式合法。
4.3.1.4價款、酬金和結算方式的合理、合法。
4.3.1.5索賠條款的合法性。
4.3.2合同管理部門負責審查的內容
4.3.2.1合同的合法性：
4.3.2.1.1主體合法：根據承辦部門提交的有關材料，審查簽約各方具有簽約的權利能力和行為能力。
4.3.2.1.2內容合法：簽約各方意思表示真實、有效，無悖法律、法規、政策，不損害國家、集體或
者第三人利益，無規避法律和顯失公平的內容，合同標的非國家明令禁止買賣的物、非未經許可經營
的物或法律、政策所不允許的行為。
4.3.2.1.3形式合法：依法應辦理批准、登記、鑑證、公證等手續的，應履行相應的法定手續。
4.3.2.1.4簽約程序的合法性。
4.3.2.2合同的嚴密性和完備性：
4.3.2.2.1條款齊備、完整。
4.3.2.2.2文字清楚準確，語言邏輯嚴密。
4.3.2.2.3設定的權利和義務具體、確切。
4.3.2.2.4相應手續完備。
4.3.2.2.5相關附件完備。
4.3.2.2.6合同條款是否有利於我方履行，違約責任的承擔、糾紛的解決等是否對我方有利。
4.4合同審查流程
4.4.1合同承辦部門負責人在合同會籤流程上籤署部門意見，如由兩個以上部門承辦的，應分別簽署意見（在OA系統中點擊加簽人員名單）。
4.4.2合同承辦部門將合同文本、合同審查與審批所列附件資料，在OA系統中的合同會籤流程中提交相關人員審查。
4.4.3送審的一般合同，審查人員應在1個工作日內審查完畢；送審的較大合同，審查人員應在2個工作日內審查完畢；送審的重要合同和重大合同，審查人員應在3個工作日內審查完畢，審查部門遇特殊情況需延長審查時間時，應向承辦人申明並徵得同意，且延長後累計審查時間最長不得超過5個（含本數）工作日，不得無故拖延。
4.4.4審查部門應對審查的合同出具審查意見，意見必須有各審查部門負責人簽字。
4.4.5合同承辦部門應對合同審查部門提出的意見進行解釋、說明，並對合同草案進行修改完善。承辦部門對合同修改後，應重新提交合同審查部門審查（OA系統中的合同會籤流程）。
4.5合同簽署蓋章
4.5.1所有合同通過審批後，由合同承辦部門將合同文本送印章專員處加蓋公章。
4.5.2簽訂、變更、解除合同一律使用合同專用章。
4.5.3合同專用章由專人保管，並按《印章管理制度》執行，任何部門、人員不得借用、代用合同章。發生遺失，應及時報告處理。
4.6合同履行
4.6.1合同履行由合同承辦部門負責。合同生效前，不得實際履行。合同生效後，應當嚴格按照合同約定履行。
4.6.2對於涉及付款的合同，付款的審批制度和程序由財務部門另行制定。
4.6.3合同保留份數：公司至少保留三份，即財務部、行政人事部、合同承辦部門各一份。
4.6.4未盡事宜在試行中補充修訂。
5.0合同管理流程
承辦部門草擬合同→分管領導審核→財務部門審核→總經理審核→董事長審批→印章專員（如需法律顧問審核，則由行政人事部轉交）
6.0 其它
6.1本制度最終解釋權歸公司行政人事部。
6.2本制度自20XX年X月X日起試行二個月，試行結束後如無修訂版頒佈，則自動形成正式版。
6.3自本制度試行之日起，公司與《公司合同管理》相關的原有管理條款自動失效。
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