1公文管理制度制定的目的及意義：
為了規範公司公文處理流程、統一公司公文格式，保證公文安全、高效、流暢的運轉，根據《國家行政機關公文處理辦法》的原則，結合公司實際，特制定本制度。
2適用範圍：
本制度適用於集團公司及下屬所有子公司。
3職責範圍
3.1集團綜合部
3.1.1集團綜合部是公司公文處理的管理部門。
3.1.2集團綜合部負責公文收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷燬等工作。同時負責指導集團各部門和下屬各子公司的文件處理工作。
3.1.3負責建立健全公司文件管理制度，負責本制度的制定與修改，同時負責本制度的實施和監督工作。
3.2集團其它各部門、子公司
3.2.1不得以集團名義自行對外發布公文。
3.2.2負責按本制度規定執行 。
4公文處理原則
4.1公文處理包括公文擬製、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。
4.2公文處理應按照行文要求和公文處理規範進行，做到準確、及時、安全、保密。
5公文的種類
5.1公文的定義
公文是指公司在經營管理過程中形成的具有管理效力和規範體式，以紙質或電子方式為載體的文書。
5.2常用的公文種類
常用的公文種類有：決議、決定、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批覆、函、會議紀要等。
5.2.1決議。適用於會議討論通過的重大決策事項。
5.2.2決定。適用於對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級部門/機構不適當的決定事項。
5.2.3公告。適用於向公司內外宣佈重要事項或者法定事項。
5.2.4通告。適用於在一定範圍內公佈應當遵守或者周知的事項。
5.2.5通知。適用於發佈、傳達要求下級部門/機構執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。
5.2.6通報。適用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。
5.2.7報告。適用於向上級部門/機構彙報工作、反映情況，回覆上級部門/機構的詢問。
5.2.8請示。適用於向上級部門/機構請求指示、批准。
5.2.9批覆。適用於答覆下級部門/機構請示事項。
5.2.10函。適用於不相隸屬部門/機構之間商洽工作、詢問和答覆問題、請求批准和答覆審批事項。
5.2.11紀要。適用於記載會議主要情況和議定事項。
5.3公文按照行文方向分為：
5.3.1上行文—是指各下級單位向上級單位請求指示、彙報工作、反映情況、答覆詢問等所用的公文，文種有“請示、報告”。請示是就某項工作中的問題、明確某項政策界限、審核批准某事項時使用的請求性上行公文。報告是彙報工作、反映情況、提出建議、回答上級詢問等使用的上行公文。
5.3.2下行文—是公司或公司職能管理部門向各下級部門或子公司下發的文件，通常有“通知、通報、決定、批覆”等。
5.3.3平行文—是指沒有行政隸屬關係或職能管理關係的各級部門或子公司用於聯繫業務或往來活動的知照性文件，文種有“函”。
6公文格式
6.1公文組成：公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文部門/機構標誌、發文字號、簽發人、標題、主送部門/機構、正文、附件說明、發文部門/機構署名、成文日期、印章、附註、附件、抄送部門/機構、印發部門/機構和印發日期、頁碼等組成。
6.1.1份號。公文印製份數的順序號。涉密公文應當標註份號。公文份號是為了掌握公文的發放方向，便於公文的保密管理，掌握公文的去向。
6.1.2密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。
涉密公文應當根據涉密程度分別標註“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。
6.1.3緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標註“特急”“加急”“平急”。
6.1.4發文部門/機構標誌。由發文部門/機構全稱或者規範化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文部門/機構全稱或者規範化簡稱。聯合行文時，發文部門/機構標誌可以並用聯合發文部門/機構名稱，也可以單獨用主辦部門/機構名稱。
6.1.5發文字號。由發文部門/機構代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦部門/機構的發文字號。
6.1.6簽發人。上行文應當標註簽發人姓名。
6.1.7標題。由發文部門/機構名稱、事由和文種組成。
6.1.8主送部門/機構。公文的主要受理部門/機構，應當使用部門/機構全稱、規範化簡稱或者同類型部門/機構統稱。
6.1.9正文。公文的主體，用來表述公文的內容。
6.1.10附件說明。公文附件的順序號和名稱。
6.1.11發文部門/機構署名。署發文部門/機構全稱或者規範化簡稱。
6.1.12成文日期。署會議通過或者發文部門/機構負責人簽發的日期。聯合行文時，署最後簽發部門/機構負責人簽發的日期。
6.1.13印章。公文中有發文部門/機構署名的，應當加蓋發文部門/機構印章，並與署名部門/機構相符。有特定發文部門/機構標誌的普發性公文和電報可以不加蓋印章。
6.1.14附註。公文印發傳達範圍等需要說明的事項。
6.1.15附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。
6.1.16抄送部門/機構。除主送部門/機構外需要執行或者知曉公文內容的其他部門/機構，應當使用部門/機構全稱、規範化簡稱或者同類型部門/機構統稱。
6.1.17印發部門/機構和印發日期。公文的送印部門/機構和送印日期。
6.1.18頁碼。公文頁數順序號。
6.2公文使用的漢字、數字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規定執行。民族自治地方的公文，可以並用漢字和當地通用的少數民族文字。
6.3公文用紙幅面尺寸
公文用紙採用GB/T148中規定的A4型紙張，其成品幅面尺寸為：210mm*297mm。特殊形式的公文用紙幅面，根據實際需要確定。
6.4版面
6.4.1頁邊與版心尺寸
公文用紙天頭（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm*225mm。
6.4.2字體和字號
無特殊要求，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以做適當調整。
6.4.3行數和字數
一般每面排22行，每行排28個字，並撐滿版心。特定情況可以做適當調整。
6.4.4文字的顏色
如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。
6.5公文的版式及具體格式要求參照按照《黨政機關公文格式》（BG/T 9704-2012）國家標準執行。
7行文規則
7.1行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。
7.2行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的部門/機構。
7.3向上級部門/機構行文，應當遵循以下規則：
7.3.1原則上主送一個上級，根據需要同時抄送相關上級部門/機構和同級部門/機構，不抄送下級部門/機構。
7.3.2下級部門/機構的請示事項，如需以本部門/機構名義向上級部門/機構請示，應當提出傾向性意見後上報，不得原文轉報上級部門/機構。
7.3.3請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。
7.3.4除上級部門/機構負責人直接交辦事項外，不得以本部門/機構名義向上級部門/機構負責人報送公文，不得以本部門/機構負責人名義向上級部門/機構報送公文。
7.3.5受雙重領導的部門/機構向一個上級部門/機構行文，必要時抄送另一個上級部門/機構。
7.4向下級機構行文，應當遵循以下規則：
7.4.1主送受理部門/機構，根據需要抄送相關部門/機構。重要行文應當同時抄送發文部門/機構的直接上級部門/機構。
7.4.2涉及多個部門職權範圍內的事務，部門之間未協商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級部門/機構應當責令其糾正或者撤銷。
7.4.3上級部門/機構向受雙重領導的下級機構行文，必要時抄送該下級部門/機構的另一個上級部門/機構。
7.5除集團公司領導直接交辦的事項外，不得以公司名義向上級單位領導個人報送“請示”、“意見”和“報告”。
8文件編號
8.1每份文件都必須設置編號，不得重複或遺漏。
8.1.1紅頭文件
紅頭文件的編號按國家公文編號有關標準執行。
8.1.2 會議紀要
按年度順序編“XXX集會紀〔2×××〕×號”。
8.1.3函件編號
按年度順序編“XXX集函〔2×××〕×號”。
8.1.4其他類型的文件
公司其他文件，根據業務發展和管理的需要，另行確定。
9公文擬製
9.1發文擬製包括公文的起草、審核、簽發等程序。
9.2公文起草應當做到：
9.2.1符合國家法律法規和公司的方針政策，完整準確體現發文部門/單位意圖，並同現行有關公文相銜接。
9.2.2一切從實際出發，分析問題實事求是，所提措施和辦法切實可行。
9.2.3內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，條例清楚，表述準確，文字精煉。
9.2.4文種正確，標點正確，格式規範。
9.2.5深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。
9.2.6公文涉及其他單位或者部門職權範圍內的事項，起草部門/單位必須徵求相關地區或者部門意見，力求達成一致。
9.3公文文稿簽發前，應當由發文機構進行審核。審核的重點是：
9.3.1行文理由是否充分，行文依據是否準確。
9.3.2內容是否符合國家法律法規和公司的路線方針政策；是否完整準確體現發文意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。
9.3.3涉及有關部門或者子公司職權範圍內的事項是否經過充分協商並達成一致意見。
9.3.4文種是否正確，格式是否規範；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規範。
9.3.5其他內容是否符合公文起草的有關要求。
9.4公文擬製通過OA系統流程執行。
10公文辦理
10.1行政管理中心負責公司外來文件以及各部門報送公司領導的文件的處理。各部門各子公司負責本部門或本公司外來文件以及公司下發文件的處理。
10.2公文辦理的每一階段，均要求辦理的時效性。其中，普通件辦理控制在72小時內，急件辦理控制在24小時內，特急件應立即辦理。各責任人應在相應時間範圍內向公司領導、行政管理中心反饋辦理情況。
11公文立卷、歸檔和銷燬
11.1公文辦理完畢，承辦人或者主管人員應當根據公文立卷、歸檔的有關規定，將定稿、正本和有關材料整理立卷。
公文立卷，應當以文件的自然形成規律和保持文件之間的歷史聯繫為原則。靈活運用問題、名稱、通訊者、時間、作者、地區六個特徵和保存價值，進行立卷，使案卷正確地反映公司的主要工作情況，便於保管、查找和利用。
公文複製件作為正式文件使用時，應當加蓋複製單位證明章，視同正式文件妥善保管存檔。
案卷要寫標題，填寫卷內目錄、備考表，確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。
沒有存檔價值和存查必要的公文，可按照公司《檔案管理制度》有關規定，經過鑑別和主管領導人批准，可以定期銷燬。銷燬秘密公文，應當進行登記，由公司有關部門人員監銷，保證不丟失、不漏銷。
12附則
12.1本制度由集團行政管理中心負責解釋，並修訂完善。
12.2本制度自發布之日起施行。
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