大家好，今天我們聊一聊設計院裡的報賬（報銷）問題。
之所以要聊這個話題，是因為昨天在和一位設計院的朋友聊天時，他給我抱怨說他去年一年自己“墊”了3萬元的成本開銷，到現在都沒有報銷成功。
結合我自己的經歷，我突然發現關於“報賬”的問題，或許會成為設計院“壓死駱駝的最後一根稻草”。
先說下我那位設計院的朋友。
他是某設計院的經營經理，日常主要工作是項目經營層面的工作，比如簽訂合同、維護客戶關係、收款催賬等，經常會出差，他所在的設計院出差是採用經營經理先墊付，然後拿票報銷的政策。
去年他手上大部分項目都是在外地，雖是外地，但都是那種沒有高鐵或機場的地方，都只能靠開車。每次過去一趟來回油費加過路費差不多要七八百塊錢，住宿一晚兩百，一般會待個2到3天，多的時候會4到5天，這樣算下來跑一次差不多會花費兩千至三千左右，加上做經營少不了一些接待應酬，一年下來累積的成本不是一個小數目。
照理說這些費用都應算作項目成本，應由公司承擔，但是由於他自己的性格比較拖沓，往往是累積了兩三個月才去報銷一次，一次報銷就大幾萬，搞得財務那邊現金壓力很大，每次就只給他報銷一部分，剩下的下次再報，結果累積到最後，現在都還有3萬元沒有報銷成功。
我這位朋友的問題我想大家應該可以很清楚的看出，之所以出現這種情況主要是該設計院的制度不規範，與他個人性格也有關係：設計院內部的財務報銷制度居然可以討價還價；自己掏錢墊資居然不著急。
據我瞭解，大部分設計院的報賬制度與其他行業的公司差不多，一般分為實報實銷和集中報銷兩種模式，但是由於設計院所處的設計行業不同於其他行業，存在很多“灰色空間”，今天我們總結了幾個設計院關於報賬的一些“典型”問題。
01
今天你加班了嗎
加班，估計是每個設計院最常見的現象，那請問各位加班的設計師們，你們的加班報賬了嗎？
加班報賬主要是交通費與餐費。
一般加班到11點以後，主要的公共交通就幾乎沒有了，設計師們加完班回家，除了住得很近的人以外，幾乎都會打車回家，打車費用比乘坐公共交通可要高不少，而且還要加夜間費，遠點還有返空費，這可不是一個小數目；而有車的員工自己駕車回家，這個問題倒不是很重要，畢竟無論什麼時間，開車回家的油費是避免不了的。
針對這個情況，設計院一般採用這幾種方式：1、項目負責人先給員工墊付，然後統一找公司報銷；2、公司統一發放交通補助，至於怎麼用不會管你；3、員工找項目負責人簽字後自己找公司財務憑票報銷；4、不報銷，各回各家，各找各媽。
加班還會遇見一個問題，很多設計院是不管晚飯的，如果加班到很晚，那吃晚飯或是吃宵夜就會產生額外的費用。
針對這個情況，設計院一般採用這幾種方式：1、晚飯自己解決，不報賬，宵夜由項目負責人負責，統一找公司憑票報賬；2、晚飯與宵夜都由自己解決，最多看項目負責人心情好壞，私人請客；3、加班時候的晚飯與宵夜，都可以報賬，項目負責人填單子就可以。
02
今天你開車了嗎
稍微有些工作經驗或是家庭條件比較好的設計師，都有自己的私家車，很多人都會選擇開車上下班，那對於這些開車上下班的設計師們，設計院的報賬制度對你們友好嗎？
我們都知道設計這個行業，經常要外出，比如現場踏勘，溝通匯報、送圖紙文本等等，所以用車的頻率是很高的，但是一般設計院的車輛配備都在2-3臺左右，在項目忙的時候車輛就完全不夠用，而且很多設計師朋友喜歡自己開車，因為安排會靈活一些，所以很多時候需要設計師自己開車。
自己開車肯定就會產生費用，主要費用就是油費、過路費、車輛折損費。針對這個情況，設計院一般採用這幾種方式：1、實報實銷，通常按照每公里0.8-1.5元/公里進行報賬，過路費憑票全額報賬（不包括上下班）；2、每月發放定額交通補助，不退不補；3、（這個最噁心）折算成公共交通成本，只補助正常公共交通費用，多餘部分自己承擔。比如你要從市中心去郊縣彙報方案，地鐵過去6元，那就只報銷6元，至於你坐地鐵還是開車，都是這麼多。
在設計院用車還會存在一個比較有意思的現象，就是設計院配備的司機很多時候都會有一定的權力去決定出不出車，或是給不給你出車。比如你自己沒有車，或是你自己的車當天限行，但是又有事要去開會或者下現場，那就要向公司申請派車。
公司的專職司機一般會比較嫌棄一些“前期專業”的項目用車，因為跟著如規劃、策劃、方案的人去下現場，往往會議時間長，到處跑到處看，往往就是一整天；但是他們特別喜歡“後期專業”的項目用車，比如施工圖設計，一般下到現場都會有“紅包”拿，而且等待時間不會太長，所以在派車的時候，如果他們有一定的權限，他們往往都會偏向於那些施工階段的項目或專業負責人。
曾經我所在設計院的司機就特別不待見我，即使有空車都會給我說已經有安排了。因為我每次用車幾乎都會用一天，而且要開很多會，他最討厭的就是等我，而且我們做方案前期沒有施工單位的紅包可以拿；反過來他就特別喜歡我們院的那些建築施工圖負責人，每次派車跟著他們，又輕鬆又有紅包，甚至有時候都會主動去幫他們開車一起下現場。
03
今天你吃午飯了嗎
設計院下現場，遇見中午吃飯的時候，大多數情況都是甲方或當地政府買單，但是總會有些時候要設計師們自己去解決午飯問題，那這頓午飯的飯錢，是應該由設計師自掏腰包，還是由設計院報銷？
這個情況的前提是在下現場或因公外出的時候。
如果這個設計院在正常上班時原本就沒有提供午餐福利，那因公外出的時候午餐費用該不該員工自掏腰包呢？該，因為原本就不管午飯，你因不因公，出不出差，都要吃飯，這頓飯就該你自己付；不該，因為我是在工作中，佔用了我原本的午休時間，那這頓飯就應該由公司承擔，必須給我報賬。
那如果這個設計院在正常上班時原本對所有員工提供了午餐福利，那因公外出的時候午餐費用該不該員工自掏腰包呢？
該，因為公司只是提供了餐食，並沒有餐費，所以你要自己買單；不該，既然有午餐福利，那不管我在哪，只要是在為公司工作，那就要解決我的午餐問題，我可以墊付，但是你必須給我報賬。
關於午飯還有一個問題，在外出下現場的時候，有些項目地點比較偏僻，沒有什麼可吃的，比如平時解決一頓午飯就是一碗麵或一份炒飯，15-20元左右就可以解決問題。但是到了那些窮鄉僻野的地方，找不到什麼簡餐可以吃，只能下館子，人均成本很容易就超過了20元，那對於一些比較拮据的朋友來說就很不友好了。
有的設計院比較大方，只要產生了費用就全額報銷；有的設計院有餐補制度，對於因公外出的餐食費用，採用按照人均20-50元進行補助；有的設計院對此沒有補助，也不能進行報賬，所以有些項目負責人就乾脆把甲方拉到一起，或是直接給公司說是請了甲方吃飯，當作經營的費用進行報賬。
04
今天你開票了嗎
對於一些主要項目分佈在鄉村的設計院來說，開發票可是一個頭痛的問題。不管什麼設計院，報賬制度的最基本原則就是有票據，不能口說無憑，這也是最基本的財務制度。
但是很遺憾的是，目前很多僻遠點的地方，你想要發票很難。
其中原因大家都懂，甚至很多朋友在鄉村地區，問都懶得問有沒有發票了，因為肯定沒有。沒有發票那產生了費用怎麼去報賬呢？
要是設計院財務比較“好說話”，拿一些其他地區的票據去衝抵一下應該沒多大問題；要是遇見一個“不好說話”的財務，與你硬對硬，非要你拿出真實票據，而且還要形成“閉環”，那就整skr人了。
比如有一次我開車下現場，去的時候走的高速，有過路費，回來的時候走的國道，沒有過路費，按照財務說的這就沒有形成一個“閉環”，屬於不合理的報賬，弄死不給我報。正好那天在當地的一個農家樂吃的午飯（那個村只有農家樂），根本就沒有發票，最後連午飯也沒有報銷。我說我拿我之前加油的票來衝抵，不行，必須是當地加油站開的票才行，你說氣不氣人？
05
今天你付這些小錢了嗎
在設計院工作中，總有一些看似微不足道的“小錢”，卻很容易讓人心懷芥蒂。比如寄快遞。
這裡我說一個故事：有一次甲方要求設計院把曬好的藍圖打包寄給甲方公司，由小王負責辦理，小王把圖紙打包給了順豐，付了二十多塊的快遞費，想著沒多少錢就自掏腰包付了。結果過了幾天又要寄文本，又給了十多塊錢，結果過了幾天又要寄一疊圖紙，小王心想我都墊了這麼多次了，這次不能墊了，就去找項目負責人報銷。
結果項目負責人嫌小王這點小錢也找他報銷，自己也懶得為了這點小錢找院裡面報銷，嫌麻煩，就把錢給了小王，但是小王明顯感覺項目負責人不高興了，所以小王乾脆以後寄快遞的時候都選擇了到付。
如果設計院有一個健全的報賬制度，那對於設計師的工作無疑會起到一個積極的作用。設計師沒有了報賬這些後顧之憂以後，工作效率、職業獲得感、職業幸福感會得到很大程度提高，對於設計院來說是一件利於長期發展的好事。
如果設計院沒有一個健全的報賬制度，甚至於根本就沒有報賬制度，那對於設計師來說無疑是一個巨大的壓力，無論是經濟上還是心理上，對於設計院來說這就是“千里之堤潰於蟻穴”。
對於普通設計師來說，除了設計院本身的報賬制度以外，遇見一個“靠譜”的項目負責人，也很重要。好的項目負責人不會把報賬的壓力轉嫁給普通員工身上，不好的項目負責人只會管自己的得失，而不去管普通員工是不是能承擔這些雜七雜八的開銷。
但是這不代表項目負責人就應該獨自去承擔這些成本開銷。我一個項目負責人朋友曾經離職原因就是：他手下項目組成員所有加班產生的交通費、餐費、宵夜、出差的路費、油費、住宿費等等，都由他自掏腰包，然後他再去找公司報賬，但是總監卻對他說這些費用都是他應該承擔的，因為他是項目負責人，因為他自己有車，因為他薪水拿的比其他人高。
這可不可笑？
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