大家好，今天我们聊一聊设计院里的报账（报销）问题。
之所以要聊这个话题，是因为昨天在和一位设计院的朋友聊天时，他给我抱怨说他去年一年自己“垫”了3万元的成本开销，到现在都没有报销成功。
结合我自己的经历，我突然发现关于“报账”的问题，或许会成为设计院“压死骆驼的最后一根稻草”。
先说下我那位设计院的朋友。
他是某设计院的经营经理，日常主要工作是项目经营层面的工作，比如签订合同、维护客户关系、收款催账等，经常会出差，他所在的设计院出差是采用经营经理先垫付，然后拿票报销的政策。
去年他手上大部分项目都是在外地，虽是外地，但都是那种没有高铁或机场的地方，都只能靠开车。每次过去一趟来回油费加过路费差不多要七八百块钱，住宿一晚两百，一般会待个2到3天，多的时候会4到5天，这样算下来跑一次差不多会花费两千至三千左右，加上做经营少不了一些接待应酬，一年下来累积的成本不是一个小数目。
照理说这些费用都应算作项目成本，应由公司承担，但是由于他自己的性格比较拖沓，往往是累积了两三个月才去报销一次，一次报销就大几万，搞得财务那边现金压力很大，每次就只给他报销一部分，剩下的下次再报，结果累积到最后，现在都还有3万元没有报销成功。
我这位朋友的问题我想大家应该可以很清楚的看出，之所以出现这种情况主要是该设计院的制度不规范，与他个人性格也有关系：设计院内部的财务报销制度居然可以讨价还价；自己掏钱垫资居然不着急。
据我了解，大部分设计院的报账制度与其他行业的公司差不多，一般分为实报实销和集中报销两种模式，但是由于设计院所处的设计行业不同于其他行业，存在很多“灰色空间”，今天我们总结了几个设计院关于报账的一些“典型”问题。
01
今天你加班了吗
加班，估计是每个设计院最常见的现象，那请问各位加班的设计师们，你们的加班报账了吗？
加班报账主要是交通费与餐费。
一般加班到11点以后，主要的公共交通就几乎没有了，设计师们加完班回家，除了住得很近的人以外，几乎都会打车回家，打车费用比乘坐公共交通可要高不少，而且还要加夜间费，远点还有返空费，这可不是一个小数目；而有车的员工自己驾车回家，这个问题倒不是很重要，毕竟无论什么时间，开车回家的油费是避免不了的。
针对这个情况，设计院一般采用这几种方式：1、项目负责人先给员工垫付，然后统一找公司报销；2、公司统一发放交通补助，至于怎么用不会管你；3、员工找项目负责人签字后自己找公司财务凭票报销；4、不报销，各回各家，各找各妈。
加班还会遇见一个问题，很多设计院是不管晚饭的，如果加班到很晚，那吃晚饭或是吃宵夜就会产生额外的费用。
针对这个情况，设计院一般采用这几种方式：1、晚饭自己解决，不报账，宵夜由项目负责人负责，统一找公司凭票报账；2、晚饭与宵夜都由自己解决，最多看项目负责人心情好坏，私人请客；3、加班时候的晚饭与宵夜，都可以报账，项目负责人填单子就可以。
02
今天你开车了吗
稍微有些工作经验或是家庭条件比较好的设计师，都有自己的私家车，很多人都会选择开车上下班，那对于这些开车上下班的设计师们，设计院的报账制度对你们友好吗？
我们都知道设计这个行业，经常要外出，比如现场踏勘，沟通汇报、送图纸文本等等，所以用车的频率是很高的，但是一般设计院的车辆配备都在2-3台左右，在项目忙的时候车辆就完全不够用，而且很多设计师朋友喜欢自己开车，因为安排会灵活一些，所以很多时候需要设计师自己开车。
自己开车肯定就会产生费用，主要费用就是油费、过路费、车辆折损费。针对这个情况，设计院一般采用这几种方式：1、实报实销，通常按照每公里0.8-1.5元/公里进行报账，过路费凭票全额报账（不包括上下班）；2、每月发放定额交通补助，不退不补；3、（这个最恶心）折算成公共交通成本，只补助正常公共交通费用，多余部分自己承担。比如你要从市中心去郊县汇报方案，地铁过去6元，那就只报销6元，至于你坐地铁还是开车，都是这么多。
在设计院用车还会存在一个比较有意思的现象，就是设计院配备的司机很多时候都会有一定的权力去决定出不出车，或是给不给你出车。比如你自己没有车，或是你自己的车当天限行，但是又有事要去开会或者下现场，那就要向公司申请派车。
公司的专职司机一般会比较嫌弃一些“前期专业”的项目用车，因为跟着如规划、策划、方案的人去下现场，往往会议时间长，到处跑到处看，往往就是一整天；但是他们特别喜欢“后期专业”的项目用车，比如施工图设计，一般下到现场都会有“红包”拿，而且等待时间不会太长，所以在派车的时候，如果他们有一定的权限，他们往往都会偏向于那些施工阶段的项目或专业负责人。
曾经我所在设计院的司机就特别不待见我，即使有空车都会给我说已经有安排了。因为我每次用车几乎都会用一天，而且要开很多会，他最讨厌的就是等我，而且我们做方案前期没有施工单位的红包可以拿；反过来他就特别喜欢我们院的那些建筑施工图负责人，每次派车跟着他们，又轻松又有红包，甚至有时候都会主动去帮他们开车一起下现场。
03
今天你吃午饭了吗
设计院下现场，遇见中午吃饭的时候，大多数情况都是甲方或当地政府买单，但是总会有些时候要设计师们自己去解决午饭问题，那这顿午饭的饭钱，是应该由设计师自掏腰包，还是由设计院报销？
这个情况的前提是在下现场或因公外出的时候。
如果这个设计院在正常上班时原本就没有提供午餐福利，那因公外出的时候午餐费用该不该员工自掏腰包呢？该，因为原本就不管午饭，你因不因公，出不出差，都要吃饭，这顿饭就该你自己付；不该，因为我是在工作中，占用了我原本的午休时间，那这顿饭就应该由公司承担，必须给我报账。
那如果这个设计院在正常上班时原本对所有员工提供了午餐福利，那因公外出的时候午餐费用该不该员工自掏腰包呢？
该，因为公司只是提供了餐食，并没有餐费，所以你要自己买单；不该，既然有午餐福利，那不管我在哪，只要是在为公司工作，那就要解决我的午餐问题，我可以垫付，但是你必须给我报账。
关于午饭还有一个问题，在外出下现场的时候，有些项目地点比较偏僻，没有什么可吃的，比如平时解决一顿午饭就是一碗面或一份炒饭，15-20元左右就可以解决问题。但是到了那些穷乡僻野的地方，找不到什么简餐可以吃，只能下馆子，人均成本很容易就超过了20元，那对于一些比较拮据的朋友来说就很不友好了。
有的设计院比较大方，只要产生了费用就全额报销；有的设计院有餐补制度，对于因公外出的餐食费用，采用按照人均20-50元进行补助；有的设计院对此没有补助，也不能进行报账，所以有些项目负责人就干脆把甲方拉到一起，或是直接给公司说是请了甲方吃饭，当作经营的费用进行报账。
04
今天你开票了吗
对于一些主要项目分布在乡村的设计院来说，开发票可是一个头痛的问题。不管什么设计院，报账制度的最基本原则就是有票据，不能口说无凭，这也是最基本的财务制度。
但是很遗憾的是，目前很多僻远点的地方，你想要发票很难。
其中原因大家都懂，甚至很多朋友在乡村地区，问都懒得问有没有发票了，因为肯定没有。没有发票那产生了费用怎么去报账呢？
要是设计院财务比较“好说话”，拿一些其他地区的票据去冲抵一下应该没多大问题；要是遇见一个“不好说话”的财务，与你硬对硬，非要你拿出真实票据，而且还要形成“闭环”，那就整skr人了。
比如有一次我开车下现场，去的时候走的高速，有过路费，回来的时候走的国道，没有过路费，按照财务说的这就没有形成一个“闭环”，属于不合理的报账，弄死不给我报。正好那天在当地的一个农家乐吃的午饭（那个村只有农家乐），根本就没有发票，最后连午饭也没有报销。我说我拿我之前加油的票来冲抵，不行，必须是当地加油站开的票才行，你说气不气人？
05
今天你付这些小钱了吗
在设计院工作中，总有一些看似微不足道的“小钱”，却很容易让人心怀芥蒂。比如寄快递。
这里我说一个故事：有一次甲方要求设计院把晒好的蓝图打包寄给甲方公司，由小王负责办理，小王把图纸打包给了顺丰，付了二十多块的快递费，想着没多少钱就自掏腰包付了。结果过了几天又要寄文本，又给了十多块钱，结果过了几天又要寄一叠图纸，小王心想我都垫了这么多次了，这次不能垫了，就去找项目负责人报销。
结果项目负责人嫌小王这点小钱也找他报销，自己也懒得为了这点小钱找院里面报销，嫌麻烦，就把钱给了小王，但是小王明显感觉项目负责人不高兴了，所以小王干脆以后寄快递的时候都选择了到付。
如果设计院有一个健全的报账制度，那对于设计师的工作无疑会起到一个积极的作用。设计师没有了报账这些后顾之忧以后，工作效率、职业获得感、职业幸福感会得到很大程度提高，对于设计院来说是一件利于长期发展的好事。
如果设计院没有一个健全的报账制度，甚至于根本就没有报账制度，那对于设计师来说无疑是一个巨大的压力，无论是经济上还是心理上，对于设计院来说这就是“千里之堤溃于蚁穴”。
对于普通设计师来说，除了设计院本身的报账制度以外，遇见一个“靠谱”的项目负责人，也很重要。好的项目负责人不会把报账的压力转嫁给普通员工身上，不好的项目负责人只会管自己的得失，而不去管普通员工是不是能承担这些杂七杂八的开销。
但是这不代表项目负责人就应该独自去承担这些成本开销。我一个项目负责人朋友曾经离职原因就是：他手下项目组成员所有加班产生的交通费、餐费、宵夜、出差的路费、油费、住宿费等等，都由他自掏腰包，然后他再去找公司报账，但是总监却对他说这些费用都是他应该承担的，因为他是项目负责人，因为他自己有车，因为他薪水拿的比其他人高。
这可不可笑？
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