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作為大部門或者小部門的管理者來說，我們都要學會如何把指示正確傳給下屬，掌握好正確下達工作指示的方法，有利於推進各項工作開展進度，有利於提高下屬和部門的工作績效。
在經營管理中，有各層管理者，大到中高層，小到基層，對於每天的管理工作來說，都要把自己的想法和指示，逐一下發給各下屬，希望下屬們能夠又好又快的完成各項工作指示及任務。然而，在下發傳達指示時，經常會遇到各種問題，由於溝通不到位，導致“下屬不願聽從”、“下屬接到指示時有情緒化”、“下屬未能正確理解指示的重點”等等現象，從而影響了當前工作進展不順暢。
今天，我們就從一個“下達指示”的案例來說明管理者應如何掌握正確的解決方策。
一位主管下達某種指示時，總是注意到兩件事：
1、說得簡明易懂。2、同時，專心觀察下屬的反應。
雖然如此用心，下屬做出的事還是常常與主管的原意相去甚遠。
當主管提醒下屬，下屬就堅持說：
“那次我接到的指示，的確是這樣。”
就這樣在一陣爭論後，主管只好重新下令，讓下屬改變方法去做，雖然，那件工作終究是完成了，但是，上司與下屬之間，卻難免心有疙瘩，影響了彼此的工作情緒……
這是有關“如何把指示正確傳給下屬”的問題。正確傳達的方法，其要領，我們需要注意以下幾點：
一、以下屬為中心來說。
不以主觀意識為主，同時，必須拋棄自我中心的觀念，完全站在下屬的立場設想，考慮到：
1、怎樣說，下屬才會完全瞭解？2、用怎樣的措辭，下屬才不會發生誤會？3、採用怎樣的態度說，下屬才會聽得進？
二、把打算傳達的事整理好。
我到底想傳達什麼？把打算傳達的事，自問自答之後，整理成有條不紊的內容。
三、將內容條列化。
打算傳達的事，事先若能整理成條列的方式，內容自然而然會成為“要點式”，可以省去很多廢話，內容也會變得井然有序。
四、講究說明步驟。
先概略說明整體，其次，逐步說明各部分的詳盡的內容，最後做歸納。
例如：“我現在想對你說明四件事。第一……。把前面的說明加以綜合就是：第一……。怎麼樣？對這些事你還有什麼疑問？……沒有的話，一切就拜託你了。”
五、先說結論。
傳達一件事時，應該先說結論，而後才說明理由或是狀況，我們經常在傳達時，往往反此道而行——先拖拖拉拉地說明理由或者狀況，磨了老半天，然後才說出不盡明確的結論，造成“說了等於沒說”的局面。
這種傳達方式，極容易使下屬焦急難耐，對說話的內容無法集中注意力。
六、邊說邊確認下屬瞭解的程度。
所謂確認，不僅僅是從下屬的表情，姿態中判斷下屬瞭解的程度，也要偶爾發問。例如問說：
“這個部分，你可知道我打算怎麼做？”這種質問，可以大大加強下屬瞭解的程度。
那麼，如何讓下屬很快清楚明白上司下發的工作，並把該項工作完成的十分順暢且有效呢？就需要大家注意並掌握以下幾個處理方式。
1、反省一下你平時是不是按照上述六項方法，把話“正確傳達”給下屬？
2、你在下令之後，一定要告訴下屬：
“我剛才說的事你都瞭解嗎？請複誦一遍。”
3、同時不要下達太多的指示。
每次的命令或是指示，項目之多少要適合下屬的注意力、理解力。一次只能接受一項命令的人，你可別對他下達三、四項命令。
4、明確地傳達命令的重點。
只說一句：“這件事由你來做吧！好好加油呀。”這種命令方式顯得太粗率，你應該說：“這件事你要留意的是：第一，注意A的發展情況；第二，對B的效果要立刻提出報告……”
5、下達工作指令時，注意不斷重申4P：
目的（Purpose）——我們為什麼必須這麼做？前景（Picture ）——當我們達到目標時會是什麼樣子？計劃（Plan）——我們達到目標的每一個步驟。職責（Part） ——你能夠做什麼和需要做什麼？
6、多讓下屬表達意見和提出建議的機會。
7、須重複、多次提醒的內容，可用目視管理方法。
8、重要事項可用書面告知並讓其簽名。
總之，作為大部門或者小部門的管理者來說，我們都要學會如何把指示正確傳給下屬，掌握好正確下達工作指示的方法，有利於推進各項工作開展進度，有利於提高下屬和部門的工作績效。
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