《极简思考》:能够得到领导肯定的方案,都需要清晰表达

阿里巴巴曾经有道面试题,询问面试者和马云一起乘电梯,他会在30秒内说什么。许多人不解,但其实这道题与电梯演讲相似,都是考察员工的能力。电梯演讲是麦肯锡咨询公司对员工的要求,因为麦肯锡的一个客户曾经在电梯里面遇到项目负责人,他就要求负责人在30秒内说明一下该项目的结果,结果因为项目太复杂,负责人无法在短暂的时间内给客户汇报项目,最后麦肯锡就流失了这一个客户。

其实这名项目负责人在当时,缺乏的是简洁表达的能力,将客户的最关心的内容汇报给客户,只要抓住客户的核心需求并简洁地表达出来,就能达到客户的要求,但当时这名负责人没有做到。而如今许多公司的员工,也都没能做到这一点,在向客户、领导汇报工作内容时候,往往在思考“如何汇报得全面,体现自己的能力”而不是“如何用最简洁的语言说清楚对方关注的内容。”这种思维方式,更导致了他们的一个困惑“为什么他们不认同这么周全的方案?”

《极简思考》:能够得到领导肯定的方案,都需要清晰表达

这是美国作家迈克·费廖洛所关注到的问题,为了解决这个问题,他书写了《极简思考》一书,系统介绍了一套结构化的思维方式,帮助职场人学会从客户、领导出发,将最重要的内容表达出来,从而将观点准确、简洁地传达给对方,争取对方的同意。全书围绕这一套思维方法展开,讲述了提出核心建议、搭建框架、完善内容三个方面。

提出核心建议

在迈克·费廖洛看来,我们每提出一个方案,都是为了解决问题,但很多时候,我们往往都没能找到正确的问题,于是提出的方案也得不到通过。

要想找到正确的问题,就要探寻背后的“为什么。”如果上司突然要求你提供一份能够为公司增加一百万收入的计划,你会怎么做?大多数人下一步要做的就是思考一个能够为公司创收的方案,但这恰恰是大多数人常走的误区,因为他们没有正确理解问题。有可能上司要求你提供这份方案,是为了弥补本年度实际销售额与预计销售额不符合的情况,那么,你就需要采取不同的方案。正确地理解问题,能够大大节省时间,避免等方案提出来后,才发现不符合上司要求的情况。

《极简思考》:能够得到领导肯定的方案,都需要清晰表达

你的问题是否正确?

在找出正确的问题后,就需要针对问题提出核心建议,这是最关键的一环,他是后面整个方案的开端。在《极简思考》中,核心建议是你最主要的观点,他包括了你计划采取的行动以及产生的收益,被作者归纳为“假设+触动点。”

核心建议,是将上司与我们的方案联系起来的桥梁,通过告诉上司我们所要采取的行动以及行动会产生的效果,加上严密的论证过程,让上司在乎并且肯定这个方案,计划才能得到执行,发挥你在公司的价值。

假设你是公司的管理人员,觉得现有人数无法及时处理公司文件,于是你想建议公司招收新人来增加处理文件的效率。

如果你是向老板报告,你提出的核心建议可以是“我们需要聘请5个新团员,这样可以实现公司的利润目标。”因为公司的利润目标是老板最关心的事情,这样子提出可以增加老板通过方案的概率。

在提出核心建议上,作者迈克·费廖洛无比重视,提供了一些参考意见,帮助我们思考出更加有用的核心建议。

对于提出的假设,有这几个方面的要求

1. 要具体而准确,能够让人一读就知道所要采取的行动,减少产生误解的可能性。

2. 要足够简洁,删去多余的词汇。

对于触动点,也有这几个要求

1. 触动点要针对上司的需求。不同职务的领导关注点不同,如果不能为他带来好处,他可能不会同意这个方案,比如决定方案能否通过的是销售总监,你就需要点明方案对销售额的影响。如果是市场总监,就要点明对市场份额的影响。

2. 触动点不是越多越好,3个就好。这是人脑的能够记住的要点数量,,如果太少,说服力不够强,导致难以通过,如果太多,则会增加上司的记忆负担,降低方案通过的概率。

当你严格按照以上的要求列出核心意见后,你就已经卖出了说服对方接受你方案的第一步,接下来要做的,是为你的说服选取一个合适的框架。

《极简思考》:能够得到领导肯定的方案,都需要清晰表达

你的核心建议将连接你和领导

框架很重要

在确定核心建议之后,最重要的任务就是论证这一条核心建议,说服领导,并且证明它是切实可行的,为此,我们需要建立一个框架,组织我们需要传达给对方的信息。

在作者迈克·费廖洛看来,一个方案,能否说服人,组织内容的结构非常重要,他提供了一个看待问题的角度,引导对方走进你的思路,让对方正确地理解你的信息,减少了误解。

著名的演讲家刘墉就曾经强调过表达的顺序非常重要。

为此他曾举了一位秘书的例子,在老板出差时,秘书告诉领导,说行李因为少没有办理一个手续被海关扣留,不能登上飞机。听到这,老板心中非常着急,因为这件行李是会见客户的重要物品。

喘了一口气后,员工补充道,因为及时处理,所以东西及时上了飞机,不会对老板的出差造成阻碍。老板的心才落下来,但却记恨上这个秘书了。

虽然我们在表达自己的方案时候不会犯这么严重的表达顺序错误,但是有序、合理的表达框架,确实能帮助对方正确地理解信息,增加领导对方案的认可程度。

为此,迈克·费廖洛提供了两种比较常用的框架,适用于不同的行为对象。

第一种,是层形结构,这种结构有三层内容,分别是

背景说明,将对方需要的关键性的、没有争议的事实列出,让对方理解这个方案提出的背景。

形势变化,讲述采取行动的必要性,让对方的态度由此发生转变。

核心建议,即假设+触动点。

这种结构,适合在对方没有基础知识时使用,因为其中的背景介绍提供了相应的信息,方便与对方迅速达成共识。

《极简思考》:能够得到领导肯定的方案,都需要清晰表达

层形结构

第二种,是列形结构,这种结构比较简单,适用于具备一定专业知识的上司,即将你的核心建议拆解成观点,每个都单列一个,并分别加以论证,这是从专业的角度增加你的方案的说服力,争取得到对方的认可。

《极简思考》:能够得到领导肯定的方案,都需要清晰表达

列形结构

证明你的核心建议

在整理完框架之后,剩下的任务就是寻找材料证明你的核心建议以及相关观点了,但许多人在这一步时候,往往会走进许多个陷阱,迈克·费廖洛在文中就揭示了三个比较常见的陷阱,当我们能够避开这两个陷阱之后,所提出的方案,才能够比较有说服力。

在证明核心意见时候,最常见的错误就是偏见,只看见能够证明核心建议的材料,忽视了那些会推翻核心建议的材料,这是非常不可取的。因为我们提出方案的目标是找到切实可行的方案,而不是单纯证明我们提出的核心建议是正确的。

在证明核心建议时候,还需要注意的陷阱是分析麻痹,也就是将能够证明核心建议的材料大量堆积,凡是能够证明的材料都用上。这是不可行的,因为我们证明核心建议的目的是要增强说服力,只要达到能够说服对方的程度,就应该停下来,将重心转移到修饰文章内容上。否则大量堆积的论据只会造成对方的厌烦,减少方案通过的可能性。

《极简思考》:能够得到领导肯定的方案,都需要清晰表达

如果能够按照这个顺序来,就能够将一个想法阐述得简洁、清晰,让人便于理解,也更容易得到领导的肯定,进而执行该方案。但这一套流程,作为一种思维方式,其价值不仅体现在工作中,他甚至可以使用到日常生活中,准确地传递信息,减少人际沟通的阻力,避免许多争吵,让生活真正成为生活,从而协调工作与生活,达到两者的平衡。


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