企业制定智能信息化的印章风险防控方案

很多企业老板认为,加盖伪造的印章,企业就不需要承担责任,显然这属于认知不足,而通常利用伪造印章签订的合同往往有效,给企业造成损失。总结起来,无非以下几点:

1、 公司内部公章管理混乱。

公司用印管理混乱,表面上看是公司内部的管理事务,与具体的交易行为无关。但与此同时,内部管理混乱可能导致交易相对人无法准确地判断相关人员对外签订合同时所使用的印章是否真实。这一管理混乱的法律风险,应当由公司自行承担,而不能转嫁交易相对人。因此,如果公司印章管理混乱,可能导致法院认定通过伪造公章签订的合同对公司具有约束力,至少可能要承担一定的损害赔偿责任。小编就曾看过一个假公章担保案,担保方的公章就是公司财务人员在公司财务室加盖,无论公司如何解释,其管理混乱已经坐实,更难完全免责。

2、公司法定代表人、公司的授权委托人使用伪造印章对外签订合同。

(1)《民法总则》第六十一条规定:“法定代表人以法人名义从事民事活动,其法律后果由法人承受。法人章程或法人权力机构对法定代表人代表权的限制,不得对抗善意第三人”。法定代表人是否使用私刻的公章签订合同不属于交易相对人应当主动审查的风险,相对人有理由相信法定代表人已获得足够的授权。 (2)对于交易相对人来说,其一般不负有审查公司在签约时使用的印章是否真实的义务。因为,根据诚实信用原则,交易相对人有理由相信法定代表人已经获得授权,系靠谱并维护公司利益的,其次,实务中,也缺乏必要的比对样本和便捷高效的的技术,对公章进行真伪审查。

3、存在多枚公章并同时使用,对“伪造或非备案的印章”效力予以过认可;

在日常办公中,公司为了办公方便,有时会刻制多枚公章,然后在对外公文、承诺、合同以及向行政主管部门递交的备案、审查所用的材料的时候,任意使用,怎么方便怎么来,这就有可能给公司带来巨大交易风险。同时,交易相对人不负有审查公司公章真实性的义务,但有证据证明公司在经营管理过程中已经使用过公司签订合同所使用的印章的,则公司即不得主张该章系伪造,进而以此为基础否定合同效力。


企业制定智能信息化的印章风险防控方案

综上,只要公司对外使用并认可过的章,无论是否为备案章或者伪造章,公司均应对此承担责任。另外,要实践中,常有人通过伪造公司印章、制作虚假的证明文件的方式签订合同的,构成刑事犯罪。所以,很多企业主会认为,既然公章是假冒的,行为也已经触犯刑法,那么公司就无需承担民事责任了,这明显有误。

公章管控,不是只要把公章控制在手或者制定严格的使用流程,就万事大吉了!掌管不好,商业帝国也可能轰然倒塌、倾家荡产,为了避免误区和风险,小编认为制定智能信息化的印章风险防控方案,是目前的主流做法。


企业制定智能信息化的印章风险防控方案

思格特智能印章管理系统,针对企业印章使用的众多痛点,利用大数据挖掘、云计算等先进技术,把印章与“智能硬件+管理平台+App”相结合。从用印申请到用印刻制、启用、使用、封存及销毁等全过程,实时记录印章使用过程的变化。员工只需手机APP实行线上申请,线下用印,省去繁冗流程,提效流程流转。领导审核人经审核后方可进行盖印,确保用印流程规范、透明。盖印完成后,盖印文件通过拍摄自动上传云端并归档,方便随时查阅,所有文件一目了然。用户印章被假冒后造成的法律纠纷无法自证“无责” 时,还可以迅速查询取证,避免法律风险。

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