剛工作的時候，我最痛苦的事是彙報工作，寫的時候覺得很有思路，好不容易覺得自己滿意了，交給領導看，卻被活生生地打回來了。
領導說：比起“怎麼說"“怎麼寫”，更重要的是背後的“怎麼想”。
在職場打拼，無論什麼崗位都避免不了要寫PPT、方案、郵件、工作總結等等。然後，很多人遇到文字就苦惱、寫出來也不好，缺乏的正是“怎麼想”的邏輯思維能力。
針對職場人士不會寫、不願寫、不能寫的問題，李忠秋等多位大咖共同撰寫的《結構化寫作：贏得職場說服力》一書， 能從思維層面提升你的寫作能力。這本書的核心內容是：通過結構化寫作，即搭建框架的方式，幫助職場人士建立寫文章的系統思維，搭建清晰合理的結構，從根本上走出寫作困境。
一、什麼是結構化寫作？
結構化寫作，顧名思義，就是用結構化的思維和步驟進行整理材料、組織文章。這種寫作方式可以幫助職場人士快速梳理寫作思路，構建行為框架，有效地組織信息以及材料，最終形成邏輯清晰、重點突出的文章。
結構化寫作，是針對在商務和工作的環境特點，基於“先框架後細節”的思維，提升你的寫作能力。那麼，在瞭解結構化寫作之前，我們需要掌握哪些原則呢？總得來說有四點：結論先行，以上統下，歸類分組和邏輯遞進。
1、結論先行
請仔細想想，你講話的邏輯是“解釋一堆原因，再講結論”，還是“先拋出結論，再列出理由”？
其實，最好的做法是結論先行，意思就是一次表達只說明一個核心觀點或中心思想，並且要放在開頭的位置，這是結構化寫作的關鍵原則。無論是日常溝通，還是職場寫作，先說結論，既可增加說服力，也能讓對方清晰地知道重點信息。
2、以上統下
什麼意思呢？上一層結論是對下一層信息的概括，下一層信息則是對上一層結論的解釋。簡單來說，就是上下層信息要有嚴謹的對應關係，上一層信息概括下層信息，下層信息用於論證上層信息，起到支撐上層信息的作用，我們可以將此理解為語文老師強調的“總分結構”。
3、歸類分組
為什麼你一面對大量信息的時候，就會覺得頭疼呢？很有可能，是你缺乏歸納信息的能力。在大量的信息中，我們要是能找出相似或相關聯的共同點，並按照一定的標準進行分類，提煉出關鍵詞，寫出來的文章質量會大大提升。
4、邏輯遞進
在職場寫作的過程中，具有一定邏輯聯繫的信息必須按照一定的邏輯順序進行排列，如時間順序，重要性順序，發展順序等，這樣層層遞進的結構能減輕讀者的閱讀負擔。
當然，光是瞭解了這4個原則是遠遠不夠的。接下來，我們將通過職場人經常遇到的寫作場景，一起來學習如何將4大原則貫穿寫作全過程的。
二、學會表達——快速組織信息並有效傳遞
不知你有沒有過這樣的經歷，領導突然發來一堆材料，讓你儘快寫好交給他。
到這個時候，往往會出現兩種尷尬的情況：一是大腦突然短路，不知從何下筆；二是文思泉湧，寫了一大篇，結果被領導改的面目全非。
之所以覺得尷尬，是因為你不知道如何在短時間內快速地釐清思路，組織信息。為了避免陷入這種兩難境地，學會快速組織並傳遞信息，書中教了我們一個寫作流程：設計標題、撰寫序言和展開內容。
1、設計標題，起一個有吸引力的標題
今天說的標題不同於微信推文等新媒體文章，職場寫作的標題要符合SPA原則，具體來說：
比如，
2、撰寫序言，寫一段讓讀者願意看下去的精彩開頭
當我們成功讓讀者打開文章後，就要第一時間抓住讀者的心，讓他對你寫的報告或郵件感興趣，而不是匆匆一覽就結束。那麼，如何抓住讀者的心呢？
作者借鑑芭芭拉的“金字塔原理”思想，將SCQA原則撰寫文章開頭的方法應用到職場寫作上。
拿寫報告的例子來說，SCQA原則就是在寫作開頭時，先介紹報告的背景，再講一下理想與現實之間的衝突，或存在的問題，接著提出疑問，為什麼會產生這種衝突或問題？最後給出答案，提出解決方法。
比如，你準備做一份工作彙報，你就可以運用SCQA的方法給大家介紹情況：
近年來，我公司業務得到快速發展。（這句話屬於情節介紹）
但隨著行業市場分化趨勢日益明顯，我公司業務面臨的風險管理壓力日益增加。（這句話屬於衝突介紹）
如何在風險可控前提下，促進業務快速發展？（這句話屬於問題提出）
因此，我們應根據區域特點，確定差異化方針政策。（最後這句話屬於給出答案）
在職場寫作中，我們也可以運用這樣的寫作方法撰寫開頭，在寫作的過程中把自己當成一個講故事的人，語言通俗化接地氣。
3、展開內容，快速構建職場常見場景下的行文脈絡
在展開內容這個環節中，我們首先要建立起一個框架，讓展開內容在這個框架內進行，從而避免結構混亂、邏輯不清的局面，有2種方式可以學習。
並列式，以描述說明為主。比如核心思想為：批判性閱讀的重要性，什麼是批判性閱讀？為什麼要學習？為什麼要引導？
層進式，以解決問題為主。即提出問題（分析現象）——分析問題（分析原因）——解決問題（解決方案），以“推進績效管理優化項目”這一案例來說：
三、脫穎而出，如何寫一份有思想深度的工作總結
作者在長期為企業提供培訓和輔導的實踐中，提煉出了一套簡單易行的工作總結三步法，它們分別是：成果分類、排序整理和概括總結。
1、成果分類
首先，我們要搞清楚工作和成果的區別。工作是你的行為，而成果是你做出的貢獻。
舉個例子，一名電話銷售人員，一天打80個電話，這是工作；80個電話裡面有10個準備簽約，這是成果。再比如說，你看書學習。一週看一本書，這是工作；看完這本書後學到了裡面的方法，這是成果。
明白了這兩個概念後，我們可以將自己一年做過的所有事情進行一個梳理，把工作列一行，成果另列一行。
2、排序整理
一般來講，順序的安排不外乎這三種：時間順序、結構順序和重要順序。
先說時間順序，就是按照時間發生的先後編排文章。例如，年度工作總結，從年初寫到年尾；賣產品開發的工作總結，可以分為階段一、階段二和階段三。
再說結構順序，就是要突出事情中的哪些部分。例如，同樣是筆記本電腦，如果是遊戲本，商家宣傳時會強調顯卡和處理器；如果是商務本，卻會先說重量和厚度如何輕薄。
最後是重要順序，這個容易理解，按實物輕重緩急的程度進行排序。常用到的表達方式為：“首要是，其次，最後”等等。
3、概括總結
概括包含兩個方面，一是抽取共同的本質屬性，二是形成明確的結論。如何才能做到呢？這裡給大家推薦兩種方法：信息摘取法和邏輯推論法。
信息摘取法，就是從多個具體的信息，提煉他們的共同特徵。舉個例子，你作為公司的宣傳負責人，你這一年來做了諸如統一員工服裝、開設企業公眾號、組織千人線下聚會等工作，這些都有一個共同目的：吸納新客戶。
“吸納新客戶”這句話就可以作為你工作總結的大標題出現。
四、提高影響力，如何觀點明確、有理有據地進行職場說服
我們寫作的目的是讓別人聽完你的話或看完你的方案、郵件之後，能夠認同你的想法。如果對方是上級領導，則希望他批准；如果對方是下屬員工，則希望他執行。
那麼在工作中，我們到底如何才能更加有效地說服對方呢？具體來說，就是要做好這三個步驟：明確觀點、回答疑問和整理邏輯。
1、明確觀點，在說服他人前自己觀點要明確
相信很多人都有這樣的情況，一寫方案、寫郵件，立馬就打開word或PPT不加思索地開始動手打字，結果不僅寫出來的東西得不到對方認可，甚至讓對方覺得你的態度有問題。
因此，“說服”的第一步就是要確定清晰的目標並形成明確的觀點。你在動筆前，先想想問題：為什麼寫？寫給誰看？希望對方看完之後有什麼反應？
有了清晰的目標後，接下來要基於目標，明確你想要表達的核心觀點。問自己一下幾個問題：
①你要解決的事什麼問題？②你想要幹什麼？目的是什麼？③你準備採取哪些措施？④預期將取得什麼樣的成效？
如果你能快速而堅定地回答這些問題，那麼恭喜你把事情想明白了。如若不能，則請你暫停一下，認真思考一下自己到底想要做什麼。
2、 回答疑問，用充分的依據回答讀者心中的問題
無論是提交申請，說服領導要求給你升職加薪，還是提交一份財務報告，說服公司為某項目投入更多的資金，你的文章都需要給出足夠多的支撐理由。
因此，在第一步形成明確觀點後，緊接著的第二個步驟就要站在讀者的角度設想：針對這個觀點，對方可能會提出哪些疑問。接著針對這些疑問，認真、細緻地回答。
我們可以採用“疑問+回答”的方式來編排自己的升職申請，從老闆的角度看問題，主動猜測老闆的意圖和想法，陳述這幾年來自己處理的一些關鍵任務。
3、 整理邏輯，用邏輯推理使說服更有力量
在日常生活中，我們或許會有這樣的體會：那些邏輯縝密、思維能力強的人，總能比別人看問題看得更準，提出更有效果的解決方法。而這些有優秀邏輯的人，自然能贏得領導和同事的青睞。
那麼，擁有優秀的職場寫作能力，也能為你的職場能力加分。職場寫作能力邏輯，在於培養結構性思考力。具體來講，結構思考力呈金字塔型，從下到上依次是“理解”、“重構”和“呈現”。
第一層理解，即察覺自己和他人思考結構的存在，接著評估這種思維方式的優缺點，將不被人注意的思考方式顯性化。這有助於幫助我們打開視野，吸納不同觀點，解決棘手的問題。第二層重構，當現有的思考結構不能符合客觀環境時，我們需要針對眼前的問題重構一個合適的思考結構。就像前面提到的小周的例子，他一直是從自己的視角去寫作，但這樣解決不了他升職加薪的問題。而當他換成老闆的思維方式後，他的成功概率大大加強。第三層呈現，當我們已經重構出新的思維結構後，需要運用形象化的方式呈現出來，方便自己和他人瞭解。一般的做法是做出PPT，運用各種符號箭頭表現自己的思路。
這一“三層次模型”可以幫助我們構建出適應於各類不同環境需求的工具和方法。
“結構化寫作”建立在“結構思考力”的基礎上，它強調“先框架再細節”“先整體再具體”的思考順序。最後，我們總結下今天的內容。
不謀全局者，不足以謀一域。職場寫作尤其需要大局觀，將寫作結構化，可以幫你更快更有效地實現目標，優化思維結構。《結構化寫作 贏得職場說服力 》最核心的一句話就是：心中有譜，下筆如有神，多加訓練，相信你也能從職場小白變成寫作能手！
